Organiser une course de kayak sans rien oublier

Une course de kayak demande de coordonner le parcours, les départs, la sécurité sur l’eau et l’accueil des participants. Commence par réserver le lieu et définir la formule, puis ouvre les inscriptions avant de répartir les bénévoles. La dernière semaine sert surtout à vérifier la météo, réinspecter l’itinéraire et contrôler le matériel. Cette checklist regroupe les 68 tâches et 62 fournitures du plan, dans l’ordre où elles doivent être préparées.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver le lieu du concours
Définir la formule de la compétition
2 personnes
Tracer le parcours de la compétition
3 personnes
Élaborer le plan de sécurité
2 personnes
Mettre en place les superviseurs
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Publier les informations des participants
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Répartir les bénévoles
2 personnes
Former les groupes de départ
2 personnes
Attribuer les numéros de départ
2 personnes
Réinspecter l'itinéraire
3 personnes
Vérifier les prévisions météo
Imprimer la liste des participants
Imprimer les listes de départ
Préparer les certificats
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Vérifier le matériel sportif
3 personnes
Vérifier le matériel de premiers secours
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les tenues de compétition
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Préparer les sandwichs
4 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Installer la table d'inscription
2 personnes
Installer la table traiteur
2 personnes
Installer les bouées du parcours
4 personnes
Installer les lignes de départ et d'arrivée
3 personnes
Positionner les bateaux de sécurité
3 personnes
Tester les radios de communication
2 personnes
Effectuer un test sonore
2 personnes

Événement

Accueillir les participants
4 personnes
Distribuer les dossards
3 personnes
Distribuer les kayaks et les pagaies
4 personnes
Vérifier les gilets de sauvetage
3 personnes
Donner le briefing de sécurité
3 personnes
Accompagner les participants au départ
4 personnes
Lancer la première manche
5 personnes
Lancer le deuxième tour
5 personnes
Lancer la troisième manche
5 personnes
Enregistrer les temps d’arrivée
3 personnes
Aider les participants à sortir de l'eau
4 personnes
Servir les boissons
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir des sandwiches
3 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les résultats
2 personnes
Préparer la remise des prix
2 personnes
Annonce des gagnants
2 personnes
Remettre les prix
2 personnes
Informer les participants du départ

Suivi

Ranger les kayaks au stockage
4 personnes
Retirer les bouées du parcours
4 personnes
Vider les bateaux de sécurité
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Démonter les tentes de fête
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer la table traiteur
2 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Évacuer les déchets
2 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Nettoyer les kayaks et les pagaies
3 personnes
Faire sécher les gilets de sauvetage
2 personnes
Retourner le matériel loué
2 personnes
Publier les résultats

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Matériel de sport

Kayaksqté 24
Pagaies de kayakqté 28
Gilets de sauvetageqté 30
Pagaies de rechangeqté 6
Bouées de parcoursqté 12
Ancresqté 12
Lignes d’ancrageqté 12
Ligne de départ
Ligne d’arrivée
Bateaux de sécuritéqté 2
Lignes de lancerqté 4
Bouées de sauvetageqté 4
Siffletsqté 12
Numéros de départqté 80
Porte-dossardsqté 80
Rubans de médailleqté 10
Médaillesqté 10
Certificatsqté 80
Chronomètresqté 4
Mètre ruban
Marqueursqté 12
Cartes de score imperméablesqté 30

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Couvertures de survieqté 12
Casques de sécuritéqté 8
Gilets réfléchissantsqté 15
Lampes de pocheqté 8

Équipement

Radios de communicationqté 10
Mégaphonesqté 2
Haut-parleursqté 2
Microphone
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Batteries externesqté 6
Glacièresqté 6

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tablesqté 8
Chaisesqté 40
Tabourets de barqté 6
Portants à vêtementsqté 2
Porte-manteauxqté 4

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Tasses à caféqté 60
Carafeqté 6

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Plateaux de serviceqté 8
Pincesqté 6
Thermosqté 6
Tire-bouchonsqté 3
Pains de glaceqté 24

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 8
Pinces à déchetsqté 2
Seaux de nettoyageqté 4
Serpillièresqté 4
Sets de balaiqté 3
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4

Catering

Courses

Conseils

Définis la formule et le parcours avant d’ouvrir les inscriptions : les participants doivent connaître la distance, les groupes de départ et les règles de sécurité dès le formulaire.
Prévois un responsable sécurité pour chaque zone sensible et confirme les bateaux de sécurité, les gilets de sauvetage, les radios et les trousses de premiers secours au plus tard la veille.
Ferme les inscriptions assez tôt pour traiter les besoins alimentaires, former les groupes de départ et attribuer les numéros sans modifier les listes au dernier moment.
Réinspecte l’itinéraire et vérifie les prévisions météo dans les 24 à 48 heures précédant la course. Un changement de niveau d’eau ou de vent peut imposer une adaptation du parcours.
Prépare les boissons fraîches, le café, le thé et les sandwichs avant l’arrivée des premiers concurrents. Imprime aussi les listes de départ, la liste des participants et les certificats la veille.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une course de kayak ?: Prévois au minimum 6 à 8 semaines pour réserver le lieu, définir le parcours, ouvrir les inscriptions et recruter les bénévoles. Garde les 7 derniers jours pour le contrôle du matériel, les impressions et la vérification de la météo.
Quand faut-il vérifier la météo pour une course de kayak ?: Consulte les prévisions une première fois environ 7 jours avant l’événement, puis fais une vérification finale 24 à 48 heures avant le départ. Contrôle aussi les conditions le matin même avant d’autoriser la mise à l’eau.
Quel matériel de sécurité prévoir pour une course de kayak ?: Prévois au minimum des gilets de sauvetage, des bateaux de sécurité, des lignes de lancer, des bouées de sauvetage, des sifflets et des trousses de premiers secours. Ajoute des radios de communication et des gilets réfléchissants pour coordonner les superviseurs.
Quand fermer les inscriptions à une course de kayak ?: Ferme-les idéalement 7 à 10 jours avant la course afin de traiter les informations des participants, les besoins alimentaires et les groupes de départ. Ce délai laisse aussi le temps d’imprimer les numéros et les listes définitives.

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