LizztLIZZT
nlLanguage — Nederlands

Checklist voor een kasteelconcert organiseren

Een kasteelconcert vraagt meer voorbereiding dan alleen artiesten en stoelen vastleggen. Je stemt meerdere ruimtes, vergunningen, auteursrechten, techniek, catering en bezoekersstromen op elkaar af. Begin met de concertdatum en beschikbare kasteelruimtes; daarna leg je artiesten, programma en technische wensen vast. In de laatste weken verschuift de aandacht naar aanmeldingen, dieetwensen, route, parkeren, garderobe en de ontvangst op de dag zelf. Deze checklist geeft je de volledige volgorde en helpt voorkomen dat praktische details te laat worden geregeld.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

  • Concertdatum bevestigen

  • Kasteelruimtes vastleggen

  • Vergunningen controleren

  • Auteursrechten regelen

  • Verzekering controleren

  • Artiesten bevestigen

    2 personen

  • Programma samenstellen

    2 personen

  • Repertoire en tijden vastleggen

    2 personen

  • Technische wensen verzamelen

    2 personen

  • Geluidstechniek reserveren

  • Pianostemming reserveren

  • Catering reserveren

  • Toiletvoorzieningen reserveren

  • Parkeerplaatsen afstemmen

    2 personen

  • Beveiliging regelen

  • EHBO-materiaal controleren

  • Uitnodigingen versturen

    2 personen

  • Programma online publiceren

  • Aanmeldingen verwerken

    2 personen

  • Dieetwensen verzamelen

  • Kaartverkoop controleren

    2 personen

  • Gastenlijst afdrukken

  • Naambadges voorbereiden

    2 personen

  • Routebeschrijving maken

  • Parkeerborden maken

    2 personen

  • Programmafolders drukken

    2 personen

  • Artiesteninformatie versturen

  • Vrijwilligers inplannen

    2 personen

  • Briefing voorbereiden

  • Weersverwachting controleren

  • Boodschappen doen

    3 personen

  • Decoratie ophalen

    2 personen

  • Techniek ophalen

    2 personen

Event

  • Locatie openen

    2 personen

  • Leveringen ontvangen

    2 personen

  • Podiumruimte vrijmaken

    3 personen

  • Podium opbouwen

    4 personen

  • Stoelen opstellen

    4 personen

  • Tafels opstellen

    3 personen

  • Garderobe inrichten

    2 personen

  • Entreebalie inrichten

    2 personen

  • Decoratie ophangen

    3 personen

  • Verlichting plaatsen

    3 personen

  • Geluidsinstallatie opbouwen

    4 personen

  • Microfoons aansluiten

    2 personen

  • Instrumenten plaatsen

    3 personen

  • Geluidscheck uitvoeren

    3 personen

  • Programmafolders klaarleggen

    2 personen

  • Dranken koud zetten

    2 personen

  • Hapjes voorbereiden

    3 personen

  • Koffie en thee zetten

    2 personen

  • Cateringbuffet opbouwen

    3 personen

  • Toiletten controleren

    2 personen

  • Parkeerroute bewegwijzeren

    2 personen

  • Vrijwilligers instrueren

    2 personen

  • Artiesten ontvangen

    2 personen

  • Kaarten controleren

    2 personen

  • Gasten ontvangen

    4 personen

  • Garderobe bemannen

    2 personen

  • Welkomstwoord verzorgen

  • Concert begeleiden

    3 personen

  • Dranken serveren

    3 personen

  • Dranken bijvullen

    2 personen

  • Hapjes serveren

    3 personen

  • Buffet schoonhouden

    2 personen

  • Toiletten tussentijds controleren

  • Pauze aankondigen

  • Tweede concertdeel starten

    2 personen

  • Afscheid aankondigen

  • Gasten uitgeleiden

    3 personen

  • Garderobe afronden

    2 personen

  • Kassa afsluiten

    2 personen

Nazorg

  • Apparatuur uitschakelen

    2 personen

  • Instrumenten veilig opbergen

    3 personen

  • Geluidsinstallatie afbreken

    4 personen

  • Podium afbreken

    4 personen

  • Stoelen opruimen

    4 personen

  • Tafels opruimen

    3 personen

  • Decoratie verwijderen

    3 personen

  • Garderobe opruimen

    2 personen

  • Servies afwassen

    3 personen

  • Afval verzamelen

    3 personen

  • Locatie schoonmaken

    4 personen

  • Toiletten schoonmaken

    2 personen

  • Verloren voorwerpen verzamelen

  • Kasteel afsluiten

    2 personen

  • Materialen inventariseren

    2 personen

  • Huurmaterialen retourneren

    2 personen

  • Overgebleven voorraad opslaan

    2 personen

  • Artiesten uitbetalen

  • Facturen verzamelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

  • Podiumdelenaantal 8
  • Podiumtrap
  • Podiumrokkenaantal 4
  • Stoelenaantal 180
  • Klaptafelsaantal 12
  • Statafelsaantal 8
  • Garderoberekkenaantal 3
  • Kledinghangersaantal 180
  • Entreetafelaantal 2
  • Barkrukkenaantal 8

