Checkliste für den juristischen Kongress

Ein juristischer Kongress steht und fällt mit einem klaren Programm, verlässlichen Referenten und reibungsloser Technik. Plane zuerst Datum, Ort und Ablauf, bevor Einladungen und Anmeldungen starten. Danach folgen Teilnehmerdaten, Präsentationen, Catering und die Ausstattung vor Ort. Diese Checkliste führt dich durch die Vorbereitung bis zum Veranstaltungstag und hilft dir, typische Engpässe bei Namensschildern, Slides, Kabeln und Verpflegung rechtzeitig zu vermeiden.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Programm festlegen
2 Personen
Location reservieren
Referenten festlegen
2 Personen
Moderation festlegen
Programm erstellen
2 Personen
Einladungen erstellen
2 Personen
Einladungen verschicken
Anmeldeformular öffnen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Sprecherinformationen sammeln
Präsentationen anfordern
Catering reservieren
Technik reservieren
Parkinformationen versenden
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
Teilnehmerliste prüfen
Badgedaten drucken
Programmhefte drucken
2 Personen
Referentenslides prüfen
2 Personen
Cateringmengen bestätigen
Einkaufsliste prüfen
Einkaufen gehen
2 Personen
Materialien zusammenstellen
2 Personen
Präsentationen sichern
Drehbuch ausdrucken

Event

Location öffnen
2 Personen
Räume kontrollieren
2 Personen
Stühle aufstellen
4 Personen
Tische aufstellen
3 Personen
Registrierungstheke einrichten
2 Personen
Bühne und Rednerpult aufstellen
3 Personen
Projektor anschließen
2 Personen
Mikrofone anschließen
2 Personen
Präsentationen testen
2 Personen
Beleuchtung kontrollieren
Beschilderung aufhängen
2 Personen
Programmhefte auslegen
2 Personen
Namensschilder bereitlegen
2 Personen
Kaffee und Tee vorbereiten
3 Personen
Mittagsbuffet aufbauen
4 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Referenten empfangen
2 Personen
Registrierungsteam einweisen
Teilnehmer registrieren
4 Personen
Begrüßungsgetränk servieren
3 Personen
Eröffnungsrede moderieren
2 Personen
Präsentationen technisch unterstützen
2 Personen
Kaffeepause servieren
4 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Fragen aus dem Publikum moderieren
Mittagsbuffet servieren
4 Personen
Diätmahlzeiten ausgeben
2 Personen
Buffet zwischendurch auffüllen
3 Personen
Geschirr zur Spülstelle bringen
2 Personen
Abendsession technisch betreuen
2 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Netzwerkempfang vorbereiten
3 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Abschluss begleiten
2 Personen
Teilnehmer verabschieden
2 Personen

Nachbereitung

Geräte ausschalten
2 Personen
Materialien zusammenstellen
3 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Abfall sammeln
2 Personen
Säle aufräumen
4 Personen
Location reinigen
3 Personen
Technik prüfen
2 Personen
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
Übrig gebliebenes Catering einlagern
2 Personen
Teilnehmerliste archivieren
Danksagungen an Referenten versenden
Präsentationen sicher speichern
Teilnehmerinformationen nachsenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

StühleAnz. 90
TischeAnz. 14
RegistrierungstischAnz. 2
Rednertisch
BühnenelementeAnz. 4
HockerAnz. 4

Ausstattung

BeamerAnz. 2
ProjektionsleinwandAnz. 2
LaptopAnz. 2
HDMI-KabelAnz. 4
HDMI-AdapterAnz. 4
FunkmikrofoneAnz. 4
MikrofonständerAnz. 2
LautsprecherAnz. 2
Audiomischpult
PräsentationsklickerAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8
Gaffer TapeAnz. 4
USB-SticksAnz. 4
WLAN-Hotspot

Geschirr

KaffeetassenAnz. 100
WassergläserAnz. 120
WeingläserAnz. 100
TellerAnz. 120
BestecksetsAnz. 120
ServiertellerAnz. 12
ServierzangenAnz. 8

Küche

KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 3
ThermoskannenAnz. 6
WarmhaltebehälterAnz. 6
KühlboxenAnz. 4
SchneidebretterAnz. 4
KochmesserAnz. 4
ServierschalenAnz. 12
AufbewahrungsboxenAnz. 12
Küchenwaage

Dekoration

FirmenflaggenAnz. 4
TischdeckensetsAnz. 14
NamensschildhalterAnz. 100
Bändchen für NamensschilderAnz. 100
MenükartenständerAnz. 10
Wegweiser-SchilderAnz. 12
PfeilaufkleberAnz. 30
FlipchartsAnz. 3
Flipchart-PapierAnz. 6
MarkerAnz. 12
KugelschreiberAnz. 120
NotizblöckeAnz. 100

Beleuchtung

LED-StehlampenAnz. 4

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 10
BesenAnz. 2
Handfeger und KehrblechAnz. 2
WischmopsAnz. 3
EimerAnz. 3
ReinigungshandschuheAnz. 8
MikrofasertücherAnz. 20

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Programm, Moderation und Referenten fest, bevor du die Einladungen verschickst. So können Teilnehmer von Anfang an mit belastbaren Uhrzeiten und Themen planen.
Fordere die Präsentationen spätestens 7 Tage vor dem Kongress an und prüfe sie anschließend auf Format, Schriftgröße und technische Kompatibilität. Sichere alle Dateien zusätzlich auf mindestens 2 USB-Sticks.
Schließe die Anmeldung nicht erst am Veranstaltungstag ab: Prüfe Teilnehmerliste, Ernährungswünsche und Namensschild-Daten mindestens 3 Tage vorher. Drucke einige leere Ersatzschilder für kurzfristige Änderungen.
Bestätige die Cateringmengen 2 bis 3 Tage vor dem Kongress anhand der aktuellen Anmeldungen. Plane Getränke für die Pausen und prüfe neben Tassen und Gläsern auch Teller, Besteck und Servierutensilien.
Teste Beamer, Leinwand, Laptop, HDMI-Adapter, Mikrofone und Lautsprecher vor dem Einlass. Lege Verlängerungskabel, Gaffer Tape und einen WLAN-Hotspot griffbereit an den Technikplatz, statt sie erst bei einem Ausfall zu suchen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen juristischen Kongress organisieren?: Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Location, Programm und Referenten. Technik, Catering und Einladungen sollten spätestens 4 bis 6 Wochen vor dem Termin feststehen.
Wann müssen die Referenten ihre Präsentationen abgeben?: Setze eine Frist von mindestens 7 Tagen vor dem Kongress. So bleibt Zeit, Dateien zu prüfen, auf dem Laptop zu testen und eine Sicherung auf USB-Sticks anzulegen.
Wann sollte die Teilnehmerliste für den Kongress geprüft werden?: Prüfe die Liste, Ernährungswünsche und Namensschild-Daten spätestens 3 Tage vor Beginn. Änderungen am Veranstaltungstag lassen sich dann mit Ersatzschildern und einer gedruckten Zusatzliste auffangen.
Wie lange vorher muss man das Catering für einen juristischen Kongress bestätigen?: Bestätige die Mengen 2 bis 3 Tage vorher anhand der aktuellen Anmeldezahlen. Berücksichtige dabei nicht nur Essen, sondern auch Kaffee, Wasser, Gläser, Tassen, Teller und Besteck.

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