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Domkonzert organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Domkonzert braucht mehr Vorbereitung als ein gewöhnliches Konzert: Neben Programm und Musikerbesetzung müssen Kathedrale, Genehmigungen, Fluchtwege und Technik zusammenpassen. Beginne mindestens sechs Monate vorher mit Termin, Raum und Programm. Spätestens vier Wochen vor dem Konzert sollten Ticketverkauf, Werbung, Catering und Besucherinformationen laufen. Diese Checkliste führt dich von den ersten Absprachen bis zur Ausgabe von Noten, Namensschildern und Wegweisern am Veranstaltungstag.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Konzerttermin festlegen

    2 Personen

  • Kathedrale befestigen

  • Programm zusammenstellen

    3 Personen

  • Musiker engagieren

    2 Personen

  • Probenzeiten festlegen

    2 Personen

  • Genehmigungen prüfen

  • Versicherung prüfen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Online-Ticketverkauf eröffnen

    2 Personen

  • Werbetext veröffentlichen

    2 Personen

  • Plakate verteilen

    3 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Catering reservieren

  • Sitzordnung festlegen

    2 Personen

  • Barrierefreiheit prüfen

    2 Personen

  • Fluchtwege überprüfen

    2 Personen

  • Erste-Hilfe-Absprachen festlegen

  • Programm drucken lassen

  • Namensschilder vorbereiten

    2 Personen

  • Publikumsinformationen mailen

  • Wegweiser erstellen

    2 Personen

  • Technik reservieren

  • Instrumentenliste prüfen

    2 Personen

  • Noten sammeln

    2 Personen

  • Catering-Einkäufe erledigen

    2 Personen

  • Programme sortieren

    2 Personen

  • Materialien zum Veranstaltungsort bringen

    3 Personen

  • Catering gekühlt lagern

    2 Personen

Event

  • Instrumente entgegennehmen

    3 Personen

  • Be- und Entladezone freihalten

    2 Personen

  • Bühnenbereich absperren

    3 Personen

  • Aufstellung der Musiker platzieren

    4 Personen

  • Notenständer aufstellen

    3 Personen

  • Tontechnik anschließen

    2 Personen

  • Mikrofone testen

    2 Personen

  • Beleuchtung testen

    2 Personen

  • Programme bereitlegen

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    3 Personen

  • Empfangstheke aufbauen

    2 Personen

  • Kaffeebereich einrichten

    3 Personen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • Toiletten kontrollieren

    2 Personen

  • Fluchtwege freihalten

    2 Personen

  • Türen und Wegweiser aufstellen

    2 Personen

  • Publikumsempfang betreuen

    4 Personen

  • Programme ausgeben

    2 Personen

  • Spätankömmlinge begleiten

    2 Personen

  • Konzerteröffnung ankündigen

  • Pausengetränke servieren

    4 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Publikumsfragen entgegennehmen

    2 Personen

  • Abschluss ankündigen

  • Publikum zum Ausgang begleiten

    3 Personen

  • Instrumente einpacken

    4 Personen

  • Tonanlage ausschalten

    2 Personen

  • Geschirr sammeln

    3 Personen

  • Abfall sammeln

    3 Personen

Nachbereitung

  • Dekoration entfernen

    3 Personen

  • Tische und Stühle abbauen

    4 Personen

  • Location fegen

    3 Personen

  • Toiletten reinigen

    2 Personen

  • Geliehene Materialien beschriften

    2 Personen

  • Ausrüstung zurückbringen

    2 Personen

  • Instrumente zurückgeben

    3 Personen

  • Abfall entsorgen

    2 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Reste kühlen

    2 Personen

  • Vorräte einlagern

    2 Personen

  • Endkontrolle des Veranstaltungsortes

    2 Personen

  • Kaution und Schlüssel abwickeln

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • KlappstühleAnz. 160
  • KlappischeAnz. 8
  • Empfangstresen
  • HockerAnz. 6
  • KleiderständerAnz. 2
  • AbsperrpfostenAnz. 8

