Cómo organizar una feria de gatos sin perder el control

Una feria de gatos necesita más que mesas y participantes: hay que coordinar animales, expositores, visitantes y pagos en un mismo espacio. Empieza fijando la fecha y el lugar, y trabaja después con un plano de la sala y un calendario de inscripciones. Las normas de bienestar animal, la información para los participantes y la señalización deben estar listas antes de abrir las puertas. Este orden evita improvisaciones, colas y cambios de puestos a última hora.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar fecha y lugar
2 personas
2
Desarrollar la distribución de la sala
2 personas
3
Contactar con los expositores
2 personas
4
Publicar el formulario de inscripción
5
Enviar invitaciones
2 personas
6
Publicar promoción en redes sociales
7
Distribuir carteles
2 personas
8
Gestionar inscripciones
2 personas
9
Asignar los espacios de los puestos
2 personas
10
Confirmar participantes
2 personas
11
Recoger preferencias dietéticas
12
Reservar el catering
13
Definir el método de pago de la entrada
2 personas
14
Comunicar los precios de entrada
15
Crear un mapa para los visitantes
16
Elaborar el programa
2 personas
17
Redactar las normas de bienestar animal
2 personas
18
Enviar información a los participantes
2 personas
19
Asignar voluntarios
2 personas
20
Imprimir la lista de contactos
21
Preparar acreditaciones
2 personas
22
Crear carteles de stand
2 personas
23
Imprimir la señalización
24
Preparar las etiquetas de precios
2 personas
25
Preparar la caja de pagos
2 personas
26
Hacer la compra
2 personas
27
Comprobar los materiales
2 personas
28
Comprobar fechas de caducidad
29
Limpiar los recintos de gatos
3 personas
30
Preparar cajas y materiales
2 personas

Evento

31
Abrir la sala
2 personas
32
Comprobar el suelo y las entradas
2 personas
33
Montar mesas
4 personas
34
Colocar las sillas
3 personas
35
Colocar los recintos para gatos
4 personas
36
Recibir a los expositores
3 personas
37
Registrar a los expositores
2 personas
38
Colocar a los gatos de forma segura
4 personas
39
Inspeccionar los alojamientos para gatos
2 personas
40
Preparar la restauración
3 personas
41
Montar el mostrador de entrada
2 personas
42
Montar el guardarropa
2 personas
43
Probar la música y el micrófono
2 personas
44
Briefing de voluntarios de entrada
3 personas
45
Briefing para expositores
2 personas
46
Abrir las puertas
4 personas
47
Comprobar las entradas
3 personas
48
Informar a los visitantes
2 personas
49
Apoyar a los expositores
2 personas
50
Comprobar los alojamientos de gatos
3 personas
51
Vigilar la higiene en torno a los gatos
2 personas
52
Servir café y té
2 personas
53
Servir aperitivos
2 personas
54
Rellenar las bebidas
2 personas
55
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
56
Comprobar los baños periódicamente
2 personas
57
Anunciar las partes del programa
58
Avisar a los últimos visitantes
2 personas
59
Hacer que los visitantes se vayan
3 personas
60
Descargar a los gatos con seguridad
4 personas

Seguimiento

61
Cerrar la caja
2 personas
62
Apagar el equipo
2 personas
63
Lavar la vajilla
3 personas
64
Recoger mesas y sillas
4 personas
65
Limpiar los recintos de gatos
3 personas
66
Recoger la basura
3 personas
67
Limpiar la sala
4 personas
68
Retirar la decoración
2 personas
69
Recoger objetos perdidos
70
Inventariar materiales
2 personas
71
Devolver el material alquilado
2 personas
72
Guardar el stock sobrante
2 personas
73
Procesar los datos de pago
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas plegablescant. 24
Sillascant. 80
Mesa de cajacant. 2
Percheroscant. 2
Mesas para jaulas de gatoscant. 12
Alojamiento para gatoscant. 40
Cajas plegablescant. 12

Vajilla

Tazas de café reutilizablescant. 80
Vasos de agua reutilizablescant. 80
Platoscant. 80
Cubiertoscant. 80
Cucharones de servircant. 8

