Kasteelconcert organiseren: checklist van reservering tot applaus

Een kasteelconcert vraagt meer voorbereiding dan alleen een zaal en muzikanten vastleggen. Je stemt het programma af op de concertzaal, regelt vergunningen en contracten, en zorgt dat ontvangst, catering en techniek tegelijk klaarstaan. Denk ook vroeg aan parkeerinformatie, dieetwensen en een duidelijk stoelenplan. Met deze checklist werk je stap voor stap naar een concertavond zonder losse eindjes.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en tijd bevestigen
2 personen
Kasteel en concertzaal reserveren
Muzikanten en programma vastleggen
2 personen
Vergunningen en meldingen controleren
Verzekering en contracten controleren
Gastenlijst opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Parkeerinformatie versturen
Catering bestellen
2 personen
Drankvoorraad bestellen
Technische benodigdheden reserveren
Cateringteam indelen
Ontvangstteam indelen
Techniekteam indelen
EHBO-verantwoordelijke aanwijzen
Programma en draaiboek uitwerken
2 personen
Locatieplattegrond maken
Stoelenplan maken
2 personen
Menukaarten en bewegwijzering ontwerpen
Programma afdrukken
Naambadges voorbereiden
2 personen
Weersverwachting controleren
Laatste bezoekerslijst controleren
2 personen
Dieetmaaltijden markeren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Verse producten ophalen
2 personen
Locatie openen
2 personen
Locatie en toiletten controleren
2 personen
Leveringen aannemen
2 personen
Podiumdelen opstellen
4 personen
Geluidsinstallatie opbouwen
3 personen
Lichtinstallatie opbouwen
2 personen
Kabels veilig afwerken
2 personen
Stoelen opstellen
4 personen
Tafels opstellen
3 personen
Cateringbuffet inrichten
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Servies en bestek klaarzetten
2 personen
Decoratie ophangen
3 personen
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
Incheckbalie inrichten
2 personen
Podium en zaal verlichten
2 personen
Soundcheck uitvoeren
4 personen
Cateringbriefing geven
3 personen
Ontvangstteam briefen
3 personen

Event

Artiesten ontvangen
2 personen
Bezoekers verwelkomen
3 personen
Aanmeldingen afvinken
2 personen
Programma uitdelen
2 personen
Aperitief serveren
3 personen
Openingswoord verzorgen
Eerste concertdeel begeleiden
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Pauzebuffet klaarzetten
3 personen
Pauzedrankjes serveren
4 personen
Tweede concertdeel begeleiden
3 personen
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
Dinerbuffet openen
4 personen
Dinerbuffet bedienen
5 personen
Tafels afruimen
3 personen
Koffie en thee serveren
3 personen
Artiesten verzorgen
2 personen
Slotconcert begeleiden
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afscheid en garderobe begeleiden
3 personen
Restanten gekoeld opslaan
2 personen

Nazorg

Geluidsinstallatie uitschakelen
2 personen
Servies verzamelen
3 personen
Buffet en bar afbouwen
3 personen
Stoelen en tafels opruimen
4 personen
Afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Zaal schoonmaken
4 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Techniek demonteren
3 personen
Podium afbouwen
4 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Locatie opleveren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 110
Klaptafelsaantal 12
Buffettafelsaantal 4
Barkrukkenaantal 8
Garderoberekkenaantal 2
Podiumdelenaantal 8
Krukken voor muzikantenaantal 8

Servies

Wijnglazenaantal 120
Waterglazenaantal 120
Koffiekopjesaantal 110
Dinerbordenaantal 120
Dessertbordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Serveerlepelsaantal 12
Karaffenaantal 16
Koffiekannenaantal 6

Apparatuur

Luidsprekersaantal 2
Subwoofersaantal 2
Mengpaneel
Microfoonsaantal 6
Microfoonstatievenaantal 6
DI-boxenaantal 4
Monitorluidsprekersaantal 2
Instrumentkabelsaantal 12
Microfoonkabelsaantal 12
Laptop
Muzieklessenaarsaantal 8
Stroomhaspelsaantal 4
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Kabelgotenaantal 12

