Tag der offenen Tür im Schloss organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Öffne Reservierungen für Führungen erst, wenn Dauer, Startzeiten und Gruppengröße feststehen. Plane pro Führung einen festen Einlasszeitpunkt und teile die angemeldeten Besucher spätestens am Vortag in Gruppen ein.
• Lege die Route durch das Schloss früh fest und prüfe jeden Raum auf Barrierefreiheit. Empfindliche Gegenstände sollten vor dem Einlass gesichert und Absperrpfosten dort aufgestellt werden, wo Besucher nicht weitergehen dürfen.
• Bestelle Catering und Getränke nach der erwarteten Besucherzahl und rechne die Liefermenge mindestens eine Woche vorher nach. Stelle Diätprodukte separat bereit, damit sie bei der Ausgabe nicht verwechselt werden.
• Schicke Besucherinformationen spätestens 2 bis 3 Tage vor dem Termin: Treffpunkt, Startzeit der Führung, Zugangsregeln und Hinweise zur Anmeldung. Drucke Programm und Karten zusätzlich aus, weil nicht alle Besucher mit dem Handy arbeiten.
• Bereite am Vorabend Kasse, Wechselgeld, Kartenlesegeräte, Namensschilder und Technik vor. Prüfe Handmikrofone, Lautsprecher, Verlängerungskabel und wiederaufladbare Taschenlampen einmal am tatsächlichen Einsatzort.

Häufige Fragen

Wie früh muss man einen Tag der offenen Tür im Schloss planen?

Beginne mindestens 6 bis 8 Wochen vorher mit Datum, Programm und Führungszeiten. Catering, Technik und Zugangskontrollen sollten spätestens 2 Wochen vor dem Termin verbindlich geprüft sein.

Wie viele Besucher sollte eine Schlossführung haben?

Lege die Gruppengröße nach Raumgröße, Fluchtwegen und Verständlichkeit der Führung fest; häufig sind 15 bis 25 Personen pro Gruppe praktikabel. Plane zwischen zwei Gruppen mindestens 10 bis 15 Minuten Abstand ein.

Wann sollte man die Führungen für einen Tag der offenen Tür freischalten?

Öffne die Reservierung erst, wenn alle Startzeiten, die Route und die maximale Gruppengröße festgelegt sind. Versende die endgültige Einteilung und Besucherinformationen 2 bis 3 Tage vor dem Termin.

Was muss man am Tag vor dem Tag der offenen Tür vorbereiten?

Stelle Mobiliar, Namensschilder, gedruckte Karten, Kasse und Technik am Vorabend bereit. Kühl Getränke ein, sortiere Diätprodukte separat und kontrolliere Schlüssel sowie Zutrittsausweise spätestens am Abend.

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