Checklist para organizar un concierto en una catedral

Un concierto en una catedral requiere coordinar música, edificio, público y técnica sin interferir con el uso habitual del espacio. Empieza fijando la fecha y confirmando la catedral; después cierra permisos, seguro, músicos y horarios de ensayo. La venta de entradas, la comunicación al público y la distribución de las sillas deben avanzar antes de preparar el programa y la recepción. Esta checklist reúne 73 tareas y 51 artículos para seguir el trabajo en el orden adecuado.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la fecha del concierto
2 personas
Confirmar Cathedral
Elaborar el programa
3 personas
Contratar a los músicos
2 personas
Fijar los horarios de ensayo
2 personas
Comprobar permisos
Comprobar el seguro
Enviar invitaciones
2 personas
Abrir la venta de entradas online
2 personas
Publicar el texto promocional
2 personas
Distribuir carteles
3 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Reservar el catering
Definir la distribución de las sillas
2 personas
Comprobar la accesibilidad
2 personas
Comprobar las rutas de evacuación
2 personas
Establecer acuerdos de primeros auxilios
Imprimir el programa
Preparar acreditaciones
2 personas
Enviar información al público por correo
Crear señales de ruta
2 personas
Reservar técnica
Comprobar la lista de instrumentos
2 personas
Recoger partituras
2 personas
Ir a comprar para el catering
2 personas
Clasificar los programas
2 personas
Llevar materiales al lugar
3 personas
Guardar el catering en frío
2 personas

Evento

Recibir los instrumentos
3 personas
Mantener libre la zona de carga y descarga
2 personas
Delimitar el suelo del escenario
3 personas
Montar la disposición de los músicos
4 personas
Colocar los atriles
3 personas
Conectar el equipo de sonido
2 personas
Probar los micrófonos
2 personas
Probar la iluminación
2 personas
Preparar los programas
2 personas
Colgar la decoración
3 personas
Montar el mostrador de recepción
2 personas
Montar el punto de café
3 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Comprobar los baños
2 personas
Despejar las rutas de evacuación
2 personas
Colocar puertas y señalización
2 personas
Atender la recepción del público
4 personas
Repartir programas
2 personas
Guiar a los que llegan tarde
2 personas
Anunciar la apertura del concierto
Servir bebidas del descanso
4 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Atender preguntas del público
2 personas
Anunciar el cierre
Guiar al público hacia la salida
3 personas
Empacar instrumentos
4 personas
Apagar el equipo de sonido
2 personas
Recoger la vajilla
3 personas
Recoger la basura
3 personas

Seguimiento

Retirar la decoración
3 personas
Desmontar mesas y sillas
4 personas
Barrer el recinto
3 personas
Limpiar los baños
2 personas
Etiquetar los materiales prestados
2 personas
Devolver el equipo
2 personas
Devolver instrumentos
3 personas
Retirar los residuos
2 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Refrigerar los sobrantes
2 personas
Guardar el inventario
2 personas
Inspección final del recinto
2 personas
Gestionar la fianza y las llaves

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Sillas plegablescant. 160
Mesas plegablescant. 8
Mostrador de recepción
Taburetescant. 6
Percheroscant. 2
Postes separadorescant. 8

Equipo

Micrófonos inalámbricoscant. 2
Soportes de micrófonocant. 2
Mesa de mezclas
Altavocescant. 2
Altavoz de monitor
Caja DIcant. 2
Atriles de músicacant. 18
Atril del director
Lámparas de pinza para pupitrecant. 18
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 8
Alfombrillas para cablescant. 12
Pilas AAcant. 24
Pilas AAAcant. 24

Iluminación

Focos LEDcant. 6
Trípodes de iluminacióncant. 3
Velas LEDcant. 24

Vajilla

Vasos para aguacant. 180
Tazas de cafécant. 160
Vasos de técant. 40
Platos para postrecant. 160
Cucharillas de cafécant. 160
Pinzas de servircant. 8
Jarrascant. 12

Cocina

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 3
Termoscant. 8
Neveras portátilescant. 4
Tablas de cortarcant. 3
Cuchillos de pancant. 3
Bandejas de serviciocant. 12
Jarras medidorascant. 3

Decoración

Caminos de mesa de telacant. 8
Arreglos floralescant. 6
Cartel de bienvenida
Atriles para programascant. 4
Pizarrascant. 4
Cinta de papelcant. 6
Bridascant. 100

Limpieza

Aspiradora
Sets de escobacant. 3
Fregonascant. 3
Cuboscant. 3
Paños de limpiezacant. 20

Catering

Compras

Consejos

Confirma la catedral y la fecha antes de contratar músicos o catering. Reserva también franjas concretas para los ensayos y deja por escrito quién abre y cierra el edificio.
Comprueba los permisos, el seguro, las rutas de evacuación y la accesibilidad con antelación. Haz una revisión presencial al menos 7 días antes para localizar obstáculos, escalones y recorridos alternativos.
Define la parte técnica a partir de la lista de instrumentos y del programa. Prueba mesa de mezclas, micrófonos, altavoces, monitores, iluminación, cables y pilas durante el ensayo general, no el día de la actuación.
Abre la venta online y envía la información al público cuando ya estén confirmados horario, acceso y programa. Prepara señales de ruta y acreditaciones para que recepción pueda orientar a los asistentes desde la entrada.
Calcula el montaje de sillas, recepción, percheros y catering según el aforo confirmado. Recoge las preferencias dietéticas antes de cerrar el pedido y coloca agua, café y té sin bloquear pasillos ni salidas.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que reservar una catedral para un concierto?: Intenta confirmar la catedral y la fecha al menos 3 meses antes, sobre todo si necesitas ensayos, catering o venta de entradas. No publiques la fecha hasta tener la reserva por escrito.
¿Cuándo hay que comprobar los permisos y el seguro del concierto?: Revísalos inmediatamente después de confirmar la catedral y, como mínimo, 6 semanas antes del concierto. Guarda las confirmaciones y vuelve a comprobarlas 7 días antes del montaje.
¿Cuándo se deben abrir las entradas online?: Abre la venta cuando estén cerrados la fecha, el horario, el acceso y el programa básico; normalmente entre 4 y 8 semanas antes. Envía la información definitiva al público al menos 7 días antes.
¿Cuánto tiempo hace falta para montar la técnica y las sillas?: Reserva entre 3 y 4 horas para montar sillas, recepción, sonido, iluminación y señales, y añade al menos 90 minutos para la prueba técnica. El ensayo general debe hacerse con el escenario y los recorridos ya montados.

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