Ausstattung

  • FunkmikrofoneAnz. 2
  • MikrofonständerAnz. 2
  • Mischpult
  • LautsprecherAnz. 2
  • Monitorlautsprecher
  • DI-BoxAnz. 2
  • NotenpulteAnz. 18
  • Dirigentenpult
  • Klemmlampen für den SchreibtischAnz. 18
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • KabelmattenAnz. 12
  • AA-BatterienAnz. 24
  • AAA-BatterienAnz. 24

Beleuchtung

  • LED-SpotsAnz. 6
  • LichtstativeAnz. 3
  • LED-KerzenAnz. 24

Geschirr

  • WassergläserAnz. 180
  • KaffeetassenAnz. 160
  • TeegläserAnz. 40
  • KuchenplattenAnz. 160
  • KaffeelöffelAnz. 160
  • ServierzangenAnz. 8
  • KaraffenAnz. 12

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 3
  • WasserkocherAnz. 3
  • ThermoskannenAnz. 8
  • KühlboxenAnz. 4
  • SchneidebretterAnz. 3
  • BrotmesserAnz. 3
  • ServiertablettsAnz. 12
  • MessbecherAnz. 3

Dekoration

  • Stoff-TischläuferAnz. 8
  • BlumenarrangementsAnz. 6
  • Willkommensschild
  • ProgrammständerAnz. 4
  • KreidetafelnAnz. 4
  • PapierklebebandAnz. 6
  • KabelbinderAnz. 100

Reinigung

  • Staubsauger
  • BesensetsAnz. 3
  • WischmopsAnz. 3
  • EimerAnz. 3
  • PutzlappenAnz. 20

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Kläre Termin und Nutzung der Kathedrale zuerst, idealerweise sechs bis neun Monate vor dem Konzert. Prüfe dabei direkt, welche Genehmigungen, Versicherungen und Vorgaben für Fluchtwege gelten.
  • Plane die Technik nicht erst am Konzerttag: Reserviere Mischpult, Lautsprecher, Monitorlautsprecher, Mikrofone und DI-Box mindestens vier Wochen vorher. Eine Probe in der Kathedrale zeigt, ob Hall, Stromwege und Lautstärke passen.
  • Eröffne den Online-Ticketverkauf spätestens sechs bis acht Wochen vor dem Termin und verschicke die Einladungen parallel. Bearbeite Anmeldungen laufend, damit Ernährungswünsche und die erwartete Sitzplatzzahl nicht erst in der letzten Woche bekannt werden.
  • Bestelle Catering und kläre die Sitzordnung etwa drei Wochen vorher. Prüfe außerdem Barrierefreiheit, Empfangstresen, Klappstühle, Wegweiser und mögliche Absperrungen für Einlass und Fluchtwege.
  • Lege spätestens sieben Tage vor dem Konzert die Unterlagen für den Ablauf bereit: gedrucktes Programm, Noten, Namensschilder und Publikumsinformationen. Kontrolliere am Vortag Batterien, Verlängerungskabel, Kabelmatten, LED-Spots und die Beleuchtung der Notenpulte.

Häufige Fragen

Wie früh muss man ein Domkonzert planen?
Beginne sechs bis neun Monate vorher mit Termin, Kathedrale, Programm und Musikerbesetzung. Genehmigungen, Versicherung und technische Anforderungen solltest du spätestens drei Monate vor dem Konzert geprüft haben.
Wann sollte der Ticketverkauf für ein Domkonzert starten?
Eröffne den Online-Ticketverkauf etwa sechs bis acht Wochen vor dem Konzert. So bleiben mindestens vier Wochen für Werbung, Einladungen und die Bearbeitung von Anmeldungen.
Wie viele Sitzplätze braucht man für ein Domkonzert?
Lege die Sitzordnung erst fest, wenn die erwartete Besucherzahl und die Vorgaben der Kathedrale bekannt sind. Plane zusätzlich Platz für barrierefreie Sitzplätze sowie freie Fluchtwege ein und kontrolliere die Anordnung spätestens drei Wochen vorher.
Wann muss die Technik für ein Domkonzert reserviert werden?
Reserviere Lautsprecher, Mischpult, Mikrofone, Monitorlautsprecher und benötigte Kabel mindestens vier Wochen vorher. Führe die technische Probe möglichst ein bis zwei Tage vor dem Konzert oder am Veranstaltungstag mit ausreichend Aufbauzeit durch.

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