Schlosskonzert organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Schlosskonzert braucht frühere Abstimmung als ein gewöhnliches Konzert: Räume, Genehmigungen, Urheberrechte und technische Anforderungen hängen eng zusammen. Bestätigen Sie zuerst Termin, Schlossräume und Künstler, bevor Einladungen oder Kartenverkauf starten. In den letzten Wochen kommen Programm, Tonprobe, Catering, Parkplätze und Gästeliste zusammen. Diese Checkliste umfasst 91 Aufgaben und 58 benötigte Gegenstände – von Notenpulten und Mikrofonen bis zu Gläsern und Empfangsmobiliar.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Konzertdatum bestätigen
Schlossräume festlegen
Genehmigungen prüfen
Urheberrechte regeln
Versicherung prüfen
Künstler bestätigen
2 Personen
Programm zusammenstellen
2 Personen
Repertoire und Zeiten festlegen
2 Personen
Technische Anforderungen sammeln
2 Personen
Tontechnik reservieren
Klavierstimmung reservieren
Catering reservieren
Toiletteneinrichtungen reservieren
Parkplätze abstimmen
2 Personen
Sicherheitsdienst organisieren
Erste-Hilfe-Material prüfen
Einladungen verschicken
2 Personen
Programm online veröffentlichen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Kartenverkauf prüfen
2 Personen
Gästeliste drucken
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
Wegbeschreibung erstellen
Parkschilder erstellen
2 Personen
Programmhefte drucken
2 Personen
Künstlerinformationen versenden
Freiwillige einplanen
2 Personen
Briefing vorbereiten
Wettervorhersage prüfen
Einkaufen gehen
3 Personen
Dekoration abholen
2 Personen
Technik abholen
2 Personen

Event

Location öffnen
2 Personen
Lieferungen entgegennehmen
2 Personen
Bühnenbereich freiräumen
3 Personen
Bühne aufbauen
4 Personen
Stühle aufstellen
4 Personen
Tische aufstellen
3 Personen
Garderobe einrichten
2 Personen
Eingangstresen einrichten
2 Personen
Dekoration aufhängen
3 Personen
Beleuchtung anbringen
3 Personen
Beschallungsanlage aufbauen
4 Personen
Mikrofone anschließen
2 Personen
Instrumente aufstellen
3 Personen
Soundcheck durchführen
3 Personen
Programmhefte auslegen
2 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Snacks vorbereiten
3 Personen
Kaffee und Tee zubereiten
2 Personen
Cateringbuffet aufbauen
3 Personen
Toiletten kontrollieren
2 Personen
Parkroute ausschildern
2 Personen
Freiwillige einweisen
2 Personen
Künstler empfangen
2 Personen
Karten kontrollieren
2 Personen
Gäste empfangen
4 Personen
Garderobe besetzen
2 Personen
Begrüßungswort übernehmen
Konzert begleiten
3 Personen
Getränke servieren
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Buffet sauber halten
2 Personen
Toiletten zwischendurch kontrollieren
Pause ankündigen
Zweiten Teil des Konzerts beginnen
2 Personen
Abschied ankündigen
Gäste verabschieden
3 Personen
Garderobe abschließen
2 Personen
Kasse abschließen
2 Personen

Nachbereitung

Geräte ausschalten
2 Personen
Instrumente sicher verstauen
3 Personen
Beschallungsanlage abbauen
4 Personen
Bühne abbauen
4 Personen
Stühle aufräumen
4 Personen
Tische aufräumen
3 Personen
Dekoration entfernen
3 Personen
Garderobe aufräumen
2 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Abfall sammeln
3 Personen
Location reinigen
4 Personen
Toiletten reinigen
2 Personen
Fundsachen sammeln
Schloss abschließen
2 Personen
Materialien inventarisieren
2 Personen
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
Restbestand einlagern
2 Personen
Künstler auszahlen
Rechnungen sammeln

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

BühnenelementeAnz. 8
Bühnentreppe
BühnenröckeAnz. 4
StühleAnz. 180
KlappischeAnz. 12
StehtischeAnz. 8
GarderobenständerAnz. 3
KleiderbügelAnz. 180
EmpfangstischAnz. 2
BarhockerAnz. 8

