Organiser une journée portes ouvertes au château

Une journée portes ouvertes au château se prépare comme un parcours de visite, pas comme une simple réception. Commencez par fixer la date, le programme et la durée des visites, puis ouvrez les réservations assez tôt pour répartir les groupes. Prévoyez ensuite l’accueil, la restauration, l’accessibilité et la circulation dans les espaces. Les oublis les plus fréquents concernent les horaires d’arrivée, les besoins alimentaires, les objets fragiles et le matériel d’accueil.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
2 personnes
2
Planifier les visites guidées
2 personnes
3
Ouvrir les réservations pour les visites guidées
4
Envoyer les invitations
2 personnes
5
Publier la journée portes ouvertes en ligne
6
Traiter les inscriptions
7
Recueillir les besoins alimentaires
8
Envoyer les informations aux visiteurs
9
Répartir les groupes de visite
2 personnes
10
Déterminer les quantités de catering
2 personnes
11
Vérifier la liste des courses
2 personnes
12
Commander le catering
13
Confirmer la livraison des boissons
14
Définir le parcours dans le château
2 personnes
15
Vérifier l’accessibilité des espaces
2 personnes
16
Mettre à l’abri les objets fragiles
2 personnes
17
Rassembler les clés et les badges d'accès
18
Vérifier les prévisions météo
19
Faire les courses
3 personnes
20
Mettre de côté les produits diététiques
2 personnes
21
Stocker les boissons au frais
2 personnes
22
Imprimer le programme et les plans
2 personnes
23
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
24
Préparer la caisse et la monnaie
2 personnes
25
Installer les tables et les chaises
4 personnes
26
Installer le bureau d’accueil
2 personnes
27
Installer les tables de restauration
3 personnes
28
Installer les panneaux de visite
2 personnes
29
Afficher les plans
2 personnes
30
Suspendre la décoration
3 personnes
31
Tester l’éclairage
2 personnes
32
Tester le système de sonorisation
2 personnes
33
Préparer le matériel de visite guidée
2 personnes
34
Préparer le café et le thé
3 personnes
35
Préparer les en-cas
4 personnes
36
Vérifier les toilettes
37
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
38
Faire le briefing de l’équipe d’accueil
3 personnes
39
Briefer les guides
4 personnes

Événement

40
Ouvrir l'entrée
2 personnes
41
Accueillir les visiteurs
4 personnes
42
Cocher les inscriptions
2 personnes
43
Distribuer le programme
2 personnes
44
Accompagner les visites guidées
4 personnes
45
Accompagner la visite libre
3 personnes
46
Répondre aux questions des visiteurs
3 personnes
47
Servir le café et le thé
3 personnes
48
Servir des amuse-bouches
3 personnes
49
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
50
Récupérer la vaisselle
2 personnes
51
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
52
Vider les poubelles entre-temps
2 personnes
53
Vérifier le niveau d’éclairage
54
Annoncer le programme du soir
55
Accompagner la dernière visite guidée
2 personnes
56
Accompagner les visiteurs vers la sortie
3 personnes
57
Fermer l'entrée et la caisse
2 personnes

Suivi

58
Démonter le catering
3 personnes
59
Ranger le mobilier
4 personnes
60
Retirer la décoration
3 personnes
61
Faire la vaisselle
3 personnes
62
Rassembler les déchets
3 personnes
63
Nettoyer les salles
4 personnes
64
Nettoyer les toilettes en profondeur
2 personnes
65
Vérifier le matériel
2 personnes
66
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
67
Stocker la restauration restante
2 personnes
68
Retirer les panneaux et affiches
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 14
Chaisesqté 180
Tables hautesqté 8
Nappesqté 14
Portantsqté 2
Cintresqté 120
Poteaux de balisageqté 12

Vaisselle

Tasses à caféqté 180
Verresqté 220
Assiettesqté 180
Fourchettesqté 180
Couteauxqté 180
Cuillèresqté 180
Plateaux de serviceqté 16
Cuillères de serviceqté 16

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Thermosqté 8
Glacièresqté 6
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Pinces de serviceqté 8
Bacs alimentairesqté 12

Équipement

Ordinateurs portablesqté 2
Terminaux de paiementqté 2
Microphones mainqté 2
Haut-parleursqté 2
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Lampes de poche rechargeablesqté 6

Éclairage

Lampes d'ambianceqté 12
Guirlandes lumineuses LEDqté 8

Décoration

Bannières de bienvenueqté 3
Guirlandes de fanionsqté 10
Compositions floralesqté 8
Pancartes de tableqté 20
Ballonsqté 100
Pompe à ballonsqté 2
Cordeqté 2
Ruban adhésifqté 6
Serre-câblesqté 100

Informations

Brochures du programmeqté 220
Plansqté 220
Panneaux de visite guidéeqté 12
Badges nominatifsqté 50
Porte-badgesqté 50
Stylosqté 30
Presse-papiersqté 8
Panneaux indicateursqté 20
Formulaires de signalementqté 30
Livre d'or
Braceletsqté 220

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Lampes de pocheqté 6
Gilets fluorescentsqté 12
Tapis antidérapantsqté 8

Nettoyage

Poubellesqté 12
Housses de poubelleqté 20
Seaux de nettoyageqté 4
Serpillièresqté 4
Sets de balaiqté 3
Chiffons microfibresqté 20
Gantsqté 20
Distributeurs de savon pour les mainsqté 8

Catering

Courses

Conseils

Bloquez les créneaux de visite avant de publier l’événement. Prévoyez des groupes de taille régulière et gardez quelques places pour les demandes tardives ou les visiteurs sans réservation.
Envoyez les informations pratiques plusieurs jours avant l’ouverture : heure d’arrivée, point d’accueil, durée de la visite, accès et consignes. Un rappel 24 à 48 heures avant limite les retards et les absences.
Déterminez les quantités de boissons et de restauration à partir des inscriptions confirmées, puis ajoutez une marge pour les visiteurs supplémentaires. Mettez de côté les produits correspondant aux besoins alimentaires signalés.
Faites le parcours complet avant le jour J, y compris les zones d’attente et les passages étroits. Vérifiez l’accessibilité de chaque espace, protégez les objets fragiles et prévoyez un éclairage de secours pour les zones sombres.
Préparez l’accueil la veille : badges, plans, programme, caisse et monnaie. Testez aussi les microphones, haut-parleurs, terminaux de paiement, rallonges et multiprises avant l’arrivée du public.

Questions fréquentes

Quand ouvrir les réservations pour une journée portes ouvertes au château ?: Ouvrez les réservations dès que les créneaux de visite sont fixés, idéalement 3 à 4 semaines avant l’événement. Arrêtez les inscriptions définitives 48 heures avant pour répartir les groupes et ajuster le catering.
Combien de temps dure une visite guidée du château ?: Prévoyez généralement 45 à 60 minutes par visite, puis 15 minutes pour faire sortir un groupe et accueillir le suivant. Ce délai évite les croisements et laisse le temps de répondre aux questions.
Quand faut-il commander le catering pour une journée portes ouvertes ?: Passez la commande au moins 7 jours avant, après avoir traité les inscriptions et les besoins alimentaires. Confirmez la livraison des boissons 24 à 48 heures avant et stockez-les au frais dès leur réception.
Que préparer la veille d’une journée portes ouvertes au château ?: Installez ou regroupez les tables, chaises, balises, badges, plans et matériel technique la veille. Vérifiez aussi les clés, les badges d’accès, la météo et le parcours afin de garder le matin de l’événement pour les derniers ajustements.

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