Organiser un concert au château sans rien oublier

Un concert au château demande de coordonner le lieu, les artistes, la technique et l’accueil bien avant l’ouverture des portes. Commencez par bloquer la date et les salles, puis vérifiez les autorisations, l’assurance et les droits d’auteur. Les besoins des musiciens déterminent ensuite la sonorisation, l’accordage du piano, les horaires et l’installation. Cette checklist vous aide à avancer dans l’ordre et à repérer les détails souvent réglés trop tard, comme le stationnement, les sanitaires ou les besoins alimentaires.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date du concert
Réserver les salles du château
Vérifier les autorisations
Gérer les droits d’auteur
Vérifier l’assurance
Confirmer les artistes
2 personnes
Établir le programme
2 personnes
Fixer le programme et les horaires
2 personnes
Recueillir les besoins techniques
2 personnes
Réserver le matériel sonore
Réserver l’accordage du piano
Réserver le catering
Réserver les sanitaires
Coordonner les places de parking
2 personnes
Organiser la sécurité
Vérifier le matériel de premiers secours
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier le programme en ligne
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Vérifier la billetterie
2 personnes
Imprimer la liste des invités
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Rédiger l’itinéraire
Faire des panneaux de stationnement
2 personnes
Imprimer les brochures du programme
2 personnes
Envoyer les informations sur les artistes
Planifier les bénévoles
2 personnes
Préparer le briefing
Vérifier les prévisions météo
Faire les courses
3 personnes
Récupérer la décoration
2 personnes
Récupérer le matériel technique
2 personnes

Événement

Ouvrir le lieu
2 personnes
Réception des livraisons
2 personnes
Libérer l’espace de la scène
3 personnes
Monter la scène
4 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Installer les tables
3 personnes
Aménager le vestiaire
2 personnes
Aménager le comptoir d’entrée
2 personnes
Installer la décoration
3 personnes
Installer l’éclairage
3 personnes
Installer le système de sonorisation
4 personnes
Brancher les microphones
2 personnes
Installer les instruments
3 personnes
Effectuer la vérification du son
3 personnes
Préparer les brochures du programme
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Monter le buffet traiteur
3 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Balisage de l’itinéraire de stationnement
2 personnes
Briefer les bénévoles
2 personnes
Accueillir les artistes
2 personnes
Contrôler les billets
2 personnes
Accueillir les invités
4 personnes
Tenir le vestiaire
2 personnes
Assurer le mot de bienvenue
Encadrer le concert
3 personnes
Servir les boissons
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Maintenir le buffet propre
2 personnes
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
Annoncer la pause
Lancer la deuxième partie du concert
2 personnes
Annoncer le départ
Accompagner les invités à la sortie
3 personnes
Finaliser le vestiaire
2 personnes
Clôturer la caisse
2 personnes

Suivi

Éteindre l’équipement
2 personnes
Ranger les instruments en toute sécurité
3 personnes
Démonter le système de sonorisation
4 personnes
Démonter la scène
4 personnes
Ranger les chaises
4 personnes
Dégager les tables
3 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Ranger le vestiaire
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Rassembler les objets perdus
Fermer le château
2 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Retourner les matériels de location
2 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes
Payer les artistes
Rassembler les factures

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Éléments de podiumqté 8
Escalier de podium
Jupes de podiumqté 4
Chaisesqté 180
Tables pliantesqté 12
Tables hautesqté 8
Portantsqté 3
Cintresqté 180
Table d’accueilqté 2
Tabourets de barqté 8

Vaisselle

Verres à vinqté 180
Verres à eauqté 180
Tasses à caféqté 120
Plateauxqté 120
Assiettes à dessertqté 180
Cuillères à caféqté 120
Fourchettesqté 180
Plateaux de serviceqté 20
Pinces de serviceqté 12

Équipement

Haut-parleursqté 4
Table de mixage
Microphonesqté 4
Pieds de microqté 4
Pieds de haut-parleurqté 4
Boîtiers DIqté 4
Câbles audioqté 12
Rallongesqté 10
Multiprisesqté 8
Passe-câblesqté 12
Pupitres de musiqueqté 16
Tabouret de piano
Piano
Caisse
Terminal de paiement
Glacièresqté 4
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2

Éclairage

Projecteurs de scèneqté 6
Guirlandes lumineusesqté 8
Lampes à pilesqté 12
Piles de rechangeqté 24

Décoration

Chemins de tableqté 12
Compositions floralesqté 10
Bougiesqté 40
Bougeoirsqté 20
Panneau d’accueil
Pupitres de programmeqté 6

Cuisine

Thermosqté 6
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Verres doseursqté 2
Pains de glaceqté 20

Nettoyage

Aspirateurqté 2
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Brosses de toilettesqté 4

Catering

Courses

Conseils

Bloquez les salles et la date plusieurs mois à l’avance, puis demandez rapidement les autorisations nécessaires, l’assurance et la gestion des droits d’auteur. Sans ces validations, la communication et la billetterie ne devraient pas être lancées.
Demandez aux artistes leurs besoins techniques au moins 4 à 6 semaines avant le concert. Faites préciser les microphones, pieds, boîtiers DI, câbles, pupitres et éventuels besoins liés au piano, puis transmettez une fiche unique au prestataire sonore.
Fixez le programme et les horaires avant d’envoyer les invitations. Prévoyez une heure d’arrivée pour les artistes, un créneau d’installation et de balance, ainsi qu’une marge d’au moins 30 minutes avant l’accueil du public.
Traitez les inscriptions et les besoins alimentaires au fil de l’eau, puis imprimez la liste des invités 24 à 48 heures avant l’événement. Préparez aussi les badges nominatifs et une table d’accueil placée à un endroit clairement indiqué.
Réglez le stationnement, la sécurité, les sanitaires et les premiers secours avant la dernière semaine. Testez sur place les rallonges, multiprises, passe-câbles et accès techniques le jour du montage, avant l’arrivée des invités.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un concert au château ?: Commencez idéalement 4 à 6 mois avant la date. Les salles, autorisations, artistes, assurance et droits d’auteur doivent être confirmés avant de publier le programme ou d’ouvrir les inscriptions.
Quand réserver la sonorisation d’un concert au château ?: Réservez le matériel sonore environ 4 à 6 semaines à l’avance, dès que les artistes ont transmis leurs besoins. Gardez au moins une demi-journée pour le montage, les essais et la balance.
Combien de temps prévoir pour l’installation avant un concert ?: Prévoyez au minimum 3 heures pour installer la scène, les chaises, les haut-parleurs, la table de mixage et les câbles. Ajoutez du temps si un piano doit être accordé ou si le château impose un accès complexe.
Quand préparer la liste des invités et les badges ?: Finalisez la liste 24 à 48 heures avant l’ouverture des portes. Imprimez quelques exemplaires supplémentaires et préparez les badges après avoir traité les dernières inscriptions et demandes alimentaires.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.