Zo organiseer je een kasteel open dag

Een kasteel open dag vraagt om meer dan een route door het gebouw. Je moet bezoekers spreiden over rondleidingen, kwetsbare objecten beschermen en vooraf duidelijk maken waar mensen zich melden. Begin met datum, programma en capaciteit per rondleiding; regel daarna publiciteit, reserveringen en catering. In de laatste week controleer je toegang, toegankelijkheid, weersverwachting en techniek. Zo voorkom je lange wachtrijen, ontbrekende dieetproducten en praktische problemen bij de entree.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Rondleidingen plannen
2 personen
3
Reserveringen voor rondleidingen openen
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Open dag online publiceren
6
Aanmeldingen verwerken
7
Dieetwensen verzamelen
8
Bezoekersinformatie versturen
9
Rondleidingsgroepen indelen
2 personen
10
Cateringhoeveelheden bepalen
2 personen
11
Boodschappenlijst controleren
2 personen
12
Catering bestellen
13
Dranklevering bevestigen
14
Route door het kasteel bepalen
2 personen
15
Ruimtes op toegankelijkheid controleren
2 personen
16
Kwetsbare objecten afschermen
2 personen
17
Sleutels en toegangspassen verzamelen
18
Weersverwachting controleren
19
Boodschappen doen
3 personen
20
Dieetproducten apart zetten
2 personen
21
Dranken gekoeld opslaan
2 personen
22
Programma en plattegronden printen
2 personen
23
Naambadges voorbereiden
2 personen
24
Kassa en wisselgeld voorbereiden
2 personen
25
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
26
Ontvangstbalie opbouwen
2 personen
27
Cateringtafels opbouwen
3 personen
28
Rondleidingsborden plaatsen
2 personen
29
Plattegronden ophangen
2 personen
30
Versiering ophangen
3 personen
31
Verlichting testen
2 personen
32
Geluidsinstallatie testen
2 personen
33
Rondleidingsmaterialen klaarleggen
2 personen
34
Koffie en thee voorbereiden
3 personen
35
Hapjes voorbereiden
4 personen
36
Toiletten controleren
37
Afvalpunten plaatsen
2 personen
38
Briefing ontvangstteam geven
3 personen
39
Briefing rondleiders geven
4 personen

Event

40
Ingang openen
2 personen
41
Bezoekers ontvangen
4 personen
42
Aanmeldingen afvinken
2 personen
43
Programma uitdelen
2 personen
44
Rondleidingen begeleiden
4 personen
45
Vrije bezichtiging begeleiden
3 personen
46
Vragen van bezoekers beantwoorden
3 personen
47
Koffie en thee serveren
3 personen
48
Hapjes serveren
3 personen
49
Dranken bijvullen
2 personen
50
Servies ophalen
2 personen
51
Toiletten tussentijds controleren
52
Afvalbakken tussentijds legen
2 personen
53
Lichtniveau controleren
54
Avondprogramma aankondigen
55
Laatste rondleiding begeleiden
2 personen
56
Bezoekers naar uitgang begeleiden
3 personen
57
Ingang en kassa sluiten
2 personen

Nazorg

58
Catering afbouwen
3 personen
59
Meubilair opruimen
4 personen
60
Decoratie verwijderen
3 personen
61
Servies afwassen
3 personen
62
Afval verzamelen
3 personen
63
Zalen schoonmaken
4 personen
64
Toiletten grondig schoonmaken
2 personen
65
Materialen controleren
2 personen
66
Geleende materialen retourneren
2 personen
67
Overgebleven catering opslaan
2 personen
68
Borden en posters verwijderen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 14
Stoelenaantal 180
Statafelsaantal 8
Tafelkledenaantal 14
Garderoberekkenaantal 2
Kledinghangersaantal 120
Afzetpalenaantal 12