Verlichting

Podiumspotsaantal 6
Sfeerlampenaantal 12
Ledlichtsnoerenaantal 6
Reservebatterijenaantal 24

Decoratie

Tafellopersaantal 12
Bloemstukkenaantal 8
Kaarsglazenaantal 24
Ledkaarsenaantal 24
Menustandaardsaantal 8
Naambadgesaantal 30
Pijlbordenaantal 12
Programmastandaardsaantal 4

Keuken

Koelboxenaantal 4
Warmhoudbakkenaantal 6
Inductieplatenaantal 2
Snijplankenaantal 6
Koks- en broodmessenaantal 8
Mengkommenaantal 6
Serveerbladenaantal 10
Opslagbakkenaantal 12
Keukentangenaantal 8
Flessenopenersaantal 4
Kurkentrekkersaantal 4

Catering

Thermoskannenaantal 8
Drankdispensersaantal 4
IJscontainersaantal 4
Afvalbakkenaantal 8
Kleedjes voor dieetmaaltijdenaantal 12
Boodschappen

Schoonmaak

Schoonmaakemmersaantal 4
Dweilenaantal 6
Bezemsetsaantal 3
Stoffer en blikaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 12
Microvezeldoekenaantal 24
Handzeepdispensersaantal 6

Tips

Leg kasteel, concertzaal, datum en eindtijd zo vroeg mogelijk vast. Controleer daarna direct welke vergunningen, meldingen en verzekeringen nodig zijn; wacht daar niet mee tot de uitnodigingen al verstuurd zijn.
Plan de techniek niet alleen op basis van de artiestenlijst. Reserveer luidsprekers, mengpaneel, microfoons, DI-boxen, monitorluidsprekers en bekabeling en controleer vooraf hoeveel stroompunten en stroomhaspels beschikbaar zijn.
Verzamel dieetwensen bij de aanmelding en geef het definitieve aantal gasten uiterlijk enkele dagen vóór het concert door aan de catering. Houd bij het bestellen rekening met zowel diner- als dessertborden, glazen, bestek en serveerlepels.
Maak vóór de concertdag een locatieplattegrond met entree, garderobe, buffet, toiletten, nooduitgangen en parkeerroute. Stuur parkeerinformatie tegelijk met de uitnodiging of uiterlijk één week voor het concert, zodat bezoekers niet op het laatste moment hoeven te zoeken.
Wijs afzonderlijk een ontvangstteam, cateringteam, techniekteam en EHBO-verantwoordelijke aan. Print programma’s, bereid naambadges voor en controleer de laatste bezoekerslijst op de dag zelf, nadat de weersverwachting is bekeken.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een kasteelconcert organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 12 maanden vooraf met het reserveren van het kasteel, de concertzaal en de muzikanten. Plan de uitnodigingen en aanmeldingen daarna zo dat je de catering en zaalindeling uiterlijk 1 tot 2 weken voor het concert kunt afronden.
Wanneer moet ik de techniek voor een kasteelconcert regelen?: Reserveer de technische benodigdheden minimaal 6 weken vooraf en maak uiterlijk 1 week voor het concert een definitieve apparatuur- en kabelcheck. Controleer op locatie ook stroompunten, podiumdelen, microfoonstatieven en monitorluidsprekers.
Hoeveel drank moet ik bestellen voor een kasteelconcert?: Reken voor het eerste uur op ongeveer 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna op 1 drankje per persoon per uur. Tel water apart mee en bestel extra karaffen en waterglazen als gasten tijdens het concert op hun plaats blijven.
Wanneer stuur ik de laatste informatie naar concertbezoekers?: Stuur parkeerinformatie, aanvangstijd en eventuele dresscode uiterlijk 7 dagen vooraf. Controleer 1 tot 2 dagen voor het concert de laatste bezoekerslijst, dieetwensen en wijzigingen in het programma.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.