Checklist voor een kathedraalconcert organiseren

Een kathedraalconcert vraagt meer voorbereiding dan alleen musici en een programma vastleggen. De ruimte, akoestiek, publieksstromen en techniek moeten op elkaar aansluiten, terwijl kaartverkoop en communicatie ruim vooraf lopen. Begin met de concertdatum en bevestiging van de kathedraal, leg daarna programma, contracten en repetitietijden vast. In de laatste weken controleer je onder meer stoelindeling, toegankelijkheid, vluchtroutes, bladmuziek en publieksinformatie. Deze checklist zet de voorbereiding in een praktische volgorde.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Concertdatum vastleggen
2 personen
Kathedraal bevestigen
Programma samenstellen
3 personen
Musici contracteren
2 personen
Repetitietijden vastleggen
2 personen
Vergunningen controleren
Verzekering controleren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Online kaartverkoop openen
2 personen
Promotietekst publiceren
2 personen
Affiches verspreiden
3 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Catering reserveren
Stoelindeling bepalen
2 personen
Toegankelijkheid controleren
2 personen
Vluchtroutes controleren
2 personen
EHBO-afspraken vastleggen
Programma laten drukken
Naambadges voorbereiden
2 personen
Publieksinformatie mailen
Routeborden maken
2 personen
Techniek reserveren
Instrumentenlijst controleren
2 personen
Bladmuziek verzamelen
2 personen
Cateringboodschappen doen
2 personen
Programma's sorteren
2 personen
Materialen naar locatie brengen
3 personen
Catering gekoeld opslaan
2 personen

Event

Instrumenten ontvangen
3 personen
Laad- en loszone vrijhouden
2 personen
Podiumvloer afzetten
3 personen
Musiciopstelling plaatsen
4 personen
Muzieklessenaars plaatsen
3 personen
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
Microfoons testen
2 personen
Verlichting testen
2 personen
Programma's klaarleggen
2 personen
Decoratie ophangen
3 personen
Ontvangstbalie opbouwen
2 personen
Koffiepunt inrichten
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Toiletten controleren
2 personen
Vluchtroutes vrijmaken
2 personen
Deuren en bewegwijzering plaatsen
2 personen
Publieksontvangst bemannen
4 personen
Programma's uitdelen
2 personen
Laatkomers begeleiden
2 personen
Concertopening aankondigen
Pauzedranken serveren
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Publieksvragen opvangen
2 personen
Afsluiting aankondigen
Publiek naar uitgang begeleiden
3 personen
Instrumenten inpakken
4 personen
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
Servies verzamelen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen

Nazorg

Decoratie verwijderen
3 personen
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
Locatie vegen
3 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Geleende materialen labelen
2 personen
Apparatuur terugbrengen
2 personen
Instrumenten retourneren
3 personen
Afval afvoeren
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Restanten koelen
2 personen
Voorraad opbergen
2 personen
Locatie eindinspecteren
2 personen
Borg en sleutels afhandelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klapstoelenaantal 160
Klaptafelsaantal 8
Ontvangstbalie
Krukkenaantal 6
Kledingrekkenaantal 2
Afzetpalenaantal 8

Apparatuur

Draadloze microfoonsaantal 2
Microfoonstatievenaantal 2
Mengpaneel
Luidsprekersaantal 2
Monitorluidspreker
DI-boxaantal 2
Muzieklessenaarsaantal 18
Dirigentenlessenaar
Lessenaarklemlichtenaantal 18
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Kabelmattenaantal 12
Batterijen AAaantal 24
Batterijen AAAaantal 24

Verlichting

LED-spotsaantal 6
Lichtstatievenaantal 3
LED-kaarsenaantal 24

Servies

Waterglazenaantal 180
Koffiekopjesaantal 160
Theeglazenaantal 40
Gebaksbordenaantal 160
Koffielepelsaantal 160
Serveertangenaantal 8
Karaffenaantal 12

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Thermoskannenaantal 8
Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Serveerbladenaantal 12
Maatbekersaantal 3

Decoratie

Stoffen tafellopersaantal 8
Bloemstukkenaantal 6
Welkomstbord
Programmastandaardsaantal 4
Krijtbordenaantal 4
Papiertapeaantal 6
Tie-wrapsaantal 100

Schoonmaak

Stofzuiger
Bezemsetsaantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Schoonmaakdoekenaantal 20

Catering

Boodschappen

Tips

Plan een technische opname of soundcheck vóór de repetitie en controleer daarbij mengpaneel, luidsprekers, monitorluidspreker, microfoons en DI-box. In een kathedraal kan galm de verstaanbaarheid sterk beïnvloeden.
Leg uiterlijk enkele weken voor het concert vast hoeveel stoelen nodig zijn en waar ontvangstbalie, afzetpalen en routeborden komen. Houd vrije doorgangen en vluchtroutes zichtbaar, ook als je extra zitplaatsen wilt creëren.
Open de online kaartverkoop pas nadat programma, aanvangstijd, toegangsbeleid en toegankelijkheidsinformatie definitief zijn. Mail publieksinformatie opnieuw zodra route, parkeren of binnenkomst verandert.
Maak per instrument en uitvoerder een aparte controle van bladmuziek, muzieklessenaars, dirigentenlessenaar en lessenaarklemlichten. Neem reservebatterijen mee voor draadloze apparatuur en verlichting.
Regel catering op basis van de definitieve aanmeldingen en verzamel dieetwensen vóór je bestelt. Zet waterkaraffen en waterglazen klaar voor musici en controleer of koffie- en theeservies niet de publieksroute blokkeert.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een kathedraalconcert organiseren?: Begin minimaal 6 maanden vooraf met de concertdatum, de kathedraal en de musici. Start kaartverkoop en promotie zodra programma, prijs en capaciteit definitief zijn; plan de laatste technische en veiligheidscontrole in de laatste 2 weken.
Wanneer moet ik de kathedraal voor een concert vastleggen?: Leg de kathedraal bij voorkeur 6 tot 9 maanden vooraf schriftelijk vast. Bevestig daarbij niet alleen datum en tijd, maar ook repetitietijden, toegang voor techniek, stoelindeling, vergunningen en regels voor verlichting en catering.
Hoeveel tijd is nodig voor de techniek bij een kathedraalconcert?: Reserveer minimaal 3 uur voor opbouw en controle van mengpaneel, microfoons, luidsprekers, monitoren en kabels. Plan daarnaast minstens 60 minuten voor een soundcheck met de musici in de daadwerkelijke ruimte.
Wanneer moet ik het programma van een kathedraalconcert laten drukken?: Laat het programma drukken zodra repertoire, namen, aanvangstijd en praktische publieksinformatie definitief zijn, meestal 1 tot 2 weken voor het concert. Bestel een kleine reserve boven het verwachte aantal bezoekers om last-minute wijzigingen op te vangen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.