Cómo organizar una jornada de puertas abiertas del castillo

Una jornada de puertas abiertas en un castillo necesita más que abrir las puertas: hay que ordenar las visitas, proteger los espacios y prever cómo circularán los asistentes. Empieza fijando la fecha y el programa, y después abre las reservas con horarios y aforo claros. La semana previa se concentran las tareas críticas: grupos, catering, accesibilidad, llaves, materiales impresos y previsión meteorológica. Este orden ayuda a evitar colas, visitas saturadas y compras de última hora.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar la fecha y el programa
2 personas
2
Planificar las visitas guiadas
2 personas
3
Abrir las reservas para las visitas guiadas
4
Enviar invitaciones
2 personas
5
Publicar la jornada de puertas abiertas en línea
6
Gestionar inscripciones
7
Recoger preferencias dietéticas
8
Enviar información a los visitantes
9
Organizar grupos de visita guiada
2 personas
10
Determinar las cantidades del catering
2 personas
11
Comprobar la lista de la compra
2 personas
12
Pedir el catering
13
Confirmar la entrega de bebidas
14
Definir la ruta por el castillo
2 personas
15
Comprobar la accesibilidad de los espacios
2 personas
16
Proteger los objetos frágiles
2 personas
17
Recoger las llaves y las tarjetas de acceso
18
Comprobar el pronóstico del tiempo
19
Hacer la compra
3 personas
20
Separar los productos dietéticos
2 personas
21
Guardar las bebidas refrigeradas
2 personas
22
Imprimir el programa y los mapas
2 personas
23
Preparar acreditaciones
2 personas
24
Preparar la caja registradora y el cambio
2 personas
25
Montar mesas y sillas
4 personas
26
Montar el mostrador de recepción
2 personas
27
Montar las mesas de catering
3 personas
28
Colocar carteles de visita guiada
2 personas
29
Colgar planos
2 personas
30
Colgar la decoración
3 personas
31
Probar la iluminación
2 personas
32
Probar el sistema de sonido
2 personas
33
Preparar el material de la visita guiada
2 personas
34
Preparar café y té
3 personas
35
Preparar aperitivos
4 personas
36
Comprobar los baños
37
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas
38
Dar briefing al equipo de recepción
3 personas
39
Dar la briefing a los guías
4 personas

Evento

40
Abrir la entrada
2 personas
41
Recibir a los visitantes
4 personas
42
Marcar las inscripciones
2 personas
43
Repartir el programa
2 personas
44
Guiar visitas
4 personas
45
Acompañar la visita libre
3 personas
46
Responder preguntas de los visitantes
3 personas
47
Servir café y té
3 personas
48
Servir aperitivos
3 personas
49
Rellenar las bebidas
2 personas
50
Recoger la vajilla
2 personas
51
Comprobar los baños periódicamente
52
Vaciar los cubos de basura durante el evento
2 personas
53
Comprobar el nivel de iluminación
54
Anunciar el programa de la noche
55
Guiar la última visita
2 personas
56
Guiar a los visitantes hacia la salida
3 personas
57
Cerrar la entrada y la caja
2 personas

Seguimiento

58
Desmontar el catering
3 personas
59
Recoger el mobiliario
4 personas
60
Retirar la decoración
3 personas
61
Lavar la vajilla
3 personas
62
Recoger la basura
3 personas
63
Limpiar las salas
4 personas
64
Limpiar a fondo los baños
2 personas
65
Comprobar los materiales
2 personas
66
Devolver el material prestado
2 personas
67
Guardar la catering sobrante
2 personas
68
Retirar carteles y pósteres
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 14
Sillascant. 180
Mesas altascant. 8
Mantelescant. 14
Percheroscant. 2
Perchascant. 120
Postes separadorescant. 12

Vajilla

Tazas de cafécant. 180
Vasoscant. 220
Platoscant. 180
Tenedorescant. 180
Cuchilloscant. 180
Cucharascant. 180
Bandejas de servircant. 16
Cucharones de servircant. 16

Cocina

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 3
Termoscant. 8
Neveras portátilescant. 6
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de pancant. 4
Pinzas de servircant. 8
Bandejas de comidacant. 12

Equipo

Portátilescant. 2
Datáfonoscant. 2
Micrófonos de manocant. 2
Altavocescant. 2
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 8
Linternas recargablescant. 6

Iluminación

Luces decorativascant. 12
Guirnaldas de luces LEDcant. 8

Decoración

Banners de bienvenidacant. 3
Guirnaldascant. 10
Arreglos floralescant. 8
Carteles de mesacant. 20
Globoscant. 100
Bomba de globoscant. 2
Cuerdacant. 2
Cinta adhesivacant. 6
Bridascant. 100

Información

Programascant. 220
Planoscant. 220
Carteles de visita guiadacant. 12
Credencialescant. 50
Portabadgescant. 50
Bolígrafoscant. 30
Portapapelescant. 8
Carteles direccionalescant. 20
Formularios de notificacióncant. 30
Libro de visitas
Pulserascant. 220

Seguridad

Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Linternascant. 6
Chalecos fluorescentescant. 12
Alfombrillas antideslizantescant. 8

Limpieza

Papeleracant. 12
Fundas para cubos de basuracant. 20
Cubos de limpiezacant. 4
Fregonascant. 4
Sets de escobacant. 3
Paños de microfibracant. 20
Guantescant. 20
Dispensadores de jabón de manoscant. 8

Catering

Compras

Consejos

Define primero la ruta y la duración de cada visita guiada. Si una visita dura 45 minutos, deja al menos 15 minutos entre grupos para evitar que se encuentren en las zonas estrechas.
Abre las reservas con plazas limitadas por horario y cierra las inscripciones entre 24 y 48 horas antes. Usa los datos para formar grupos y recoger con tiempo las preferencias dietéticas.
Comprueba la accesibilidad de cada espacio antes de publicar el recorrido. Si una sala o tramo no es accesible, indícalo en la información enviada a los visitantes y prepara una alternativa concreta.
Haz el pedido de catering después de cerrar las inscripciones, pero confirma la entrega de bebidas y alimentos al menos 48 horas antes. Separa los productos dietéticos al recibir la compra y mantén las bebidas refrigeradas.
El día anterior, reúne en un mismo punto los mapas, programas, acreditaciones, llaves, tarjetas de acceso, linternas y material de cobro. Monta mesas y sillas siguiendo el flujo de entrada, no solo el espacio disponible.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una jornada de puertas abiertas en un castillo?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes para fijar la fecha, la ruta y el programa. Abre las reservas al menos 3 semanas antes y confirma proveedores, accesibilidad y accesos durante la semana previa.
¿Cuánto debe durar una visita guiada al castillo?: Una duración práctica es de 45 a 60 minutos, según el número de salas y las explicaciones. Añade 15 minutos entre grupos para controlar la salida, la entrada y los posibles retrasos.
¿Cuándo calcular el catering para una jornada de puertas abiertas?: Calcula las cantidades cuando falten entre 3 y 5 días y ya tengas la mayoría de las inscripciones. Confirma el pedido y la entrega como mínimo 48 horas antes, incluyendo las necesidades dietéticas registradas.
¿Qué hay que revisar el día anterior a abrir el castillo?: Revisa las llaves y tarjetas de acceso, la ruta, la accesibilidad, el pronóstico del tiempo y la protección de objetos frágiles. Deja preparados también los mapas, el programa, las acreditaciones, el cambio y los equipos de sonido.

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