Organiser un salon du chat, étape par étape

Un salon du chat se prépare d’abord comme un événement d’exposition, puis comme un lieu de circulation calme et sécurisé pour les animaux. Commencez par fixer la date et le lieu, puis construisez le plan de salle avant d’ouvrir les inscriptions. Les exposants, le catering, les règles de bien-être animal et le paiement de l’entrée doivent être confirmés assez tôt. Les dernières semaines servent surtout à attribuer les emplacements, transmettre les consignes et préparer la signalétique, les badges et la caisse.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le lieu
2 personnes
2
Élaborer la répartition de la salle
2 personnes
3
Contacter les exposants
2 personnes
4
Publier le formulaire d'inscription
5
Envoyer les invitations
2 personnes
6
Publier la promotion sur les réseaux sociaux
7
Distribuer les affiches
2 personnes
8
Traiter les inscriptions
2 personnes
9
Attribuer les emplacements
2 personnes
10
Confirmer les participants
2 personnes
11
Recueillir les besoins alimentaires
12
Réserver le catering
13
Déterminer le mode de paiement de l’entrée
2 personnes
14
Communiquer les prix d’entrée
15
Créer un plan pour les visiteurs
16
Établir le programme
2 personnes
17
Rédiger les règles de bien-être animal
2 personnes
18
Envoyer les informations aux participants
2 personnes
19
Répartir les bénévoles
2 personnes
20
Imprimer la liste de contacts
21
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
22
Créer les panneaux de stand
2 personnes
23
Impression de la signalétique
24
Préparer les cartes de prix
2 personnes
25
Préparer la caisse de paiement
2 personnes
26
Faire les courses
2 personnes
27
Vérifier le matériel
2 personnes
28
Vérifier les dates de péremption
29
Nettoyer les enclos des chats
3 personnes
30
Préparer les cartons et le matériel
2 personnes

Événement

31
Ouvrir la salle
2 personnes
32
Vérifier le sol et les entrées
2 personnes
33
Installer les tables
4 personnes
34
Installer les chaises
3 personnes
35
Installer les enclos pour chats
4 personnes
36
Accueillir les exposants
3 personnes
37
Enregistrer les exposants
2 personnes
38
Placer les chats en sécurité
4 personnes
39
Inspecter les enclos des chats
2 personnes
40
Mettre en place le service traiteur
3 personnes
41
Aménager le comptoir d’entrée
2 personnes
42
Aménager le vestiaire
2 personnes
43
Tester la musique et le micro
2 personnes
44
Briefing des bénévoles à l'entrée
3 personnes
45
Briefing des exposants
2 personnes
46
Ouvrir les portes
4 personnes
47
Vérifier les billets d’entrée
3 personnes
48
Informer les visiteurs
2 personnes
49
Soutenir les exposants
2 personnes
50
Vérifier les enclos pour chats
3 personnes
51
Veiller à l’hygiène autour des chats
2 personnes
52
Servir le café et le thé
2 personnes
53
Servir des amuse-bouches
2 personnes
54
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
55
Vider les poubelles
2 personnes
56
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
2 personnes
57
Annoncer les éléments du programme
58
Avertir les derniers visiteurs
2 personnes
59
Faire sortir les visiteurs
3 personnes
60
Décharger les chats en toute sécurité
4 personnes

Suivi

61
Clôturer la caisse
2 personnes
62
Éteindre l’équipement
2 personnes
63
Faire la vaisselle
3 personnes
64
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
65
Nettoyer les enclos des chats
3 personnes
66
Rassembler les déchets
3 personnes
67
Nettoyer la salle
4 personnes
68
Retirer la décoration
2 personnes
69
Rassembler les objets trouvés
70
Inventorier le matériel
2 personnes
71
Retourner les matériels de location
2 personnes
72
Ranger le stock restant
2 personnes
73
Traiter les données de paiement
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 24
Chaisesqté 80
Table de caisseqté 2
Portantsqté 2
Tables pour cages à chatsqté 12
Enclos pour chatsqté 40
Bacs pliantsqté 12

Vaisselle

Tasses à café réutilisablesqté 80
Verres à eau réutilisablesqté 80
Assiettesqté 80
Couvertsqté 80
Cuillères de serviceqté 8

