Checklist pour organiser un concert au château

Un concert au château demande de coordonner le lieu, les artistes, les autorisations et l’accueil du public bien avant le jour J. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, depuis la confirmation de la date jusqu’au contrôle de la dernière liste des visiteurs. Elle couvre aussi les points souvent oubliés : besoins alimentaires, assurances, plan des sièges, stationnement, météo et répartition précise des équipes. Utilisez-la pour suivre les 82 tâches et les 67 éléments nécessaires au bon déroulement de la soirée.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et l'heure
2 personnes
Réserver le château et la salle de concert
Réserver les musiciens et le programme
2 personnes
Vérifier les autorisations et les déclarations
Vérifier les assurances et les contrats
Établir la liste des invités
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Envoyer les infos de parking
Commander le catering
2 personnes
Commander les stocks de boissons
Réserver le matériel technique
Répartir l’équipe de restauration
Répartir l’équipe d’accueil
Répartir l’équipe technique
Désigner le responsable des premiers secours
Élaborer le programme et le déroulé
2 personnes
Créer le plan du site
Établir le plan des sièges
2 personnes
Concevoir les menus et la signalétique
Imprimer le programme
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Vérifier les prévisions météo
Vérifier la dernière liste des visiteurs
2 personnes
Marquer les repas diététiques
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Récupérer les produits frais
2 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Vérifier le lieu et les toilettes
2 personnes
Recevoir les livraisons
2 personnes
Installer les éléments de scène
4 personnes
Installer le système de sonorisation
3 personnes
Monter l’installation lumière
2 personnes
Sécuriser les câbles
2 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Installer les tables
3 personnes
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes
Installer la décoration
3 personnes
Installer la signalisation
2 personnes
Installer le comptoir d'enregistrement
2 personnes
Éclairer la scène et la salle
2 personnes
Effectuer les réglages sonores
4 personnes
Faire le briefing traiteur
3 personnes
Briefer l’équipe d’accueil
3 personnes

Événement

Accueillir les artistes
2 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Cocher les inscriptions
2 personnes
Distribuer le programme
2 personnes
Servir l'apéritif
3 personnes
Faire le discours d’ouverture
Accompagner la première partie du concert
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Mettre en place le buffet de la pause
3 personnes
Servir les boissons de la pause
4 personnes
Encadrer la deuxième partie du concert
3 personnes
Servir les repas diététiques
2 personnes
Ouvrir le buffet du dîner
4 personnes
Servir le buffet du dîner
5 personnes
Dégager les tables
3 personnes
Servir le café et le thé
3 personnes
S’occuper des artistes
2 personnes
Accompagner le concert de clôture
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Accompagner les adieux et le vestiaire
3 personnes
Stocker les restes au frais
2 personnes

Suivi

Éteindre l'installation sonore
2 personnes
Rassembler la vaisselle
3 personnes
Démonter le buffet et le bar
3 personnes
Ranger les chaises et les tables
4 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer la salle
4 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Démonter l'équipement technique
3 personnes
Démonter la scène
4 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Remettre le lieu en état
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 110
Tables pliantesqté 12
Tables de buffetqté 4
Tabourets de barqté 8
Portantsqté 2
Éléments de podiumqté 8
Tabourets pour les musiciensqté 8

Vaisselle

Verres à vinqté 120
Verres à eauqté 120
Tasses à caféqté 110
Assiettes de dînerqté 120
Assiettes à dessertqté 120
Couvertsqté 120
Cuillères de serviceqté 12
Carafesqté 16
Pichets à caféqté 6

Équipement

Haut-parleursqté 2
Subwoofersqté 2
Table de mixage
Microphonesqté 6
Pieds de microqté 6
Boîtiers DIqté 4
Enceintes de monitoringqté 2
Câbles d'instrumentsqté 12
Câbles de microqté 12
Ordinateur portable
Pupitres de musiqueqté 8
Enrouleurs électriquesqté 4
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Goulottes de câblesqté 12

Éclairage

Projecteurs de scèneqté 6
Lampes d'ambianceqté 12
Guirlandes LEDqté 6
Piles de rechangeqté 24

Décoration

Chemins de tableqté 12
Compositions floralesqté 8
Photophoresqté 24
Bougies LEDqté 24
Supports de menuqté 8
Badges nominatifsqté 30
Panneaux indicateursqté 12
Pupitres de programmeqté 4

Cuisine

Glacièresqté 4
Bacs de maintien au chaudqté 6
Plaques à inductionqté 2
Planches à découperqté 6
Couteaux de chef et couteaux à painqté 8
Saladiersqté 6
Plateaux de serviceqté 10
Bacs de rangementqté 12
Pinces de cuisineqté 8
Tire-bouchonsqté 4
Tire-bouchonsqté 4

Catering

Thermosqté 8
Distributeurs de boissonsqté 4
Conteneurs à glaceqté 4
Poubellesqté 8
Nappes pour les repas adaptésqté 12
Courses

Nettoyage

Seaux de nettoyageqté 4
Serpillièresqté 6
Sets de balaiqté 3
Balayette et pelleqté 4
Gants de nettoyageqté 12
Chiffons microfibresqté 24
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6

Conseils

Bloquez la date, le château et la salle avant de confirmer les musiciens : prévoyez au moins 6 à 9 mois pour aligner le lieu, le programme, les contrats et les autorisations.
Demandez les besoins alimentaires au moment des inscriptions, puis transmettez un décompte final au traiteur 7 à 10 jours avant le concert. Gardez une marge pour les régimes particuliers et les invités ajoutés tardivement.
Planifiez la technique sur place, et pas seulement sur papier : une répétition ou un test du son 3 à 4 heures avant l’ouverture permet de vérifier la table de mixage, les microphones, les retours, les câbles et l’alimentation électrique.
Préparez le plan du site et le plan des sièges au moins 2 semaines à l’avance. Indiquez clairement l’accès, le parking, l’accueil, les sanitaires, la restauration et les zones réservées aux artistes.
Désignez un responsable des premiers secours et répartissez les équipes d’accueil, de restauration et de technique avant la dernière semaine. La veille, vérifiez la météo et utilisez une liste visiteurs actualisée pour éviter les doublons à l’entrée.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concert au château ?: Prévoyez idéalement 6 à 9 mois, surtout si le château, les musiciens ou les autorisations sont très demandés. Les invitations peuvent partir 6 à 8 semaines avant l’événement, après confirmation du lieu et du programme.
Quand réserver les musiciens et le château pour un concert ?: Réservez d’abord le château et la salle, puis confirmez les musiciens et le programme dès que la date est ferme. Pour une soirée prévue en haute saison, commencez les réservations au moins 6 mois à l’avance.
Quand commander le traiteur et les boissons pour un concert au château ?: Passez une première commande environ 4 semaines avant le concert, avec une estimation du nombre d’invités. Confirmez les quantités 7 à 10 jours avant, après avoir traité les inscriptions et les besoins alimentaires.
Que faut-il vérifier la semaine du concert ?: Vérifiez les contrats, assurances, autorisations, prévisions météo, plan des sièges, signalétique, équipes et matériel technique. Faites le contrôle final 24 à 48 heures avant, puis utilisez la dernière liste des visiteurs le jour même.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.