Checklist para organizar una feria de gatos sin olvidar nada

Organizar una feria de gatos requiere coordinar expositores, visitantes, puestos y animales en un mismo espacio. Esta checklist reúne 73 tareas y 74 materiales para trabajar en el orden adecuado, desde fijar la fecha y abrir las inscripciones hasta preparar la caja, las acreditaciones y la señalización. También contempla aspectos que suelen resolverse demasiado tarde, como las normas de bienestar animal, las preferencias dietéticas y la distribución de las jaulas.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar fecha y lugar
2 personas
Desarrollar la distribución de la sala
2 personas
Contactar con los expositores
2 personas
Publicar el formulario de inscripción
Enviar invitaciones
2 personas
Publicar promoción en redes sociales
Distribuir carteles
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Asignar los espacios de los puestos
2 personas
Confirmar participantes
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Reservar el catering
Definir el método de pago de la entrada
2 personas
Comunicar los precios de entrada
Crear un mapa para los visitantes
Elaborar el programa
2 personas
Redactar las normas de bienestar animal
2 personas
Enviar información a los participantes
2 personas
Asignar voluntarios
2 personas
Imprimir la lista de contactos
Preparar acreditaciones
2 personas
Crear carteles de stand
2 personas
Imprimir la señalización
Preparar las etiquetas de precios
2 personas
Preparar la caja de pagos
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Comprobar los materiales
2 personas
Comprobar fechas de caducidad
Limpiar los recintos de gatos
3 personas
Preparar cajas y materiales
2 personas

Evento

Abrir la sala
2 personas
Comprobar el suelo y las entradas
2 personas
Montar mesas
4 personas
Colocar las sillas
3 personas
Colocar los recintos para gatos
4 personas
Recibir a los expositores
3 personas
Registrar a los expositores
2 personas
Colocar a los gatos de forma segura
4 personas
Inspeccionar los alojamientos para gatos
2 personas
Preparar la restauración
3 personas
Montar el mostrador de entrada
2 personas
Montar el guardarropa
2 personas
Probar la música y el micrófono
2 personas
Briefing de voluntarios de entrada
3 personas
Briefing para expositores
2 personas
Abrir las puertas
4 personas
Comprobar las entradas
3 personas
Informar a los visitantes
2 personas
Apoyar a los expositores
2 personas
Comprobar los alojamientos de gatos
3 personas
Vigilar la higiene en torno a los gatos
2 personas
Servir café y té
2 personas
Servir aperitivos
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Comprobar los baños periódicamente
2 personas
Anunciar las partes del programa
Avisar a los últimos visitantes
2 personas
Hacer que los visitantes se vayan
3 personas
Descargar a los gatos con seguridad
4 personas

Seguimiento

Cerrar la caja
2 personas
Apagar el equipo
2 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Limpiar los recintos de gatos
3 personas
Recoger la basura
3 personas
Limpiar la sala
4 personas
Retirar la decoración
2 personas
Recoger objetos perdidos
Inventariar materiales
2 personas
Devolver el material alquilado
2 personas
Guardar el stock sobrante
2 personas
Procesar los datos de pago
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas plegablescant. 24
Sillascant. 80
Mesa de cajacant. 2
Percheroscant. 2
Mesas para jaulas de gatoscant. 12
Alojamiento para gatoscant. 40
Cajas plegablescant. 12

Vajilla

Tazas de café reutilizablescant. 80
Vasos de agua reutilizablescant. 80
Platoscant. 80
Cubiertoscant. 80
Cucharones de servircant. 8

Equipo

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 2
Neveras portátilescant. 4
Terminales de pagocant. 2
Equipo de sonido
Micrófonos inalámbricoscant. 2
Enrollacablescant. 4
Regletascant. 8
Estaciones de cargacant. 2
Cajas registradorascant. 2
Cajas de caudalescant. 2
Calculadorascant. 2
Baterías externascant. 4

Cocina

Termoscant. 6
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillo de chefcant. 2
Bandejas de servircant. 10
Bandejas de servir con tapacant. 6
Pinzas para servircant. 6
Acumuladores de fríocant. 12
Bandejas de comidacant. 8

Decoración

Mantelescant. 24
Banderas con temática de gatoscant. 6
Bannerscant. 8
Figuritas de gatoscant. 12
Photowall
Portatarjetascant. 30
Decoración vegetalcant. 10
Tarjetas de nombrecant. 120
Tarjetas con número de standcant. 50
Señales de orientacióncant. 18
Carteles del programacant. 4
Paneles informativoscant. 12
Portapapelescant. 12
Folletos informativoscant. 400
Folletos para visitantescant. 500
Pulserascant. 500
Números de guardarropacant. 200
Laminadora
Fundas para plastificarcant. 100
Cinta adhesivacant. 8
Cinta de papelcant. 6
Tijerascant. 6
Rotuladorescant. 24

Iluminación

Guirnaldas de luces LEDcant. 8
Lámparas LEDcant. 12
Lámparas de escritoriocant. 8

Limpieza

Escobacant. 3
Aspiradoracant. 2
Fregonascant. 3
Cuboscant. 4
Paños de limpiezacant. 24
Spray desinfectantecant. 6
Puestos de desinfectante de manoscant. 6
Dispensadores de bolsas para excrementoscant. 6
Areneros para gatoscant. 40
Papeleracant. 10
Escobas de manocant. 4
Recogedores de polvocant. 4
Señales de advertenciacant. 4
Cubrezapatoscant. 200

Catering

Compras

Consejos

Define primero la distribución de la sala y reserva zonas separadas para puestos, jaulas, caja, catering y circulación. Hazlo antes de asignar espacios a los expositores para evitar cambios de última hora.
Abre el formulario de inscripción con varias semanas de margen y confirma a cada participante por escrito. Pide también sus preferencias dietéticas y cualquier necesidad relacionada con su puesto o sus gatos.
Prepara las normas de bienestar animal antes de enviar la información a los participantes. Incluye instrucciones claras sobre el alojamiento, la manipulación y las condiciones que deben mantenerse durante toda la feria.
No dejes la señalización para el día del evento: imprime con antelación el mapa de visitantes, los carteles de los stands, las etiquetas de precios y las indicaciones de acceso. Comprueba que haya señalización visible desde la entrada.
Asigna voluntarios a funciones concretas y entrégales una lista de contactos impresa. Reserva tiempo para probar los terminales de pago, el equipo de sonido, los micrófonos, las regletas y las estaciones de carga antes de abrir las puertas.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria de gatos?: Empieza al menos 8 semanas antes para fijar la fecha y el lugar, contactar con expositores, publicar las inscripciones y planificar la distribución. Deja la última semana para confirmar participantes, imprimir materiales y revisar el equipo.
¿Qué hay que preparar para los gatos en una feria?: Prepara mesas para las jaulas, alojamientos adecuados y cajas plegables para el montaje y el almacenamiento. Las normas de bienestar animal deben enviarse a los participantes antes del evento, idealmente junto con la confirmación de su espacio.
¿Cuándo se deben confirmar los expositores de una feria de gatos?: Confirma los participantes entre 2 y 3 semanas antes de la feria, cuando ya tengas controladas las inscripciones y la distribución de los puestos. Envía entonces el programa, el mapa, las normas y la información práctica de llegada.
¿Cómo organizar los pagos de entrada y los puestos?: Define el método de pago antes de comunicar los precios y prepara una mesa de caja independiente de los stands. Prueba los terminales de pago y deja listas las etiquetas de precios, la caja y la señalización como mínimo un día antes.

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