Checklist voor een juridisch congres organiseren

Een juridisch congres vraagt om een strakke volgorde: leg eerst datum, programma en locatie vast en werk daarna naar sprekers, inschrijving en uitvoering toe. Reserveer techniek vroeg genoeg en controleer presentaties niet pas op de ochtend zelf. Denk ook aan dieetwensen, parkeerinformatie, naamkaartjes en back-ups van alle slides. Met deze checklist houd je de voorbereiding van het eerste besluit tot de laatste controle overzichtelijk.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
2 personen
Locatie reserveren
Sprekers vastleggen
2 personen
Dagvoorzitter vastleggen
Programma opstellen
2 personen
Uitnodigingen opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldformulier openen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Sprekersinformatie verzamelen
Presentaties opvragen
Catering reserveren
Techniek reserveren
Parkeerinformatie versturen
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
Deelnemerslijst controleren
Badgegegevens afdrukken
Programmafolders afdrukken
2 personen
Sprekersslides controleren
2 personen
Cateringhoeveelheden bevestigen
Boodschappenlijst controleren
Boodschappen doen
2 personen
Materialen verzamelen
2 personen
Presentaties back-uppen
Draaiboek afdrukken

Event

Locatie openen
2 personen
Ruimtes controleren
2 personen
Stoelen opstellen
4 personen
Tafels opstellen
3 personen
Registratiebalie inrichten
2 personen
Podium en spreektafel plaatsen
3 personen
Projector aansluiten
2 personen
Microfoons aansluiten
2 personen
Presentaties testen
2 personen
Verlichting controleren
bewegwijzering ophangen
2 personen
Programmafolders klaarleggen
2 personen
Naamkaartjes klaarleggen
2 personen
Koffie en thee voorbereiden
3 personen
Lunchbuffet klaarzetten
4 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Sprekers ontvangen
2 personen
Registratieteam instrueren
Deelnemers registreren
4 personen
Welkomstdrank serveren
3 personen
Openingswoord begeleiden
2 personen
Presentaties technisch ondersteunen
2 personen
Koffiepauze serveren
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Vragen uit de zaal begeleiden
Lunchbuffet serveren
4 personen
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
Buffet tussentijds aanvullen
3 personen
Servies naar afwaspunt brengen
2 personen
Avondsessie technisch begeleiden
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Netwerkborrel klaarzetten
3 personen
Borrelhapjes serveren
3 personen
Afsluiting begeleiden
2 personen
Deelnemers uitgeleiden
2 personen

Nazorg

Apparatuur uitschakelen
2 personen
Materialen verzamelen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval verzamelen
2 personen
Zalen opruimen
4 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Techniek controleren
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Overgebleven catering opslaan
2 personen
Deelnemerslijst archiveren
Sprekersbedankingen versturen
Presentaties veilig opslaan
Deelnemersinformatie nasturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 90
Tafelsaantal 14
Registratietafelaantal 2
Spreektafel
Podiumdelenaantal 4
Krukkenaantal 4

Apparatuur

Beameraantal 2
Projectieschermaantal 2
Laptopaantal 2
HDMI-kabelsaantal 4
HDMI-adaptersaantal 4
Draadloze microfoonsaantal 4
Microfoonstandaardsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Audiomixer
Presentatieklikkeraantal 2
Stekkerdozenaantal 8
Verlengkabelsaantal 8
Gaffer tapeaantal 4
USB-sticksaantal 4
Wifi-hotspot

Servies

Koffiekopjesaantal 100
Waterglazenaantal 120
Wijnglazenaantal 100
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Serveerbordenaantal 12
Serveertangenaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Thermoskannenaantal 6
Warmhoudbakkenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Serveerschalenaantal 12
Opslagbakkenaantal 12
Keukenweegschaal

Decoratie

Bedrijfsvlaggenaantal 4
Tafelkleedsetsaantal 14
Naambadgehoudersaantal 100
Badgekoordenaantal 100
Menustandaardsaantal 10
Wegwijzerbordenaantal 12
Pijlenstickersaantal 30
Flip-overbordenaantal 3
Flip-overpapieraantal 6
Markeerstiftenaantal 12
Balpennenaantal 120
Notitieblokkenaantal 100

Verlichting

LED-staande lampenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 10
Bezemaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Microvezeldoekenaantal 20

Catering

Boodschappen

Tips

Leg datum, locatie en programma eerst vast. Plan daarna de sprekers en dagvoorzitter, zodat uitnodigingen met een betrouwbaar programma kunnen worden verstuurd.
Open het aanmeldformulier zodra het programma voldoende staat en verwerk aanmeldingen doorlopend. Verzamel dieetwensen niet pas bij de cateringbestelling, maar neem ze mee zodra iemand zich inschrijft.
Vraag presentaties vooraf op en controleer de slides vóór de congresdag. Bewaar minimaal één back-up op een USB-stick en test laptop, beamer, scherm, HDMI-kabels en adapters samen.
Bevestig cateringhoeveelheden nadat de deelnemerslijst is gecontroleerd. Stem het aantal borden, besteksets, kopjes en glazen af op het definitieve aantal deelnemers en de geplande eet- en drinkmomenten.
Stuur parkeerinformatie vóór het congres mee met de praktische deelnemersinformatie. Controleer op de dag zelf eerst de registratietafel, badges, programmamappen, microfoons en verlengkabels voordat deelnemers binnenkomen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een juridisch congres organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 9 maanden vooraf met datum, locatie en programma. Leg sprekers en dagvoorzitter daarna zo snel mogelijk vast, zodat uitnodigingen en aanmeldingen tijdig kunnen starten.
Wanneer moet ik sprekersslides voor een juridisch congres opvragen?: Vraag de presentaties uiterlijk 7 dagen voor het congres op. Controleer de bestanden daarna op formaat en volledigheid en zet een back-up klaar op een USB-stick en laptop.
Hoeveel dagen voor het congres moet ik de catering bevestigen?: Bevestig aantallen en dieetwensen uiterlijk 5 werkdagen vooraf. Gebruik daarvoor de gecontroleerde deelnemerslijst, zodat je niet alleen op het aantal voorlopige aanmeldingen bestelt.
Wanneer moet ik naamkaartjes en programmamappen maken?: Maak de badgegegevens en programmamappen zodra de inschrijving sluit, meestal 3 tot 5 werkdagen voor het congres. Controleer daarna de deelnemerslijst nog één keer voordat je alles afdrukt.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.