Servies

Koffiekopjesaantal 180
Glazenaantal 220
Bordenaantal 180
Vorkenaantal 180
Messenaantal 180
Lepelsaantal 180
Serveerschalenaantal 16
Serveerlepelsaantal 16

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Thermoskannenaantal 8
Koelboxenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Serveertangenaantal 8
Voedselbakkenaantal 12

Apparatuur

Laptopsaantal 2
Pinapparatenaantal 2
Handmicrofoonsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Verlengsnoerenaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Oplaadbare zaklampenaantal 6

Verlichting

Sfeerlampenaantal 12
LED-lichtslingersaantal 8

Decoratie

Welkomstbannersaantal 3
Vlaggenlijnenaantal 10
Bloemstukkenaantal 8
Tafelbordjesaantal 20
Ballonnenaantal 100
Ballonnenpompaantal 2
Touwaantal 2
Plakbandaantal 6
Kabelbindersaantal 100

Informatie

Programmaboekjesaantal 220
Plattegrondenaantal 220
Rondleidingsbordjesaantal 12
Naambadgesaantal 50
Badgehoudersaantal 50
Pennenaantal 30
Klembordenaantal 8
Pijlbordenaantal 20
Meldingsformulierenaantal 30
Bezoekersboek
Polsbandjesaantal 220

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Zaklampenaantal 6
Fluoriserende hesjesaantal 12
Antislipmattenaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Afvalbakhoezenaantal 20
Schoonmaakemmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Microvezeldoekenaantal 20
Handschoenenaantal 20
Handzeepdispensersaantal 8

Catering

Boodschappen

Tips

Bepaal eerst hoeveel bezoekers je per rondleiding aankunt en plan de starttijden met voldoende ruimte ertussen. Open reserveringen pas wanneer programma, route en maximale groepsgrootte definitief zijn.
Stuur bezoekersinformatie uiterlijk enkele dagen vooraf. Vermeld het meldpunt, de route naar het kasteel, de duur van de rondleiding, toegankelijkheidsinformatie en wat er gebeurt bij slecht weer.
Loop de route zelf na voordat bezoekers komen. Scherm kwetsbare objecten af, controleer doorgangen en zet afzetpalen waar bezoekers niet mogen komen; een mooie ruimte is niet automatisch een veilige publieksruimte.
Maak catering op basis van het verwachte aantal bezoekers en splits dieetproducten apart uit. Controleer de levering van dranken vooraf en zet gekoelde voorraad pas klaar nadat je weet waar koeling en stroom beschikbaar zijn.
Leg entree en techniek niet tot het laatste moment neer. Test pinapparaten, microfoons en luidsprekers, laad zaklampen op en leg programma’s, plattegronden en naambadges klaar voordat de eerste groep arriveert.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een kasteel open dag organiseren?: Leg datum en programma bij voorkeur minstens 8 weken vooraf vast. Open reserveringen zodra de rondleidingen, capaciteit en bezoekersinformatie definitief zijn; plan de laatste controle in de week voor de open dag.
Hoeveel mensen kunnen er in één rondleiding door een kasteel?: Dat hangt af van de route, doorgangen en de kwetsbaarheid van de ruimtes. Stel per groep een vaste maximumcapaciteit vast en gebruik die grens ook bij online reserveringen, zodat je op de dag zelf geen groepen hoeft te herverdelen.
Wat moet je regelen voor bezoekers met een dieetwens?: Verzamel dieetwensen bij de aanmelding en maak uiterlijk enkele dagen voor de open dag een apart overzicht. Zet dieetproducten afzonderlijk klaar en label ze, zodat cateringmedewerkers ze niet verwisselen met het reguliere aanbod.
Wat doe je bij slecht weer tijdens een kasteel open dag?: Controleer de weersverwachting uiterlijk 48 uur vooraf en nogmaals op de ochtend zelf. Bepaal vooraf waar bezoekers kunnen wachten, hoe de route naar de ingang loopt en welke onderdelen van het programma eventueel naar binnen moeten.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.