Servies

  • Wijnglazenaantal 180
  • Waterglazenaantal 180
  • Koffiekopjesaantal 120
  • Schotelsaantal 120
  • Dessertbordenaantal 180
  • Koffielepelsaantal 120
  • Vorkenaantal 180
  • Serveerschalenaantal 20
  • Serveertangenaantal 12

Apparatuur

  • Luidsprekersaantal 4
  • Mengpaneel
  • Microfoonsaantal 4
  • Microfoonstatievenaantal 4
  • Luidsprekerstatievenaantal 4
  • DI-boxenaantal 4
  • Audiokabelsaantal 12
  • Verlengkabelsaantal 10
  • Stekkerdozenaantal 8
  • Kabelmattenaantal 12
  • Muzieklessenaarsaantal 16
  • Pianokruk
  • Piano
  • Kassa
  • Pinapparaat
  • Koelboxenaantal 4
  • Koffiezetapparatenaantal 2
  • Waterkokersaantal 2

Verlichting

  • Podiumspotsaantal 6
  • Lichtsnoerenaantal 8
  • Batterijlantaarnsaantal 12
  • Reservebatterijenaantal 24

Decoratie

  • Tafellopersaantal 12
  • Bloemstukkenaantal 10
  • Kaarsenaantal 40
  • Kaarsenhoudersaantal 20
  • Welkomstbord
  • Programmastandaardsaantal 6

Keuken

  • Thermoskannenaantal 6
  • Snijplankenaantal 4
  • Broodmessenaantal 4
  • Keukenmessenaantal 4
  • Maatbekersaantal 2
  • Koelelementenaantal 20

Schoonmaak

  • Stofzuigeraantal 2
  • Dweilenaantal 4
  • Emmersaantal 4
  • Toiletborstelsaantal 4

Catering

  • Boodschappen

Tips

  • Leg de kasteelruimtes vroeg vast en controleer per ruimte de capaciteit, stroompunten, toegang voor leveranciers en plek voor podiumdelen, stoelen en garderoberekken. Zo voorkom je dat de concertzaal later niet past bij de opstelling of techniek.
  • Verzamel technische wensen direct na de bevestiging van de artiesten. Vraag naar microfoons, DI-boxen, muzieklessenaars en pianostemming en reserveer geluidstechniek ruim vóór de concertdatum; kabelmatten en verlengkabels worden vaak pas bij de opbouw gemist.
  • Plan de bezoekersontvangst als een aparte stroom: entree- en registratieplek, gastenlijst, naambadges, garderobe en route vanaf de parkeerplaatsen. Maak parkeerborden en routebeschrijving uiterlijk in de laatste week, zodat bezoekers niet op het kasteelterrein hoeven te zoeken.
  • Controleer catering op aantallen én gebruiksmomenten. Tel naast wijnglazen ook waterglazen, koffiekopjes, schotels, dessertborden en serveermateriaal mee en verzamel dieetwensen voordat je de definitieve bestelling doorgeeft.
  • Maak voor de concertdag een tijdschema met aparte tijden voor levering, opbouw, soundcheck, pianostemming, ontvangst en afbouw. Controleer vóór de opening ook vergunningen, verzekering, EHBO-materiaal, beveiliging en toiletvoorzieningen; deze zaken vallen op rustige dagen snel buiten beeld.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een kasteelconcert organiseren?
Begin bij voorkeur 6 tot 12 maanden vooraf met de datum, kasteelruimtes, artiesten en vergunningen. Regel auteursrechten, verzekering, techniek en catering daarna zo snel mogelijk, omdat meerdere leveranciers dezelfde datum kunnen bezetten.
Wat moet ik 4 weken voor een kasteelconcert regelen?
Controleer vier weken vooraf het programma, de kaartverkoop of aanmeldingen, technische wensen, catering, parkeerafspraken en toiletvoorzieningen. Verzamel dan ook dieetwensen en maak de eerste versie van de gastenlijst en routebeschrijving.
Hoeveel tijd heb ik nodig voor de opbouw van een kasteelconcert?
Reserveer minimaal 3 tot 4 uur voor podium, stoelen, geluid, microfoons, kabels en ontvangstmeubilair. Plan daarnaast tijd voor soundcheck en pianostemming; die kunnen niet betrouwbaar tegelijk met de bezoekersontvangst plaatsvinden.
Wat controleer ik op de dag van een kasteelconcert?
Loop 2 tot 3 uur vóór de opening de zaal, techniek, bewegwijzering, garderobe, catering, toiletten en EHBO na. Controleer ook de gastenlijst, naambadges, parkeerborden en de overdracht met artiesten, beveiliging en technici.

Plannen die hierop lijken

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Organiseer gratis en nodig je contacten uit!