Organiser un concert à la cathédrale : la checklist

Un concert dans une cathédrale demande plus qu’un programme musical et des artistes disponibles. Il faut coordonner le lieu, les répétitions, les autorisations, l’accueil du public, la technique et la sécurité dans un espace aux contraintes particulières. Cette checklist de 73 tâches et 51 fournitures suit l’organisation dans le bon ordre, de la réservation de la cathédrale à l’envoi des dernières informations aux spectateurs. Elle aide aussi à repérer les détails souvent réglés trop tard, comme l’accessibilité, les issues de secours ou l’éclairage des partitions.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date du concert
2 personnes
Fixer la cathédrale
Établir le programme
3 personnes
Recruter des musiciens
2 personnes
Fixer les horaires de répétition
2 personnes
Vérifier les autorisations
Vérifier l’assurance
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir la billetterie en ligne
2 personnes
Publier le texte promotionnel
2 personnes
Distribuer les affiches
3 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Réserver le catering
Définir la répartition des sièges
2 personnes
Vérifier l’accessibilité
2 personnes
Vérifier les issues de secours
2 personnes
Fixer les dispositions de premiers secours
Faire imprimer le programme
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Envoyer les informations au public par e-mail
Créer les panneaux de direction
2 personnes
Réserver la technique
Vérifier la liste des instruments
2 personnes
Rassembler les partitions
2 personnes
Faire les courses du catering
2 personnes
Trier les programmes
2 personnes
Acheminer le matériel sur le site
3 personnes
Stocker le catering au frais
2 personnes

Événement

Recevoir les instruments
3 personnes
Garder la zone de chargement et de déchargement libre
2 personnes
Balisage du plancher de la scène
3 personnes
Installer la disposition des musiciens
4 personnes
Installer les pupitres
3 personnes
Raccorder le matériel audio
2 personnes
Tester les microphones
2 personnes
Tester l’éclairage
2 personnes
Préparer les programmes
2 personnes
Installer la décoration
3 personnes
Installer le bureau d’accueil
2 personnes
Mettre en place le point café
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Dégager les voies d'évacuation
2 personnes
Installer les portes et la signalétique
2 personnes
Assurer l’accueil du public
4 personnes
Distribuer les programmes
2 personnes
Accompagner les retardataires
2 personnes
Annoncer l'ouverture du concert
Servir les boissons de pause
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Répondre aux questions du public
2 personnes
Annoncer la clôture
Accompagner le public vers la sortie
3 personnes
Emballer les instruments
4 personnes
Éteindre le matériel sonore
2 personnes
Rassembler la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes

Suivi

Retirer la décoration
3 personnes
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
Balayer le lieu
3 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Étiqueter le matériel emprunté
2 personnes
Rapporter le matériel
2 personnes
Retourner les instruments
3 personnes
Évacuer les déchets
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Réfrigérer les restes
2 personnes
Ranger les stocks
2 personnes
Effectuer l’inspection finale du lieu
2 personnes
Gérer la caution et les clés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaises pliantesqté 160
Tables pliantesqté 8
Accueil
Tabouretsqté 6
Portants à vêtementsqté 2
Poteaux de balisageqté 8

Équipement

Microphones sans filqté 2
Pieds de microqté 2
Table de mixage
Haut-parleursqté 2
Enceinte de monitoring
Boîtier DIqté 2
Pupitres de musiqueqté 18
Pupitre de chef d’orchestre
Lampes de pince pour pupitreqté 18
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Passe-câblesqté 12
Piles AAqté 24
Piles AAAqté 24

Éclairage

Projecteurs LEDqté 6
Pieds d’éclairageqté 3
Bougies LEDqté 24

Vaisselle

Verres à eauqté 180
Tasses à caféqté 160
Verres à théqté 40
Assiettes à gâteauqté 160
Cuillères à caféqté 160
Pinces de serviceqté 8
Carafesqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Thermosqté 8
Glacièresqté 4
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3
Plateaux de serviceqté 12
Verres doseursqté 3

Décoration

Chemins de table en tissuqté 8
Compositions floralesqté 6
Panneau d’accueil
Pupitres de programmeqté 4
Panneaux en ardoiseqté 4
Ruban de papierqté 6
Attaches-câblesqté 100

Nettoyage

Aspirateur
Sets de balaiqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Chiffons de nettoyageqté 20

Catering

Courses

Conseils

Réservez la cathédrale avant de confirmer les musiciens et le programme : vérifiez aussi les horaires possibles pour les répétitions, l’installation et le démontage. Un créneau de concert seul ne suffit généralement pas.
Traitez les autorisations et l’assurance plusieurs semaines avant l’ouverture de la billetterie. Le dossier doit correspondre à la jauge prévue, à la configuration des chaises et aux équipements utilisés.
Faites un plan précis des sièges et de l’accueil avant l’impression du programme. Prévoyez les panneaux de direction, les poteaux de balisage et une solution claire pour les personnes à mobilité réduite.
Organisez un test technique dans la cathédrale avec les microphones, la table de mixage, les haut-parleurs, les retours et les rallonges. Vérifiez aussi les passe-câbles et les piles avant l’arrivée du public.
Envoyez au public les informations pratiques quelques jours avant le concert : accès, horaires, placement, accueil et éventuelles consignes alimentaires. Cela réduit les questions à l’entrée et laisse le temps de corriger les inscriptions incomplètes.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concert à la cathédrale ?: Prévoyez au moins 8 à 12 semaines pour coordonner la cathédrale, les musiciens, les autorisations, l’assurance et la billetterie. Ajoutez une marge si le programme, le catering ou la technique ne sont pas encore définis.
Quand ouvrir la billetterie d’un concert à la cathédrale ?: Ouvrez-la une fois la date, le lieu, le programme et les conditions d’accès confirmés, idéalement 6 à 8 semaines avant le concert. Vous éviterez ainsi de vendre des places avant de connaître la répartition des sièges.
Quand vérifier la technique et les instruments ?: Faites un premier contrôle 2 à 3 semaines avant l’événement, puis un test complet lors de l’installation. Vérifiez notamment les microphones, pieds, haut-parleurs, pupitres, lampes de pupitre, câbles et piles.
Que faut-il prévoir pour l’accueil du public dans une cathédrale ?: Préparez l’accueil, les badges, les panneaux de direction, les sièges et le plan de placement au moins 1 semaine à l’avance. Contrôlez encore l’accessibilité, les issues de secours et les premiers secours le jour de l’installation.

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