Kattenbeurs organiseren: checklist van planning tot beursdag
Een kattenbeurs vraagt meer voorbereiding dan alleen tafels en standhouders regelen. Je moet bezoekersstromen, dierenwelzijn, betalingen, catering en duidelijke informatie tegelijk organiseren. Begin met datum en locatie, werk daarna de zaalindeling en inschrijving uit en leg pas dan de standplaatsen vast. In de laatste week draait alles om bevestigingen, vrijwilligers, bewegwijzering en een controle van de kattenverblijven, kattenbenchtafels en kassa.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en locatie vastleggen
2 personen
Zaalindeling uitwerken
2 personen
Standhouders benaderen
2 personen
Inschrijfformulier publiceren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Promotie op sociale media plaatsen
Posters verspreiden
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Standplaatsen toewijzen
2 personen
Deelnemers bevestigen
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Catering reserveren
Betaalwijze voor entree bepalen
2 personen
Entreeprijzen communiceren
Plattegrond voor bezoekers maken
Programma samenstellen
2 personen
Dierenwelzijnsregels opstellen
2 personen
Deelnemersinformatie versturen
2 personen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Contactlijst afdrukken
Naambadges voorbereiden
2 personen
Standbordjes maken
2 personen
Bewegwijzering afdrukken
Prijskaarten voorbereiden
2 personen
Betaalkassa voorbereiden
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Materialen controleren
2 personen
Houdbaarheden controleren
Kattenverblijven reinigen
3 personen
Dozen en materialen klaarzetten
2 personen
Event
Zaal openen
2 personen
Vloer en entrees controleren
2 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Kattenverblijven plaatsen
4 personen
Standhouders ontvangen
3 personen
Standhouders registreren
2 personen
Katten veilig plaatsen
4 personen
Kattenverblijven inspecteren
2 personen
Catering klaarzetten
3 personen
Entreebalie inrichten
2 personen
Garderobe inrichten
2 personen
Muziek en microfoon testen
2 personen
Briefing entreevrijwilligers
3 personen
Briefing standhouders
2 personen
Deuren openen
4 personen
Entreekaarten controleren
3 personen
Bezoekers informeren
2 personen
Standhouders ondersteunen
2 personen
Kattenverblijven controleren
3 personen
Hygiëne rond katten bewaken
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten tussentijds controleren
2 personen
Programmaonderdelen aankondigen
Laatste bezoekers waarschuwen
2 personen
Bezoekers laten vertrekken
3 personen
Katten veilig uitladen
4 personen
Nazorg
Kassa afsluiten
2 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Kattenverblijven reinigen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Zaal schoonmaken
4 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
Materialen inventariseren
2 personen
Huurmaterialen retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen
Betaalgegevens verwerken
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Klaptafelsaantal 24
- Stoelenaantal 80
- Kassa-tafelaantal 2
- Garderoberekkenaantal 2
- Kattenbenchtafelsaantal 12
- Kattenverblijvenaantal 40
- Vouwkrattenaantal 12
Servies
- Herbruikbare koffiekopjesaantal 80
- Herbruikbare waterglazenaantal 80
- Bordenaantal 80
- Besteksetsaantal 80
- Serveerlepelsaantal 8
Apparatuur
- Koffiezetapparatenaantal 3
- Waterkokersaantal 2
- Koelboxenaantal 4
- Betaalterminalsaantal 2
- Geluidsset
- Draadloze microfoonsaantal 2
- Verlenghaspelsaantal 4
- Stekkerdozenaantal 8
- Oplaadstationsaantal 2
- Kassa'saantal 2
- Geldkistjesaantal 2
- Rekenmachinesaantal 2
- Powerbanksaantal 4
Keuken
- Thermoskannenaantal 6
