Schlosskonzert organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Schlosskonzert braucht mehr als einen reservierten Saal und ein gutes Programm. Du koordinierst Musiker, Genehmigungen, Verträge, Sitzplätze, Technik, Catering und den Empfang der Gäste in einer festen Reihenfolge. Früh geklärt werden müssen vor allem Saal, Konzertprogramm und technische Anforderungen. Kurz vor dem Termin zählen eine geprüfte Besucherliste, der Wetterbericht, der Lage- und Bestuhlungsplan sowie klar verteilte Aufgaben für Empfang, Catering, Technik und Erste Hilfe.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Uhrzeit bestätigen
2 Personen
Schloss und Konzertsaal reservieren
Musiker und Programm festlegen
2 Personen
Genehmigungen und Meldungen prüfen
Versicherung und Verträge prüfen
Gästeliste erstellen
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Parkinformationen versenden
Catering bestellen
2 Personen
Getränkevorrat bestellen
Technisches Equipment reservieren
Cateringteam einteilen
Empfangsteam einteilen
Technikteam einteilen
Erste-Hilfe-Verantwortlichen bestimmen
Programm und Ablaufplan ausarbeiten
2 Personen
Lageplan der Veranstaltung erstellen
Bestuhlungsplan erstellen
2 Personen
Speisekarten und Beschilderung entwerfen
Programm drucken
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
Wettervorhersage prüfen
Letzte Besucherliste prüfen
2 Personen
Diätmahlzeiten kennzeichnen
2 Personen
Einkaufen gehen
3 Personen
Frische Produkte abholen
2 Personen
Location öffnen
2 Personen
Location und Toiletten kontrollieren
2 Personen
Lieferungen annehmen
2 Personen
Bühnenteile aufstellen
4 Personen
Beschallungsanlage aufbauen
3 Personen
Lichtanlage aufbauen
2 Personen
Kabel sicher verlegen
2 Personen
Stühle aufstellen
4 Personen
Tische aufstellen
3 Personen
Cateringbuffet einrichten
3 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Geschirr und Besteck bereitstellen
2 Personen
Dekoration aufhängen
3 Personen
Beschilderung anbringen
2 Personen
Check-in-Schalter einrichten
2 Personen
Bühne und Saal beleuchten
2 Personen
Soundcheck durchführen
4 Personen
Catering-Briefing geben
3 Personen
Empfangsteam briefen
3 Personen

Event

Künstler empfangen
2 Personen
Besucher begrüßen
3 Personen
Anmeldungen abhaken
2 Personen
Programm verteilen
2 Personen
Aperitif servieren
3 Personen
Eröffnungsrede halten
Ersten Teil des Konzerts begleiten
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Pausenbuffet bereitstellen
3 Personen
Pausengetränke servieren
4 Personen
Zweiten Konzertteil betreuen
3 Personen
Diätmahlzeiten ausgeben
2 Personen
Abendbuffet eröffnen
4 Personen
Dinnerbuffet bedienen
5 Personen
Tische abräumen
3 Personen
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
Künstler betreuen
2 Personen
Abschlusskonzert begleiten
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Abschied und Garderobe betreuen
3 Personen
Reste gekühlt lagern
2 Personen

Nachbereitung

Anlage ausschalten
2 Personen
Geschirr sammeln
3 Personen
Buffet und Bar abbauen
3 Personen
Stühle und Tische wegräumen
4 Personen
Abfall sammeln
3 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Saal reinigen
4 Personen
Toiletten reinigen
2 Personen
Dekoration entfernen
2 Personen
Technik abbauen
3 Personen
Bühne abbauen
4 Personen
Materialien inventarisieren
2 Personen
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
Veranstaltungsort übergeben
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

StühleAnz. 110
KlappischeAnz. 12
BuffetischeAnz. 4
BarhockerAnz. 8
GarderobenständerAnz. 2
BühnenelementeAnz. 8
Hocker für MusikerAnz. 8

Geschirr

WeingläserAnz. 120
WassergläserAnz. 120
KaffeetassenAnz. 110
Dinner-TellerAnz. 120
DesserttellerAnz. 120
BestecksetsAnz. 120
ServierlöffelAnz. 12
KaraffenAnz. 16
KaffeekannenAnz. 6

