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Karaokeabend organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Karaokeabend steht und fällt mit zwei Dingen: funktionierender Technik und einem klaren Ablauf. Plane zuerst Zu- und Absagen, Ernährungswünsche, Location und Musikrechte; danach kümmerst du dich um Anlage, Liedauswahl und Einkäufe. Am Veranstaltungstag brauchst du genug Zeit für Aufbau, Kabel, Mikrofone und einen vollständigen Gesangstest. Diese Checkliste führt dich Schritt für Schritt durch die Vorbereitung, damit Gäste nicht auf kalte Getränke oder ein stummes Mikrofon warten.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Einladungen verschicken

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Reservierung der Location bestätigen

  • Musikrechte prüfen

  • Karaokeanlage reservieren

  • Gesangsliste zusammenstellen

    2 Personen

  • Programm drucken

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Karaoke-Anlage abholen

    2 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Snacks portionieren

    3 Personen

  • Allergene kennzeichnen

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Raum lüften

  • Tische aufstellen

    3 Personen

  • Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Karaoke-Bildschirm aufstellen

    2 Personen

  • Lautsprecher anschließen

    2 Personen

  • Mikrofone testen

    2 Personen

  • Gesangsnummern testen

    2 Personen

  • Beleuchtung einrichten

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    3 Personen

  • Buffet vorbereiten

    3 Personen

  • Getränke bereitstellen

    2 Personen

  • Kaffeebereich einrichten

    2 Personen

  • Anmeldung vorbereiten

    2 Personen

Event

  • Empfangstisch betreuen

    2 Personen

  • Besucher begrüßen

    2 Personen

  • Gesangswünsche sammeln

    2 Personen

  • Karaoke-Programm bedienen

    2 Personen

  • Sänger ankündigen

  • Snacks servieren

    2 Personen

  • Kaffee und Tee ausschenken

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Buffet auffüllen

    2 Personen

  • Gläser und Geschirr abholen

    2 Personen

  • Toiletten kontrollieren

  • Mülleimer leeren

    2 Personen

  • Letzte Gesangsrunde ankündigen

  • Besucher verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Karaoke-Anlage ausschalten

    2 Personen

  • Buffet abräumen

    3 Personen

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Raum reinigen

    3 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    3 Personen

  • Dekoration entfernen

    2 Personen

  • Ausrüstung zurückgeben

    2 Personen

  • Geliehene Sachen zurückbringen

    2 Personen

  • Veranstaltungsort abschließen

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TischeAnz. 6
  • StühleAnz. 60
  • BuffetischeAnz. 2
  • HockerAnz. 8
  • GarderobenständerAnz. 2
  • AbfallbehälterAnz. 6

Ausstattung

  • Karaoke-Bildschirm
  • Karaoke-Player
  • LautsprecherAnz. 2
  • MikrofoneAnz. 3
  • MikrofonständerAnz. 2
  • AudiokabelAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • Laptop
  • ErsatzbatterienAnz. 12

Beleuchtung

  • LED-LichterkettenAnz. 4
  • LED-SpotsAnz. 4
  • NotbeleuchtungAnz. 2

Geschirr

  • Wiederverwendbare BecherAnz. 80
  • WeingläserAnz. 30
  • KaffeetassenAnz. 30
  • TellerAnz. 80
  • BestecksetsAnz. 80
  • ScherenAnz. 3

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • KühlboxenAnz. 4
  • ServierschalenAnz. 12
  • ServierbesteckAnz. 12
  • ThermoskannenAnz. 4

Dekoration

  • BallonsAnz. 100
  • GirlandenAnz. 8
  • TischdeckenAnz. 8
  • BühnenschilderAnz. 3
  • NamensaufkleberAnz. 80

Reinigung

  • EimerAnz. 2
  • WischmopsAnz. 2
  • Besen und KehrblechAnz. 2
  • ReinigungshandschuheAnz. 6

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Bestätige die Location spätestens 7 Tage vorher und kläre, ab wann du hinein kannst. Für Aufbau, Lüften und Dekoration solltest du mindestens 90 Minuten vor dem Eintreffen der Gäste einplanen.
  • Teste Karaoke-Bildschirm, Player, Laptop, Lautsprecher und beide Mikrofone nicht erst vor Ort. Schließe die komplette Anlage einmal vorher an und lege Ersatzbatterien sowie ein zusätzliches Audiokabel bereit.
  • Plane die Liedliste nicht nur nach Musikgeschmack. Stelle mindestens 30 bis 40 Titel mehr zusammen, als voraussichtlich gesungen werden, und drucke die Gesangsnummern für Gäste ohne direkten Bildschirmzugang aus.
  • Kühle Getränke mindestens 4 Stunden vor Beginn. Rechne für die erste Stunde mit 2 bis 3 Getränken pro Person und stelle Wasser sichtbar neben die übrigen Getränke.
  • Kennzeichne Allergene, bevor Snacks auf das Buffet kommen, nicht erst wenn Gäste danach fragen. Portionierte Schalen, Servierbesteck und separate Teller verhindern, dass dieselben Löffel zwischen verschiedenen Speisen wandern.

Häufige Fragen

Wie lange vorher sollte ich einen Karaokeabend planen?
Beginne idealerweise 3 bis 4 Wochen vorher mit Einladungen, Location und Karaokeanlage. Die endgültige Liedliste, Einkäufe und Ernährungswünsche sollten spätestens 7 Tage vor dem Abend feststehen.
Wie viele Lieder brauche ich für einen Karaokeabend?
Plane etwa 8 bis 10 Lieder pro Stunde ein, wenn die Titel durchschnittlich 4 bis 5 Minuten dauern. Für einen dreistündigen Abend sind 30 bis 40 Titel plus 10 bis 15 Ersatzlieder eine praktische Auswahl.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau einer Karaokeanlage?
Für Bildschirm, Player, Laptop, Lautsprecher, Mikrofone und Beleuchtung solltest du 60 bis 90 Minuten einplanen. Rechne zusätzlich 15 Minuten für einen vollständigen Test der Gesangsnummern und der Lautstärke ein.
Wie viele Getränke brauche ich für einen Karaokeabend?
Kalkuliere für die erste Stunde 2 bis 3 Getränke pro Person und danach ungefähr 1 Getränk pro Stunde. Stelle zusätzlich jederzeit Wasser bereit und kühle die Getränke mindestens 4 Stunden vor Beginn.

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