Checklist para un concierto en el castillo

Un concierto en un castillo exige coordinar el edificio, la música y la recepción de invitados en un mismo plan. Empieza cerrando la fecha, la sala y el programa; después confirma permisos, contratos y seguro antes de enviar las invitaciones. En las semanas previas tendrás que ajustar inscripciones, dietas, aparcamiento, catering y bebidas. La última revisión debe cubrir asistentes, pronóstico, sonido, asientos, señalización y responsables para que el montaje avance sin improvisaciones.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Confirmar fecha y hora
2 personas
Reservar el castillo y la sala de conciertos
Contratar músicos y programa
2 personas
Comprobar permisos y notificaciones
Comprobar el seguro y los contratos
Elaborar la lista de invitados
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Enviar la información de aparcamiento
Pedir el catering
2 personas
Pedir bebidas
Reservar material técnico
Distribuir al equipo de catering
Organizar el equipo de recepción
Asignar el equipo técnico
Asignar al responsable de primeros auxilios
Elaborar el programa y el plan de trabajo
2 personas
Crear plano del recinto
Hacer el plano de asientos
2 personas
Diseñar cartas y señalización
Imprimir el programa
Preparar acreditaciones
2 personas
Comprobar el pronóstico del tiempo
Comprobar la lista final de asistentes
2 personas
Marcar las comidas de dieta
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Recoger productos frescos
2 personas
Abrir la ubicación
2 personas
Comprobar el lugar y los baños
2 personas
Recibir las entregas
2 personas
Montar las partes del escenario
4 personas
Montar el sistema de sonido
3 personas
Montar la instalación de iluminación
2 personas
Asegurar correctamente los cables
2 personas
Colocar las sillas
4 personas
Montar mesas
3 personas
Montar el buffet de catering
3 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar la vajilla y los cubiertos
2 personas
Colgar la decoración
3 personas
Colocar la señalización
2 personas
Montar el mostrador de registro
2 personas
Iluminar el escenario y la sala
2 personas
Hacer la prueba de sonido
4 personas
Dar la reunión informativa de catering
3 personas
Informar al equipo de recepción
3 personas

Evento

Recibir a los artistas
2 personas
Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
Marcar las inscripciones
2 personas
Repartir el programa
2 personas
Servir el aperitivo
3 personas
Dar el discurso de apertura
Coordinar la primera parte del concierto
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Preparar el bufé del descanso
3 personas
Servir bebidas del descanso
4 personas
Acompañar la segunda parte del concierto
3 personas
Servir comidas especiales
2 personas
Abrir el bufé de la cena
4 personas
Servir el bufé de la cena
5 personas
Retirar la vajilla de las mesas
3 personas
Servir café y té
3 personas
Atender a los artistas
2 personas
Coordinar el concierto de clausura
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Gestionar la despedida y el guardarropa
3 personas
Guardar los restos refrigerados
2 personas

Seguimiento

Apagar el sistema de sonido
2 personas
Recoger la vajilla
3 personas
Desmontar el bufé y el bar
3 personas
Retirar sillas y mesas
4 personas
Recoger la basura
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar la sala
4 personas
Limpiar los baños
2 personas
Retirar la decoración
2 personas
Desmontar la técnica
3 personas
Desmontar el escenario
4 personas
Inventariar materiales
2 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Entregar la ubicación
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Sillascant. 110
Mesas plegablescant. 12
Mesas de buffetcant. 4
Taburetes de barcant. 8
Percheroscant. 2
Piezas de escenariocant. 8
Taburetes para músicoscant. 8

Vajilla

Copas de vinocant. 120
Vasos para aguacant. 120
Tazas de cafécant. 110
Platos de cenacant. 120
Platos de postrecant. 120
Cubiertoscant. 120
Cucharones de servircant. 12
Jarrascant. 16
Jarras de cafécant. 6

Equipo

Altavocescant. 2
Subwooferscant. 2
Mesa de mezclas
Micrófonoscant. 6
Soportes de micrófonocant. 6
Cajas DIcant. 4
Altavoces de monitorcant. 2
Cables de instrumentoscant. 12
Cables de micrófonocant. 12
Portátil
Atriles de músicacant. 8
Enrollacablescant. 4
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 8
Canaletas para cablescant. 12

Iluminación

Focos de escenariocant. 6
Luces decorativascant. 12
Guirnaldas de luces LEDcant. 6
Baterías de repuestocant. 24

Decoración

Manteles runnerscant. 12
Arreglos floralescant. 8
Vasos para velascant. 24
Velas LEDcant. 24
Atriles para menúcant. 8
Credencialescant. 30
Carteles direccionalescant. 12
Atriles para programascant. 4

Cocina

Neveras portátilescant. 4
Bandejas para mantener calientecant. 6
Placas de induccióncant. 2
Tablas de cortarcant. 6
Cuchillos de chef y de pancant. 8
Cuencos para mezclarcant. 6
Bandejas de serviciocant. 10
Cajas de almacenamientocant. 12
Pinzas de cocinacant. 8
Abrebotellascant. 4
Sacacorchoscant. 4

Catering

Termoscant. 8
Dispensadores de bebidascant. 4
Contenedores para hielocant. 4
Papeleracant. 8
Manteles individuales para comidas dietéticascant. 12
Compras

Limpieza

Cubos de limpiezacant. 4
Fregonascant. 6
Sets de escobacant. 3
Recogedor y escobacant. 4
Guantes de limpiezacant. 12
Paños de microfibracant. 24
Dispensadores de jabón de manoscant. 6

Consejos

Cierra la reserva del castillo y la sala de conciertos antes de contratar a los músicos. Confirma por escrito los horarios de acceso, montaje, prueba de sonido y desmontaje.
Comprueba permisos, notificaciones, seguro y contratos al menos 6 semanas antes. Un concierto en un edificio histórico puede requerir condiciones específicas para el escenario, el cableado y el aforo.
Envía las invitaciones cuando el programa y la información de aparcamiento estén definidos, y fija una fecha límite de respuesta entre 10 y 14 días antes. Usa las inscripciones para recoger también las preferencias dietéticas.
Asigna por escrito al equipo de recepción, catering, sonido y primeros auxilios antes de preparar el plan de trabajo. Cada responsable debe saber su hora de llegada, su zona y a quién avisar durante el concierto.
Haz la comprobación final 24 horas antes: lista de asistentes, pronóstico, plano de asientos, acreditaciones, programa impreso y señalización. Verifica también que altavoces, subwoofers, mesa de mezclas, micrófonos, cables y regletas estén disponibles y probados.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un concierto en un castillo?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes si necesitas reservar el castillo, contratar músicos y tramitar permisos. Deja las últimas 2 semanas para cerrar asistentes, catering, bebidas, planos y equipos.
¿Cuándo se debe enviar la invitación para un concierto en un castillo?: Envíala cuando la fecha, el horario, el programa y el aparcamiento estén confirmados, normalmente entre 6 y 8 semanas antes. Establece el cierre de inscripciones entre 10 y 14 días antes del concierto.
¿Cuándo hay que comprobar el sonido del concierto?: Reserva la prueba de sonido el mismo día, antes de la recepción de invitados, y deja al menos 2 horas para montaje y ajustes. Comprueba micrófonos, soportes, cajas DI, monitores, altavoces, subwoofers y cableado.
¿Cuándo se confirma el número final de invitados y el catering?: Cierra la lista final entre 7 y 10 días antes y envíala al catering junto con las preferencias dietéticas. Revisa ese número otra vez 24 horas antes para ajustar mesas, sillas, vajilla, bebidas y asientos.

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