Ausstattung

LautsprecherAnz. 2
SubwooferAnz. 2
Mischpult
MikrofoneAnz. 6
MikrofonständerAnz. 6
DI-BoxenAnz. 4
MonitorspeakerAnz. 2
InstrumentenkabelAnz. 12
MikrofonkabelAnz. 12
Laptop
NotenpulteAnz. 8
KabeltrommelnAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8
KabelkanäleAnz. 12

Beleuchtung

BühnenstrahlerAnz. 6
StimmungsleuchtenAnz. 12
LED-LichterkettenAnz. 6
ErsatzbatterienAnz. 24

Dekoration

TischläuferAnz. 12
BlumenarrangementsAnz. 8
KerzengläserAnz. 24
StumpenkerzenAnz. 24
MenükartenständerAnz. 8
NamensschilderAnz. 30
WegweiserAnz. 12
ProgrammständerAnz. 4

Küche

KühlboxenAnz. 4
WarmhaltebehälterAnz. 6
InduktionsplattenAnz. 2
SchneidebretterAnz. 6
Koch- und BrotmesserAnz. 8
RührschüsselnAnz. 6
ServiertablettsAnz. 10
AufbewahrungsboxenAnz. 12
KüchenzangenAnz. 8
FlaschenöffnerAnz. 4
KorkenzieherAnz. 4

Catering

ThermoskannenAnz. 8
GetränkespenderAnz. 4
EisbehälterAnz. 4
AbfallbehälterAnz. 8
Tücher für DiätmahlzeitenAnz. 12
Einkäufe

Reinigung

PutzeimerAnz. 4
WischmopsAnz. 6
BesensetsAnz. 3
Handfeger und KehrblechAnz. 4
ReinigungshandschuheAnz. 12
MikrofasertücherAnz. 24
HandseifenspenderAnz. 6

Tipps

Kläre Schloss und Konzertsaal zuerst und bestätige Datum und Uhrzeit schriftlich. Reserviere die technische Ausstattung erst, wenn Bühne, Saalgröße und Anforderungen der Musiker feststehen.
Plane das Programm zusammen mit dem Technikteam. Für Mikrofone, Monitorspeaker, Mischpult, DI-Boxen und Kabel braucht ihr einen festen Aufbau- und Soundcheck-Zeitraum vor dem Einlass.
Bearbeite Anmeldungen fortlaufend und erfasse Ernährungswünsche spätestens 7 Tage vor dem Konzert. So kann das Catering die Mengen planen und das Empfangsteam die Namensschilder vorbereiten.
Verschicke Parkinformationen zusammen mit der Einladung und aktualisiere sie bei Änderungen. Ein Lageplan mit Eingang, Garderobe, Konzertsaal, Toiletten und Erste-Hilfe-Anlaufstelle verhindert Rückfragen am Veranstaltungstag.
Prüfe am Vortag Wettervorhersage und letzte Besucherliste. Drucke Programm, Beschilderung und Namensschilder nicht erst am Konzerttag, sondern lege alles spätestens am Vorabend nach Einsatzort sortiert bereit.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Schlosskonzert organisieren?: Beginne mindestens 6 Monate vorher mit Schloss, Konzertsaal und Musikern. Genehmigungen, Versicherungen, Verträge und Catering sollten spätestens 8 bis 12 Wochen vor dem Termin geklärt sein.
Wann verschickt man Einladungen für ein Schlosskonzert?: Versende die Einladungen etwa 8 Wochen vor dem Konzert und setze eine Anmeldefrist von 3 bis 4 Wochen. Die endgültige Besucherliste sollte 2 bis 3 Tage vorher geprüft werden.
Wie viel Zeit braucht der Technikaufbau bei einem Schlosskonzert?: Plane mindestens 3 Stunden für Aufbau, Verkabelung und Soundcheck ein. Bei mehreren Musikern oder umfangreicher Beschallung sind 4 bis 5 Stunden realistischer; der Einlass beginnt erst nach der technischen Abnahme.
Wann muss das Catering für ein Schlosskonzert bestellt werden?: Bestelle das Catering 4 bis 6 Wochen vorher und bestätige Personenzahl sowie Ernährungswünsche spätestens 7 Tage vor dem Termin. Getränke und Geschirr sollten spätestens 2 bis 3 Tage vorher kontrolliert und bereitgestellt werden.

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