Equipo

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 2
Neveras portátilescant. 4
Terminales de pagocant. 2
Equipo de sonido
Micrófonos inalámbricoscant. 2
Enrollacablescant. 4
Regletascant. 8
Estaciones de cargacant. 2
Cajas registradorascant. 2
Cajas de caudalescant. 2
Calculadorascant. 2
Baterías externascant. 4

Cocina

Termoscant. 6
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillo de chefcant. 2
Bandejas de servircant. 10
Bandejas de servir con tapacant. 6
Pinzas para servircant. 6
Acumuladores de fríocant. 12
Bandejas de comidacant. 8

Decoración

Mantelescant. 24
Banderas con temática de gatoscant. 6
Bannerscant. 8
Figuritas de gatoscant. 12
Photowall
Portatarjetascant. 30
Decoración vegetalcant. 10
Tarjetas de nombrecant. 120
Tarjetas con número de standcant. 50
Señales de orientacióncant. 18
Carteles del programacant. 4
Paneles informativoscant. 12
Portapapelescant. 12
Folletos informativoscant. 400
Folletos para visitantescant. 500
Pulserascant. 500
Números de guardarropacant. 200
Laminadora
Fundas para plastificarcant. 100
Cinta adhesivacant. 8
Cinta de papelcant. 6
Tijerascant. 6
Rotuladorescant. 24

Iluminación

Guirnaldas de luces LEDcant. 8
Lámparas LEDcant. 12
Lámparas de escritoriocant. 8

Limpieza

Escobacant. 3
Aspiradoracant. 2
Fregonascant. 3
Cuboscant. 4
Paños de limpiezacant. 24
Spray desinfectantecant. 6
Puestos de desinfectante de manoscant. 6
Dispensadores de bolsas para excrementoscant. 6
Areneros para gatoscant. 40
Papeleracant. 10
Escobas de manocant. 4
Recogedores de polvocant. 4
Señales de advertenciacant. 4
Cubrezapatoscant. 200

Catering

Compras

Consejos

Define la distribución de la sala antes de confirmar los puestos. Reserva zonas claras para jaulas, circulación, caja, catering y actividades, y deja pasillos suficientemente amplios para que los visitantes no bloqueen el acceso a los gatos.
Abre las inscripciones con información completa desde el primer día: horarios, precios, método de pago, espacio asignado y normas de bienestar animal. Envía una confirmación final al menos 7 días antes de la feria.
No esperes a la última semana para contactar con los expositores. Recoge sus preferencias dietéticas, necesidades de espacio y datos de contacto durante la inscripción para poder cerrar el catering y el plano sin cambios continuos.
Prepara por adelantado todo lo que guía al público y a los participantes: mapa de visitantes, programa, carteles de puestos, acreditaciones y señalización. Imprime una copia adicional de la lista de contactos y de los rótulos por si alguno se pierde.
Haz una prueba técnica antes de recibir al público. Comprueba los terminales de pago, la caja, el equipo de sonido, los micrófonos, las regletas y los enrollacables; asigna también voluntarios a recepción, caja y apoyo a los expositores.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria de gatos?: Empieza al menos 8 semanas antes para reservar el lugar, contactar con expositores y publicar las inscripciones. Deja la última semana para confirmar participantes, imprimir materiales y revisar la distribución.
¿Cuándo hay que cerrar las inscripciones de una feria de gatos?: Ciérralas entre 7 y 10 días antes del evento. Así puedes asignar los espacios, preparar las acreditaciones, actualizar el mapa y comunicar los datos definitivos a cada participante.
¿Qué debe incluir la información para los expositores?: Envíala como mínimo 7 días antes e incluye horario de llegada, espacio asignado, normas de bienestar animal, programa, método de pago y datos de contacto. Añade un plano para que sepan dónde descargar y montar sus materiales.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para una feria de gatos?: Para una feria pequeña, calcula al menos 1 voluntario para recepción, 1 para la caja y 1 persona de apoyo por cada 10 o 15 expositores. Si hay varias zonas o actividades, añade una persona responsable de cada área.

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