Juniorenkoers organiseren: complete checklist

Een juniorenkoers vraagt meer voorbereiding dan alleen een parcours en een starttijd. Regel eerst de locatie, vergunning, verzekering en verkeersmaatregelen; daarna volgen inschrijvingen, jury, EHBO en vrijwilligers. In de laatste week controleer je startlijsten, wedstrijdmateriaal en boodschappen. Op de wedstrijddag draait alles om een veilige opbouw, duidelijke communicatie en een laatste parcourscontrole voordat de eerste deelnemers vertrekken.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Wedstrijdlocatie vastleggen
2 personen
Wedstrijdvergunning aanvragen
Parcours voorlopig uitzetten
3 personen
Verkeersplan opstellen
2 personen
Verkeersregelaars inplannen
Jury en tijdwaarneming boeken
EHBO-bezetting vastleggen
Verzekeringsdekking controleren
Inschrijfformulier publiceren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Startlijsten samenstellen
2 personen
Deelnemersinformatie versturen
Vrijwilligersbriefing voorbereiden
2 personen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Wedstrijdmateriaal controleren
2 personen
Fietsenrekken klaarzetten
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Parcours opnieuw controleren
3 personen
Verkeersmaatregelen plaatsen
6 personen
Start- en finishboog opbouwen
4 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Inschrijftafel inrichten
2 personen
Jurytafel inrichten
2 personen
Cateringpunt inrichten
3 personen
Geluidsinstallatie testen
2 personen
Stroomvoorziening controleren
2 personen
Parcoursmarkering aanbrengen
4 personen
Bochtmarkeringen plaatsen
3 personen
Startnummers klaarleggen
2 personen
EHBO-materiaal klaarleggen
2 personen
Vrijwilligers instrueren
3 personen

Event

Inschrijving openen
3 personen
Startnummers uitdelen
2 personen
Licenties en gegevens controleren
2 personen
Renners naar start begeleiden
3 personen
Publiek langs parcours instrueren
4 personen
Startsein geven
2 personen
Wedstrijdverloop registreren
3 personen
Rondebord bedienen
Parcours beveiligen
8 personen
Verkeer tegenhouden
8 personen
Finishdoorkomsten noteren
3 personen
Renners opvangen
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Broodjes en fruit serveren
3 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Incidenten registreren
Uitslag controleren
2 personen
Prijzen klaarzetten
2 personen
Prijsuitreiking begeleiden
4 personen
Laatste mededelingen doen
Parcours vrijgeven
4 personen

Nazorg

Verkeersmaterialen verwijderen
6 personen
Start- en finishboog afbreken
4 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Meubilair verzamelen
4 personen
Servies en materialen afwassen
3 personen
Cateringpunt schoonmaken
3 personen
Parcours schoonmaken
5 personen
Afval verzamelen
4 personen
Locatie opleveren
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Uitslag publiceren
Deelnemers bedanken
Vergunningstukken archiveren
Onkosten en facturen verwerken
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Inklaptafelsaantal 10
Stoelenaantal 40
Fietsenrekkenaantal 8
Afvalbakkenaantal 8

Apparatuur

Geluidsinstallatie
Microfoonsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 4
Koelboxenaantal 6
Stopwatchesaantal 4
Portofoonsaantal 10

Sportmateriaal

Startnummersaantal 120
Nummerhoudersaantal 120
Rondebord
Podiumblokkenaantal 3
Wedstrijdbellenaantal 2
Reservefietspompenaantal 3
Bandenlichtersaantal 6
Reserve binnenbandenaantal 12
Fietsgereedschapssetsaantal 2

Verkeer en veiligheid

Dranghekkenaantal 40
Verkeerskegelsaantal 40
Afzetlintaantal 8
Verkeersbordenaantal 20
Pionnenaantal 30
Veiligheidshesjesaantal 25
Stopbordenaantal 12
Zaklampenaantal 8

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Reddingsdekensaantal 12
Wegwerphandschoenenaantal 2
Handdesinfectieaantal 4

Jury en registratie

Startlijstenaantal 20
Uitslagformulierenaantal 20
Klembordenaantal 8
Pennenaantal 30
Markeerstiftenaantal 10
Printer
Printerpapieraantal 2
Tijdwaarnemingsbladenaantal 50

Decoratie

Startfinishbanierenaantal 2
Vlaggenaantal 20
Podiumlintenaantal 3

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Koffiekannenaantal 4
Thermoskannenaantal 4
Schenkkannenaantal 6

Keuken

Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Opscheptangenaantal 6
Koelelementenaantal 20
Voedselbakkenaantal 12

Schoonmaak

Afvalzakkenaantal 100
Keukenpapieraantal 12
Schoonmaakdoekenaantal 20
Allesreinigeraantal 4
Afwasmiddelaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Vraag de wedstrijdvergunning vroeg aan en controleer tegelijk de verzekeringsdekking. Plan verkeersregelaars pas definitief in zodra het verkeersplan en parcours zijn goedgekeurd.
Stuur deelnemersinformatie uiterlijk enkele dagen voor de koers. Vermeld starttijd, aanmelden, parcours, startnummers, fietsenrekken en wat deelnemers bij pech kunnen doen.
Plan de vrijwilligersbriefing vóór de opbouw en geef teams een portofoon of duidelijke contactpersoon. Jury, tijdwaarneming, EHBO en verkeersregelaars moeten weten waar ze staan en wie beslist bij wijzigingen.
Controleer het wedstrijdmateriaal de dag vóór de koers: stopwatch, wedstrijdbellen, rondebord, startnummers en nummerhouders. Leg ook reservefietspompen, bandenlichters, binnenbanden en fietsgereedschap klaar.
Bouw op de wedstrijddag eerst de verkeersmaatregelen en het parcours op, daarna start- en finishboog, partytenten, tafels en stoelen. Koel dranken pas nadat de koelboxen op hun definitieve plek staan en houd verlengkabels buiten looproutes.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een juniorenkoers organiseren?: Begin bij voorkeur minimaal 8 tot 12 weken vooraf. In die periode regel je locatie, vergunning, verzekering, parcours, verkeersplan, jury, EHBO en de inschrijving; reserveer de laatste week voor controles en briefing.
Wanneer vraag ik een vergunning aan voor een juniorenkoers?: Vraag de vergunning aan zodra de wedstrijdlocatie en datum voorlopig vaststaan, idealiter 8 tot 12 weken vóór de koers. Het verkeersplan en de inzet van verkeersregelaars kunnen daarna nog worden afgestemd op de voorwaarden van de vergunning.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een juniorenkoers?: Maak aparte bezetting voor jury en tijdwaarneming, EHBO, parcours en verkeerspunten, inschrijving, opbouw en catering. Tel per verkeerspunt minimaal één verkeersregelaar en plan daarnaast minstens twee reservevrijwilligers voor pauzes of uitval.
Wat moet ik de dag voor een juniorenkoers controleren?: Controleer de startlijsten, startnummers, jury- en tijdwaarnemingsmaterialen, portofoons, geluidsinstallatie en fietsreparatiespullen. Loop het parcours opnieuw na en zet dranghekken, kegels en borden klaar, zodat de opbouw op de wedstrijddag zonder zoeken kan beginnen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.