Équipement

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Terminaux de paiementqté 2
Système de sonorisation
Microphones sans filqté 2
Rallonges électriquesqté 4
Multiprisesqté 8
Stations de rechargeqté 2
Caissesqté 2
Caisses à monnaieqté 2
Calculatricesqté 2
Batteries externesqté 4

Cuisine

Thermosqté 6
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 2
Plateaux de serviceqté 10
Plats de service avec couvercleqté 6
Pince de serviceqté 6
Pains de glaceqté 12
Bacs alimentairesqté 8

Décoration

Nappesqté 24
Drapeaux à thème chatsqté 6
Bannièresqté 8
Statuettes de chatqté 12
Mur photo
Porte-cartesqté 30
Décoration végétaleqté 10
Badges nominatifsqté 120
Cartes avec numéro de standqté 50
Panneaux directionnelsqté 18
Panneaux du programmeqté 4
Panneaux d'informationqté 12
Presse-papiersqté 12
Brochures d’informationqté 400
Flyers pour les visiteursqté 500
Braceletsqté 500
Numéros de vestiaireqté 200
Plastifieuse
Pochettes à plastifierqté 100
Ruban adhésifqté 8
Ruban de papierqté 6
Ciseauxqté 6
Marqueursqté 24

Éclairage

Guirlandes LEDqté 8
Lampes LEDqté 12
Lampes de bureauqté 8

Nettoyage

Balaiqté 3
Aspirateurqté 2
Serpillièresqté 3
Seauxqté 4
Chiffons de nettoyageqté 24
Spray désinfectantqté 6
Stations de désinfectant pour les mainsqté 6
Distributeurs de sacs à déjectionsqté 6
Bacs à litièreqté 40
Poubellesqté 10
Balais à mainqté 4
Pelles à poussièreqté 4
Panneaux d'avertissementqté 4
Surchaussuresqté 200

Catering

Courses

Conseils

Fixez le plan de salle avant de confirmer les exposants. Prévoyez les tables pour les cages, les enclos, les portants et les zones de passage afin d’éviter de déplacer le mobilier le jour du salon.
Ouvrez les inscriptions seulement quand les informations pratiques sont prêtes : emplacement prévu, besoins alimentaires, règles de bien-être animal et modalités de paiement. Relancez les inscrits qui n’ont pas confirmé sous 7 jours.
Envoyez aux participants un dossier récapitulatif au moins 10 jours avant l’événement. Ajoutez l’horaire d’arrivée, le numéro de stand, le plan visiteur, les consignes pour les chats et un contact joignable le jour même.
Ne gardez pas la caisse et l’accueil pour la dernière heure. Testez les terminaux de paiement, préparez les badges et imprimez la liste de contacts la veille ; prévoyez aussi une solution si le réseau tombe.
Organisez les bénévoles par créneaux couvrant l’installation, l’accueil, la circulation et le démontage. Un système de sonorisation, des microphones sans fil, des rallonges et des multiprises doivent être testés avant l’arrivée des exposants.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un salon du chat ?: Prévoyez au moins 8 à 12 semaines. Les exposants, la salle, le catering et la communication prennent du temps ; gardez les 10 derniers jours pour les confirmations, la signalétique et la répartition des bénévoles.
Quand ouvrir les inscriptions pour un salon du chat ?: Ouvrez le formulaire dès que la date, le lieu, les tarifs et les règles principales sont arrêtés, idéalement 6 à 8 semaines avant le salon. Fixez une date limite d’inscription environ 3 semaines avant l’événement.
Que faut-il prévoir pour le bien-être des chats pendant un salon ?: Transmettez les règles au moins 10 jours avant l’événement et prévoyez des espaces adaptés, des enclos ou tables pour cages, ainsi que des zones calmes. Les bénévoles doivent savoir qui contacter immédiatement en cas de problème.
Quand préparer la caisse et les moyens de paiement ?: Préparez la caisse, les terminaux de paiement et les informations sur les tarifs la veille. Faites un test de chaque terminal et prévoyez une solution de secours pour les paiements si la connexion ne fonctionne pas.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.