Kajakwedstrijd organiseren: checklist en planning

Een kajakwedstrijd organiseren vraagt meer dan een route en een starttijd. Je moet de locatie en wedstrijdformule vastleggen, het parcours veilig uitzetten en toezichthouders en veiligheidsboten regelen. Daarna volgen inschrijvingen, startgroepen, nummers en duidelijke deelnemersinformatie. In de laatste dagen controleer je het weer, inspecteer je de route opnieuw en leg je materiaal, EHBO, catering en scorekaarten klaar. Met deze checklist werk je van de eerste reservering naar een overzichtelijke wedstrijddag.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Wedstrijdlocatie reserveren
Wedstrijdformule bepalen
2 personen
Wedstrijdroute uitzetten
3 personen
Veiligheidsplan opstellen
2 personen
Toezichthouders vastleggen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldformulier openen
Deelnemersinformatie publiceren
Inschrijvingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Startgroepen samenstellen
2 personen
Startnummers toewijzen
2 personen
Route opnieuw inspecteren
3 personen
Weersverwachting controleren
Deelnemerslijst afdrukken
Startlijsten afdrukken
Certificaten voorbereiden
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Sportmateriaal controleren
3 personen
EHBO-materiaal controleren
Dranken koelen
2 personen
Wedstrijdkleding klaarleggen
2 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Broodjes voorbereiden
4 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Registratietafel inrichten
2 personen
Cateringtafel inrichten
2 personen
Parcoursboeien plaatsen
4 personen
Start- en finishlijn plaatsen
3 personen
Veiligheidsboten positioneren
3 personen
Communicatieradio's testen
2 personen
Geluidstest uitvoeren
2 personen

Event

Deelnemers ontvangen
4 personen
Startnummers uitdelen
3 personen
Kajaks en peddels uitgeven
4 personen
Reddingsvesten controleren
3 personen
Veiligheidsbriefing geven
3 personen
Deelnemers naar de start begeleiden
4 personen
Eerste manche starten
5 personen
Tweede manche starten
5 personen
Derde manche starten
5 personen
Finishtijden registreren
3 personen
Deelnemers uit het water helpen
4 personen
Dranken serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Broodjes serveren
3 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Uitslagen controleren
2 personen
Prijsuitreiking voorbereiden
2 personen
Winnaars bekendmaken
2 personen
Prijzen uitreiken
2 personen
Deelnemers informeren over vertrek

Nazorg

Kajaks naar opslag brengen
4 personen
Parcoursboeien verwijderen
4 personen
Veiligheidsboten leegmaken
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Cateringtafel schoonmaken
2 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Afval afvoeren
2 personen
Materiaal inventariseren
2 personen
Kajaks en peddels reinigen
3 personen
Reddingsvesten laten drogen
2 personen
Gehuurd materiaal retourneren
2 personen
Uitslagen publiceren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Sportmateriaal

Kajaksaantal 24
Kajakpeddelsaantal 28
Reddingsvestenaantal 30
Reservepeddelsaantal 6
Parcoursboeienaantal 12
Ankersaantal 12
Ankerlijnenaantal 12
Startlijn
Finishlijn
Veiligheidsbotenaantal 2
Werplijnenaantal 4
Reddingsboeienaantal 4
Fluitjesaantal 12
Startnummersaantal 80
Startnummerhoudersaantal 80
Medaillelintenaantal 10
Medaillesaantal 10
Certificatenaantal 80
Stopwatchesaantal 4
Meetlint
Markeerstiftenaantal 12
Waterdichte scorekaartenaantal 30

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Reddingsdekensaantal 12
Veiligheidshelmenaantal 8
Reflecterende hesjesaantal 15
Zaklampenaantal 8

Apparatuur

Communicatieradio'saantal 10
Megafonenaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Microfoon
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Powerbanksaantal 6
Koelboxenaantal 6

Meubilair

Partytentenaantal 3
Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 40
Barkrukkenaantal 6
Kledingrekkenaantal 2
Kapstokkenaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Koffiekopjesaantal 60
Schenkkanaantal 6

Keuken

Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Serveerbladenaantal 8
Tangenaantal 6
Thermoskannenaantal 6
Flessenopenersaantal 3
Koelelementenaantal 24

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Lichtsnoerenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Afvalgrijpersaantal 2
Schoonmaakemmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Handzeepdispensersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer de wedstrijdlocatie voordat je de uitnodigingen verstuurt. Controleer meteen of je start- en finishlijn, parcoursboeien, ankers en ankerlijnen mag plaatsen en waar veiligheidsboten kunnen varen.
Maak het veiligheidsplan vóór je deelnemers indeelt. Leg per deel van de route vast wie toezicht houdt, hoe toezichthouders elkaar bereiken en waar werplijnen, reddingsboeien en EHBO-koffers liggen.
Publiceer deelnemersinformatie zodra het aanmeldformulier openstaat. Vermeld de wedstrijdformule, route, starttijd, benodigde wedstrijdkleding en uiterste inschrijfdatum, zodat je dieetwensen en bijzonderheden op tijd verzamelt.
Stel startgroepen pas samen nadat de inschrijvingen zijn verwerkt. Wijs daarna startnummers toe en druk zowel de deelnemerslijst als de startlijsten af; neem waterdichte scorekaarten en reservepennen mee.
Plan de laatste materiaalcontrole uiterlijk één dag voor de race. Test stopwatches, communicatieradio's, megafonen en luidsprekers, koel de dranken en bereid koffie, thee en broodjes pas zo laat mogelijk voor.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een kajakwedstrijd organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met de locatie, wedstrijdformule en veiligheidsafspraken. Open daarna de inschrijving en houd de laatste 7 dagen vrij voor route-inspectie, materiaalcontrole en startlijsten.
Welke veiligheidsmaterialen heb ik nodig voor een kajakwedstrijd?: Reken minimaal op reddingsvesten, veiligheidsboten, werplijnen, reddingsboeien, fluitjes en EHBO-koffers. Voeg reddingsdekens, veiligheidshelmen, reflecterende hesjes en communicatieradio's toe volgens je route en veiligheidsplan.
Wanneer moet ik de kajakwedstrijdroute uitzetten?: Zet de route vooraf uit en inspecteer haar opnieuw in de laatste 24 tot 48 uur vóór de wedstrijd. Controleer dan vooral de ligging van parcoursboeien, ankers, ankerlijnen, startlijn en finishlijn.
Wat moet ik de dag voor een kajakwedstrijd klaarleggen?: Leg kajaks, peddels, reservepeddels, reddingsvesten, startnummers, medailles en certificaten klaar. Druk ook de deelnemers- en startlijsten af, controleer het weer en koel de dranken uiterlijk de avond ervoor.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.