- Snijplankenaantal 4
- Koksmesaantal 2
- Serveerschalenaantal 10
- Serveerschalen met dekselaantal 6
- Opscheptangenaantal 6
- Koelelementenaantal 12
- Voedselbakkenaantal 8
Decoratie
- Tafelkledenaantal 24
- Kattenthema-vlaggenaantal 6
- Bannersaantal 8
- Kattenbeeldjesaantal 12
- Fotowand
- Kaarthoudersaantal 30
- Plantdecoratieaantal 10
- Naamkaartjesaantal 120
- Standnummerkaartenaantal 50
- Wegwijzerbordenaantal 18
- Programmabordenaantal 4
- Informatiebordenaantal 12
- Klembordenaantal 12
- Informatiefoldersaantal 400
- Bezoekersflyersaantal 500
- Polsbandjesaantal 500
- Garderobenummersaantal 200
- Laminator
- Lamineerhoezenaantal 100
- Plakbandaantal 8
- Papiertapeaantal 6
- Schaaraantal 6
- Stiftenaantal 24
Verlichting
- Ledlichtsnoerenaantal 8
- Ledlampenaantal 12
- Bureaulampenaantal 8
Schoonmaak
- Bezemaantal 3
- Stofzuigeraantal 2
- Dweilenaantal 3
- Emmersaantal 4
- Schoonmaakdoekenaantal 24
- Desinfectiesprayaantal 6
- Handdesinfectiestationsaantal 6
- Poepzakdispensersaantal 6
- Kattenbakkenaantal 40
- Afvalbakkenaantal 10
- Handvegersaantal 4
- Stofblikkenaantal 4
- Waarschuwingsbordenaantal 4
- Schoenhoesjesaantal 200
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg de zaalindeling vast voordat je standhouders definitief indeelt. Houd aparte looproutes vrij voor bezoekers en controleer of kattenverblijven en kattenbenchtafels veilig kunnen staan zonder doorgangen te blokkeren.
- Stuur deelnemersinformatie uiterlijk 7 dagen voor de beurs. Vermeld daarin de toegewezen standplaats, opbouwtijd, dierenwelzijnsregels, betaalafspraken en een contactnummer voor wijzigingen op de dag zelf.
- Maak entree en betalingen vooraf concreet. Hang de entreeprijzen bij de ingang op, test de betaalterminals en leg contant geld, betaalwijze en een reserveoplossing vóór opening klaar bij de kassa-tafel.
- Plan catering op basis van het programma en het aantal vrijwilligers en deelnemers. Zet koffiezetapparaten, waterkokers, thermoskannen en koelboxen de avond ervoor klaar en verzamel dieetwensen uiterlijk 5 dagen vooraf.
- Doe 60 minuten voor opening een ronde met de contactlijst. Test geluidsset en draadloze microfoons, controleer verlenghaspels en stekkerdozen, plaats standbordjes en bewegwijzering en laat één vrijwilliger alleen de entree bewaken.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een kattenbeurs organiseren?
- Begin bij voorkeur 12 tot 16 weken vooraf met datum, locatie en zaalindeling. Benader standhouders in de eerste 2 weken en sluit inschrijvingen uiterlijk 3 weken voor de beurs, zodat je standplaatsen en deelnemersinformatie op tijd kunt afronden.
- Wat moet ik regelen voor dierenwelzijn op een kattenbeurs?
- Leg de dierenwelzijnsregels minimaal 4 weken vooraf schriftelijk vast en stuur ze met de deelnemersinformatie mee. Beschrijf onder meer rust, toezicht, veilige kattenverblijven, hygiëne en wat er gebeurt als een dier ziek of gestrest raakt.
- Wanneer moet ik de standhouders van een kattenbeurs bevestigen?
- Bevestig iedere deelnemer uiterlijk 3 weken voor de beurs, nadat de aanmeldingen en standplaatsen zijn verwerkt. Stuur daarna 7 dagen vooraf nog een praktische mail met opbouwtijd, plattegrond, regels en contactgegevens.
- Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een kattenbeurs?
- Plan minimaal één vrijwilliger voor de kassa, één voor de entree en één aanspreekpunt voor standhouders en dierenwelzijn tijdens de opening. Bij een groter programma of meerdere zalen voeg je per extra zaal minstens één vrijwilliger toe en maak je vooraf een rooster met overdrachtsmomenten.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!