Checklist para organizar un concierto en un castillo

Un concierto en un castillo exige coordinar el espacio histórico, los artistas y la parte técnica sin dejar nada para el último día. Empieza por confirmar la fecha, reservar las zonas necesarias y comprobar permisos, derechos de autor y seguro. Después cierra el programa, el repertorio, los horarios y las necesidades de sonido. Esta checklist reúne 91 tareas y 58 elementos para controlar entradas, aparcamiento, catering, aseos, señalización y atención al público.

Organiza este evento gratis con Lizzt

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Confirmar la fecha del concierto
Reservar espacios del castillo
Comprobar permisos
Gestionar los derechos de autor
Comprobar el seguro
Confirmar a los artistas
2 personas
Elaborar el programa
2 personas
Registrar el repertorio y los horarios
2 personas
Recopilar necesidades técnicas
2 personas
Reservar equipo de sonido
Reservar afinación de piano
Reservar el catering
Reservar instalaciones de aseo
Coordinar los aparcamientos
2 personas
Organizar la seguridad
Comprobar el material de primeros auxilios
Enviar invitaciones
2 personas
Publicar el programa en línea
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Comprobar la venta de entradas
2 personas
Imprimir la lista de invitados
Preparar acreditaciones
2 personas
Hacer indicaciones de ruta
Hacer señales de aparcamiento
2 personas
Imprimir los folletos del programa
2 personas
Enviar la información de los artistas
Programar voluntarios
2 personas
Preparar la sesión informativa
Comprobar el pronóstico del tiempo
Hacer la compra
3 personas
Recoger la decoración
2 personas
Recoger el equipo técnico
2 personas

Evento

Abrir la ubicación
2 personas
Recibir entregas
2 personas
Despejar el espacio del escenario
3 personas
Montar el escenario
4 personas
Colocar las sillas
4 personas
Montar mesas
3 personas
Montar el guardarropa
2 personas
Montar el mostrador de entrada
2 personas
Colgar la decoración
3 personas
Instalar la iluminación
3 personas
Montar el sistema de sonido
4 personas
Conectar los micrófonos
2 personas
Colocar los instrumentos
3 personas
Realizar la prueba de sonido
3 personas
Preparar folletos del programa
2 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Preparar café y té
2 personas
Montar el bufé de catering
3 personas
Comprobar los baños
2 personas
Señalizar la ruta de aparcamiento
2 personas
Instruir a los voluntarios
2 personas
Recibir a los artistas
2 personas
Comprobar los mapas
2 personas
Recibir a los invitados
4 personas
Atender el guardarropa
2 personas
Dar la bienvenida
Acompañar el concierto
3 personas
Servir las bebidas
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Mantener limpio el buffet
2 personas
Comprobar los baños periódicamente
Anunciar el descanso
Iniciar la segunda parte del concierto
2 personas
Anunciar la despedida
Despedir a los invitados
3 personas
Terminar el guardarropa
2 personas
Cerrar la caja
2 personas

Seguimiento

Apagar el equipo
2 personas
Guardar los instrumentos de forma segura
3 personas
Desmontar el sistema de sonido
4 personas
Desmontar el escenario
4 personas
Recoger sillas
4 personas
Recoger las mesas
3 personas
Retirar la decoración
3 personas
Ordenar el guardarropa
2 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger la basura
3 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Limpiar los baños
2 personas
Recoger objetos perdidos
Cerrar el castillo
2 personas
Inventariar materiales
2 personas
Devolver el material alquilado
2 personas
Guardar el stock restante
2 personas
Pagar a los artistas
Recopilar facturas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Piezas de escenariocant. 8
Escalera del escenario
Faldas de escenariocant. 4
Sillascant. 180
Mesas plegablescant. 12
Mesas altascant. 8
Percheroscant. 3
Perchascant. 180
Mesa de entradacant. 2
Taburetes de barcant. 8

Vajilla

Copas de vinocant. 180
Vasos para aguacant. 180
Tazas de cafécant. 120
Bandejascant. 120
Platos de postrecant. 180
Cucharillas de cafécant. 120
Tenedorescant. 180
Bandejas de servircant. 20
Pinzas de servircant. 12

Equipo

Altavocescant. 4
Mesa de mezclas
Micrófonoscant. 4
Soportes de micrófonocant. 4
Soportes para altavocescant. 4
Cajas DIcant. 4
Cables de audiocant. 12
Cables alargadorescant. 10
Regletascant. 8
Alfombrillas para cablescant. 12
Atriles de músicacant. 16
Taburete de piano
Piano
Caja registradora
Máquina de sellado
Neveras portátilescant. 4
Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2

Iluminación

Focos de escenariocant. 6
Guirnaldas de lucescant. 8
Linternas a pilascant. 12
Baterías de repuestocant. 24

Decoración

Manteles runnerscant. 12
Arreglos floralescant. 10
Velascant. 40
Portavelascant. 20
Cartel de bienvenida
Atriles para programascant. 6

Cocina

Termoscant. 6
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de pancant. 4
Cuchillos de cocinacant. 4
Jarras medidorascant. 2
Acumuladores de fríocant. 20

Limpieza

Aspiradoracant. 2
Fregonascant. 4
Cuboscant. 4
Escobillas de bañocant. 4

Catering

Compras

Consejos

Cierra permisos, derechos de autor y seguro antes de anunciar el concierto: cualquier cambio en el recinto puede afectar al aforo, los horarios o la venta de entradas.
Pide las necesidades técnicas de cada artista con varias semanas de margen y comprueba que el equipo incluye altavoces, mesa de mezclas, micrófonos, soportes, cajas DI y cableado suficiente.
Reserva con antelación la afinación del piano, el catering y las instalaciones de aseo; son servicios fáciles de olvidar y difíciles de resolver cuando ya ha llegado el equipo.
Define por escrito el programa, el repertorio y los horarios de pruebas, apertura de puertas y actuaciones. Comparte una única versión con artistas, técnicos, seguridad y personal de acceso.
Prepara la llegada del público con lista de invitados, acreditaciones, indicaciones de ruta y señales de aparcamiento. Comprueba también la mesa de entrada, las sillas y los elementos para servir bebidas y café.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un concierto en un castillo?: Empieza al menos 8 a 12 semanas antes. Los permisos, el seguro, los derechos de autor, la disponibilidad de artistas y la reserva del equipo técnico deben quedar cerrados antes de publicar el programa.
¿Qué permisos hacen falta para un concierto en un castillo?: Depende del recinto y de la normativa local, pero debes comprobar los permisos del espacio, los requisitos de seguridad y los derechos de autor. Hazlo antes de vender entradas o enviar invitaciones, idealmente con 8 semanas de margen.
¿Cuándo hay que confirmar el equipo de sonido?: Confírmalo entre 4 y 6 semanas antes, después de recopilar las necesidades técnicas de todos los artistas. Reserva también cables alargadores, regletas, alfombrillas para cables y atriles si aparecen en sus requisitos.
¿Cuántos aseos y plazas de aparcamiento necesito para el concierto?: El número depende del aforo autorizado y de las normas del recinto, así que compruébalo antes de abrir las inscripciones. Como mínimo, define la capacidad disponible, la ruta de acceso, las señales de aparcamiento y quién coordinará la llegada del público.

Empieza este plan en Lizzt

Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.