Karaokeavond organiseren: checklist en planning
Een karaokeavond staat of valt met werkende apparatuur en een duidelijke volgorde. Regel eerst de locatie, aanmeldingen en muziekrechten; reserveer daarna het karaokesysteem en maak de zanglijst. Op de dag zelf heb je tijd nodig voor aansluiten, testen en het klaarzetten van eten en drinken. Gebruik deze checklist om niets te vergeten, van microfoons en reservebatterijen tot allergenen en ventilatie.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Reservering locatie bevestigen
Muziekrechten controleren
Karaokesysteem reserveren
Zanglijst samenstellen
2 personen
Programma afdrukken
Boodschappen doen
2 personen
Karaokeapparatuur ophalen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes portioneren
3 personen
Allergenen markeren
Locatie openen
2 personen
Ruimte ventileren
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen neerzetten
3 personen
Karaokescherm plaatsen
2 personen
Speakers aansluiten
2 personen
Microfoons testen
2 personen
Zangnummers testen
2 personen
Verlichting instellen
2 personen
Versiering ophangen
3 personen
Buffet klaarzetten
3 personen
Dranken klaarzetten
2 personen
Koffiepunt inrichten
2 personen
Inschrijving klaarzetten
2 personen
Event
Welkomsttafel bemannen
2 personen
Bezoekers verwelkomen
2 personen
Zangverzoeken verzamelen
2 personen
Karaokeprogramma bedienen
2 personen
Zangers aankondigen
Hapjes serveren
2 personen
Koffie en thee schenken
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet aanvullen
2 personen
Glazen en servies ophalen
2 personen
Toiletten controleren
Afvalbakken legen
2 personen
Laatste zangronde aankondigen
Bezoekers uitzwaaien
2 personen
Nazorg
Karaokeapparatuur uitschakelen
2 personen
Buffet afruimen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Ruimte schoonmaken
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
Versiering verwijderen
2 personen
Apparatuur retourneren
2 personen
Geleende spullen terugbrengen
2 personen
Locatie afsluiten
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Tafelsaantal 6
- Stoelenaantal 60
- Buffettafelsaantal 2
- Krukkenaantal 8
- Garderoberekkenaantal 2
- Afvalbakkenaantal 6
Apparatuur
- Karaokescherm
- Karaokespeler
- Speakersaantal 2
- Microfoonsaantal 3
- Microfoonstandaardsaantal 2
- Audiokabelsaantal 4
- Verlengsnoerenaantal 6
- Stekkerdozenaantal 4
- Laptop
- Reservebatterijenaantal 12
Verlichting
- Ledlichtslingersaantal 4
- Ledspotsaantal 4
- Noodverlichtingaantal 2
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 80
- Wijnglazenaantal 30
- Koffiekopjesaantal 30
- Bordenaantal 80
- Besteksetsaantal 80
- Scharenaantal 3
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Koelboxenaantal 4
- Serveerschalenaantal 12
- Serveerbestekaantal 12
- Thermoskannenaantal 4
Decoratie
- Ballonnenaantal 100
- Slingersaantal 8
- Tafelkledenaantal 8
- Podiumbordjesaantal 3
- Naamstickersaantal 80
Schoonmaak
- Emmersaantal 2
- Dweilenaantal 2
- Bezem en blikaantal 2
- Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Catering
- Boodschappen
Tips
- Plan de technische opbouw minimaal 2 uur vóór de eerste gasten. Sluit het karaokescherm, de speakers en microfoons aan en test minstens 5 zangnummers, zodat je problemen met kabels of geluidsinstellingen nog kunt oplossen.
- Maak de zanglijst uiterlijk 3 dagen vooraf. Controleer of de gekozen nummers beschikbaar zijn en druk het programma af; zo hoeven gasten niet steeds bij de laptop of karaokespeler te wachten.
- Test elke microfoon afzonderlijk en leg reservebatterijen klaar. Controleer ook het volume van de speakers voordat de gasten binnenkomen, want een microfoon die tijdens het eerste nummer uitvalt onderbreekt meteen de avond.
- Zet hapjes en drankjes pas klaar nadat de apparatuur is getest. Markeer allergenen zichtbaar en gebruik aparte serveerschalen en serveerbestek, zodat dieetwensen niet verloren gaan tussen de borrelhapjes.
- Houd de ruimte luchtig en overzichtelijk: ventileer vóór opening, plaats afvalbakken op meerdere plekken en zet tafels, stoelen en krukken zo neer dat de looproute naar het karaokescherm vrij blijft.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een karaokeavond organiseren?
- Begin 3 tot 4 weken vooraf met de uitnodigingen, locatie en reservering van het karaokesysteem. Verzamel dieetwensen en maak de zanglijst uiterlijk 3 dagen voor de avond.
- Hoeveel tijd heb ik nodig om karaokeapparatuur op te bouwen?
- Reken op minimaal 2 uur voor het plaatsen van het scherm, aansluiten van speakers en microfoons en het instellen van verlichting. Reserveer daarna nog 30 minuten voor een volledige geluidstest.
- Hoeveel liedjes moet ik klaarzetten voor een karaokeavond?
- Voor een avond van 3 uur heb je ongeveer 45 tot 60 nummers nodig, afhankelijk van de lengte van de liedjes en de tijd tussen optredens. Zet daarnaast een reserve-selectie klaar voor verzoeknummers.
- Wanneer zet ik hapjes en drankjes klaar voor karaoke?
- Koel de dranken enkele uren vooraf en zet het buffet ongeveer 30 minuten vóór aanvang klaar. Portioneer hapjes vooraf en markeer allergenen voordat de eerste gasten binnenkomen.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!