Geschirr

WeingläserAnz. 180
WassergläserAnz. 180
KaffeetassenAnz. 120
ServierplattenAnz. 120
DesserttellerAnz. 180
KaffeelöffelAnz. 120
GabelnAnz. 180
ServierschalenAnz. 20
ServierzangenAnz. 12

Ausstattung

LautsprecherAnz. 4
Mischpult
MikrofoneAnz. 4
MikrofonständerAnz. 4
LautsprecherstativeAnz. 4
DI-BoxenAnz. 4
AudiokabelAnz. 12
VerlängerungskabelAnz. 10
VerlängerungskabelAnz. 8
KabelmattenAnz. 12
NotenpulteAnz. 16
Klavierhocker
Klavier
Kasse
Kartenterminal
KühlboxenAnz. 4
KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2

Beleuchtung

BühnenstrahlerAnz. 6
LichterkettenAnz. 8
BatterielaternenAnz. 12
ErsatzbatterienAnz. 24

Dekoration

TischläuferAnz. 12
BlumenarrangementsAnz. 10
KerzenAnz. 40
KerzenhalterAnz. 20
Willkommensschild
ProgrammständerAnz. 6

Küche

ThermoskannenAnz. 6
SchneidebretterAnz. 4
BrotmesserAnz. 4
KüchenmesserAnz. 4
MessbecherAnz. 2
KühlelementeAnz. 20

Reinigung

StaubsaugerAnz. 2
WischmopsAnz. 4
EimerAnz. 4
ToilettenbürstenAnz. 4

Catering

Einkäufe

Tipps

Legen Sie Schlossräume und Konzertdatum zuerst verbindlich fest. Prüfen Sie anschließend Genehmigungen, Versicherung und Urheberrechte, damit diese Punkte nicht erst kurz vor dem Konzert auffallen.
Bestätigen Sie Künstler und Repertoire mindestens mehrere Wochen vor dem Termin. Legen Sie danach Programmablauf, Spielzeiten und technische Anforderungen schriftlich fest.
Reservieren Sie Tontechnik, Klavierstimmung, Catering, Toiletteneinrichtungen und Sicherheitsdienst nicht erst in der letzten Woche. Für Technik und Klavier sollten Sie spätestens 14 Tage vorher einen Termin mit den Beteiligten abstimmen.
Planen Sie den Einlass anhand der Anmeldungen und Gästewünsche. Drucken Sie Gästeliste und Namensschilder 1 bis 2 Tage vorher und halten Sie Wegbeschreibung sowie Parkschilder für die Ankunft bereit.
Prüfen Sie die Ausstattung mit einer Raumskizze: Bühne, Bühnentreppe, Stühle, Notenpulte, Lautsprecher, Mischpult und Kabelmatten müssen vor dem Aufbau zusammenpassen. Gläser, Tassen und Serviergeschirr sollten nach der erwarteten Gästezahl gezählt und nicht nur grob bereitgestellt werden.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Schlosskonzert organisieren?: Beginnen Sie idealerweise 3 bis 6 Monate vorher mit Termin, Räumen, Genehmigungen und Künstlern. Technik, Catering und Sicherheitsdienst sollten spätestens 4 bis 6 Wochen vor dem Konzert bestätigt sein.
Was muss man für ein Schlosskonzert genehmigen lassen?: Prüfen Sie mindestens Veranstaltungsauflagen, Urheberrechte, Versicherung und mögliche Vorgaben für Sicherheit, Toiletten und Parkplätze. Klären Sie diese Punkte spätestens 8 Wochen vor dem Termin mit den zuständigen Stellen.
Wann sollte die Tontechnik für ein Schlosskonzert reserviert werden?: Reservieren Sie Lautsprecher, Mischpult, Mikrofone, Stative, DI-Boxen und Kabel mindestens 4 Wochen vorher. Die technischen Anforderungen sollten zu diesem Zeitpunkt bereits aus Programm, Raum und Künstlerbesetzung feststehen.
Wann druckt man die Gästeliste für ein Schlosskonzert?: Bearbeiten Sie Anmeldungen und Ernährungswünsche bis etwa 3 Tage vor dem Konzert. Drucken Sie die finale Gästeliste und Namensschilder 1 bis 2 Tage vorher, damit kurzfristige Änderungen noch eingetragen werden können.

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