Checklist pour préparer un salon du chat

Un salon du chat demande une coordination précise entre les exposants, les visiteurs et les animaux. Commencez par fixer la date et le lieu, puis avancez vers les inscriptions, l’aménagement des stands et l’accueil. Prévoyez assez tôt les tables pour les cages, les enclos, la signalétique et les moyens de paiement. Cette checklist vous aide à suivre les étapes dans le bon ordre et à éviter les oublis de dernière minute.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le lieu
2 personnes
Élaborer la répartition de la salle
2 personnes
Contacter les exposants
2 personnes
Publier le formulaire d'inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier la promotion sur les réseaux sociaux
Distribuer les affiches
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Attribuer les emplacements
2 personnes
Confirmer les participants
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Réserver le catering
Déterminer le mode de paiement de l’entrée
2 personnes
Communiquer les prix d’entrée
Créer un plan pour les visiteurs
Établir le programme
2 personnes
Rédiger les règles de bien-être animal
2 personnes
Envoyer les informations aux participants
2 personnes
Répartir les bénévoles
2 personnes
Imprimer la liste de contacts
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Créer les panneaux de stand
2 personnes
Impression de la signalétique
Préparer les cartes de prix
2 personnes
Préparer la caisse de paiement
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Vérifier le matériel
2 personnes
Vérifier les dates de péremption
Nettoyer les enclos des chats
3 personnes
Préparer les cartons et le matériel
2 personnes

Événement

Ouvrir la salle
2 personnes
Vérifier le sol et les entrées
2 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Installer les enclos pour chats
4 personnes
Accueillir les exposants
3 personnes
Enregistrer les exposants
2 personnes
Placer les chats en sécurité
4 personnes
Inspecter les enclos des chats
2 personnes
Mettre en place le service traiteur
3 personnes
Aménager le comptoir d’entrée
2 personnes
Aménager le vestiaire
2 personnes
Tester la musique et le micro
2 personnes
Briefing des bénévoles à l'entrée
3 personnes
Briefing des exposants
2 personnes
Ouvrir les portes
4 personnes
Vérifier les billets d’entrée
3 personnes
Informer les visiteurs
2 personnes
Soutenir les exposants
2 personnes
Vérifier les enclos pour chats
3 personnes
Veiller à l’hygiène autour des chats
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
2 personnes
Annoncer les éléments du programme
Avertir les derniers visiteurs
2 personnes
Faire sortir les visiteurs
3 personnes
Décharger les chats en toute sécurité
4 personnes

Suivi

Clôturer la caisse
2 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Nettoyer les enclos des chats
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer la salle
4 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Rassembler les objets trouvés
Inventorier le matériel
2 personnes
Retourner les matériels de location
2 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes
Traiter les données de paiement
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 24
Chaisesqté 80
Table de caisseqté 2
Portantsqté 2
Tables pour cages à chatsqté 12
Enclos pour chatsqté 40
Bacs pliantsqté 12

Vaisselle

Tasses à café réutilisablesqté 80
Verres à eau réutilisablesqté 80
Assiettesqté 80
Couvertsqté 80
Cuillères de serviceqté 8

Équipement

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Terminaux de paiementqté 2
Système de sonorisation
Microphones sans filqté 2
Rallonges électriquesqté 4
Multiprisesqté 8
Stations de rechargeqté 2
Caissesqté 2
Caisses à monnaieqté 2
Calculatricesqté 2
Batteries externesqté 4

Cuisine

Thermosqté 6
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 2
Plateaux de serviceqté 10
Plats de service avec couvercleqté 6
Pince de serviceqté 6
Pains de glaceqté 12
Bacs alimentairesqté 8

Décoration

Nappesqté 24
Drapeaux à thème chatsqté 6
Bannièresqté 8
Statuettes de chatqté 12
Mur photo
Porte-cartesqté 30
Décoration végétaleqté 10
Badges nominatifsqté 120
Cartes avec numéro de standqté 50
Panneaux directionnelsqté 18
Panneaux du programmeqté 4
Panneaux d'informationqté 12
Presse-papiersqté 12
Brochures d’informationqté 400
Flyers pour les visiteursqté 500
Braceletsqté 500
Numéros de vestiaireqté 200
Plastifieuse
Pochettes à plastifierqté 100
Ruban adhésifqté 8
Ruban de papierqté 6
Ciseauxqté 6
Marqueursqté 24

Éclairage

Guirlandes LEDqté 8
Lampes LEDqté 12
Lampes de bureauqté 8

Nettoyage

Balaiqté 3
Aspirateurqté 2
Serpillièresqté 3
Seauxqté 4
Chiffons de nettoyageqté 24
Spray désinfectantqté 6
Stations de désinfectant pour les mainsqté 6
Distributeurs de sacs à déjectionsqté 6
Bacs à litièreqté 40
Poubellesqté 10
Balais à mainqté 4
Pelles à poussièreqté 4
Panneaux d'avertissementqté 4
Surchaussuresqté 200

Catering

Courses

Conseils

Fixez la date et le lieu avant de contacter les exposants : vous aurez besoin de ces deux informations pour ouvrir les inscriptions et préparer le plan de salle.
Traitez les inscriptions au fil de l’eau, puis attribuez les emplacements avant d’envoyer la confirmation finale. Gardez une liste à jour des besoins alimentaires et des coordonnées.
Préparez les règles de bien-être animal et envoyez-les aux participants avec les informations pratiques. Faites-le au moins 7 jours avant l’ouverture pour laisser le temps de poser des questions.
Prévoyez une signalétique distincte pour l’entrée, la caisse, les stands et le plan visiteurs. Imprimez aussi les badges nominatifs et les panneaux de stand avant le jour du salon.
Testez les terminaux de paiement, le système de sonorisation, les microphones et les rallonges électriques la veille. Gardez une solution de recharge et une liste de contacts imprimée à portée de main.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un salon du chat ?: Commencez idéalement 3 à 6 mois avant la date prévue. Cela laisse le temps de réserver le lieu, contacter les exposants, ouvrir les inscriptions et organiser le catering.
Combien de temps avant faut-il confirmer les exposants ?: Envoyez la confirmation finale au moins 7 jours avant le salon. Indiquez l’emplacement attribué, les horaires, les règles de bien-être animal et les besoins pratiques à prévoir.
Quel matériel prévoir pour les stands d’un salon du chat ?: Prévoyez notamment des tables pliantes, des chaises, des tables adaptées aux cages, des enclos et des panneaux de stand. Faites l’inventaire au moins 2 semaines avant afin de louer ou remplacer ce qui manque.
Quand préparer la caisse et les moyens de paiement ?: Déterminez le mode de paiement et communiquez les tarifs avant l’ouverture des inscriptions. Testez la caisse et les terminaux de paiement la veille, puis vérifiez leur fonctionnement avant l’arrivée du public.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.