Checklist pour organiser un congrès juridique

Un congrès juridique demande une coordination précise entre le programme, les intervenants, les inscriptions et la logistique sur place. Commencez par fixer la date, réserver le lieu et confirmer les intervenants, puis structurez le programme avant d’ouvrir les inscriptions. Les détails souvent traités trop tard sont les besoins alimentaires, les présentations, les badges et la compatibilité du matériel audiovisuel. Cette checklist rassemble les 74 tâches et 59 fournitures à prévoir, dans l’ordre de préparation.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Réserver le lieu
Confirmer les intervenants
2 personnes
Définir le maître de cérémonie
Élaborer le programme
2 personnes
Rédiger les invitations
2 personnes
Envoyer les invitations
Ouvrir le formulaire d’inscription
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Rassembler les informations sur les intervenants
Demander les présentations
Réserver le catering
Réserver la technique
Envoyer les infos de parking
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Vérifier la liste des participants
Imprimer les informations des badges
Imprimer les programmes
2 personnes
Vérifier les slides des intervenants
2 personnes
Confirmer les quantités de traiteur
Vérifier la liste des courses
Faire les courses
2 personnes
Rassembler le matériel
2 personnes
Sauvegarder les présentations
Imprimer le déroulé

Événement

Ouvrir le lieu
2 personnes
Vérifier les espaces
2 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Installer la scène et le pupitre
3 personnes
Brancher le projecteur
2 personnes
Brancher les microphones
2 personnes
Tester les présentations
2 personnes
Vérifier l'éclairage
Installer la signalisation
2 personnes
Préparer les brochures du programme
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Préparer le café et le thé
3 personnes
Mettre en place le buffet du déjeuner
4 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Accueillir les intervenants
2 personnes
Briefer l'équipe d'inscription
Enregistrer les participants
4 personnes
Servir la boisson de bienvenue
3 personnes
Accompagner le discours d'ouverture
2 personnes
Assurer le support technique des présentations
2 personnes
Servir la pause-café
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Animer les questions de la salle
Servir le buffet du déjeuner
4 personnes
Servir les repas diététiques
2 personnes
Réapprovisionner le buffet entre-temps
3 personnes
Apporter la vaisselle au point de lavage
2 personnes
Encadrer techniquement la séance du soir
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Installer le cocktail de réseautage
3 personnes
Servir les amuse-bouches
3 personnes
Encadrer la clôture
2 personnes
Reconduire les participants
2 personnes

Suivi

Éteindre l’équipement
2 personnes
Rassembler le matériel
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Ranger les salles
4 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Vérifier la technique
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Stocker la restauration restante
2 personnes
Archiver la liste des participants
Envoyer les remerciements aux intervenants
Stocker les présentations en lieu sûr
Renvoyer les informations aux participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 90
Tablesqté 14
Table d'inscriptionqté 2
Table de prise de parole
Éléments de podiumqté 4
Tabouretsqté 4

Équipement

Vidéoprojecteurqté 2
Écran de projectionqté 2
Ordinateur portableqté 2
Câbles HDMIqté 4
Adaptateurs HDMIqté 4
Microphones sans filqté 4
Pieds de microqté 2
Haut-parleursqté 2
Mixeur audio
Cliqueur de présentationqté 2
Multiprisesqté 8
Rallongesqté 8
Ruban gafferqté 4
Clés USBqté 4
Hotspot Wi-Fi

Vaisselle

Tasses à caféqté 100
Verres à eauqté 120
Verres à vinqté 100
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Assiettes de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Thermosqté 6
Bacs de maintien au chaudqté 6
Glacièresqté 4
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Plateaux de serviceqté 12
Bacs de rangementqté 12
Balance de cuisine

Décoration

Drapeaux d'entrepriseqté 4
Sets de nappesqté 14
Supports de badges nominatifsqté 100
Cordons pour badgesqté 100
Supports de menuqté 10
Panneaux directionnelsqté 12
Autocollants flèchesqté 30
Chevalets de conférenceqté 3
Papier pour chevaletqté 6
Marqueursqté 12
Stylos à billeqté 120
Blocs-notesqté 100

Éclairage

Lampadaires LEDqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 10
Balaiqté 2
Balayette et pelleqté 2
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Gants de nettoyageqté 8
Chiffons microfibresqté 20

Catering

Courses

Conseils

Bloquez la date et le programme avant d’envoyer les invitations : prévoyez aussi le temps de confirmer les intervenants et le maître de cérémonie. Un programme provisoire permet d’ouvrir les inscriptions sans attendre la version définitive.
Ouvrez le formulaire d’inscription dès que les informations essentielles sont fixées. Demandez dès ce moment les besoins alimentaires, puis arrêtez les quantités du traiteur après vérification de la liste des participants.
Demandez les présentations plusieurs jours avant le congrès et testez chaque fichier sur l’ordinateur prévu. Vérifiez notamment les câbles HDMI, les adaptateurs, le vidéoprojecteur, le son et le cliqueur.
Préparez les badges à partir d’une liste vérifiée, plutôt que de les imprimer trop tôt. Imprimez également les programmes et envoyez les informations de parking avant l’arrivée des participants.
Faites une répétition technique dans la salle avant l’ouverture : testez les microphones sans fil, les haut-parleurs, les multiprises et les rallonges. Gardez les présentations sauvegardées sur une clé USB et prévoyez un hotspot Wi-Fi en secours.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un congrès juridique ?: Commencez au moins 12 semaines avant la date prévue pour réserver le lieu, confirmer les intervenants et construire le programme. Ouvrez ensuite les inscriptions dès que les informations indispensables sont stabilisées.
Quand envoyer les invitations à un congrès juridique ?: Envoyez les invitations environ 8 semaines avant le congrès, avec la date, le lieu, le programme provisoire et le lien d’inscription. Prévoyez une relance 3 à 4 semaines avant l’événement.
Quand confirmer le traiteur pour un congrès juridique ?: Confirmez les quantités du traiteur 7 à 10 jours avant le congrès, après avoir vérifié les inscriptions et les besoins alimentaires. Gardez une petite marge pour les changements de dernière minute.
Combien de temps avant faut-il tester la technique d’un congrès ?: Effectuez un test complet au moins 24 heures avant l’accueil du public, puis une vérification rapide le matin même. Testez chaque présentation, les microphones, le son, la projection et les adaptateurs utilisés.

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