Checklist para organizar una carrera juvenil

Una carrera juvenil necesita más que un recorrido y una línea de meta. Antes de abrir las inscripciones debes cerrar la ubicación, los permisos, el seguro, el cronometraje y el plan de tráfico. Después toca coordinar participantes, voluntarios, primeros auxilios y material deportivo. Usa esta checklist de 71 tareas para avanzar en orden y llegar al día de la carrera con el recorrido señalizado, las carpas montadas y todo el equipo comprobado.

Organiza este evento gratis con Lizzt

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Definir la ubicación del concurso
2 personas
Solicitar permiso de competición
Delimitar provisionalmente el recorrido
3 personas
Elaborar el plan de tráfico
2 personas
Planificar a los reguladores de tráfico
Reservar al jurado y al cronometraje
Asignar personal de primeros auxilios
Comprobar la cobertura del seguro
Publicar el formulario de inscripción
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Elaborar las listas de salida
2 personas
Enviar información a los participantes
Preparar la sesión informativa para voluntarios
2 personas
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Comprobar el material de competición
2 personas
Preparar los soportes para bicicletas
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Volver a revisar el recorrido
3 personas
Colocar las medidas de tráfico
6 personas
Montar el arco de salida y meta
4 personas
Montar las carpas
4 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Montar la mesa de inscripciones
2 personas
Preparar la mesa del jurado
2 personas
Montar el punto de catering
3 personas
Probar el sistema de sonido
2 personas
Comprobar el suministro eléctrico
2 personas
Colocar la señalización del recorrido
4 personas
Colocar las marcas de curva
3 personas
Preparar los dorsales
2 personas
Preparar el material de primeros auxilios
2 personas
Instruir a los voluntarios
3 personas

Evento

Abrir la inscripción
3 personas
Repartir dorsales
2 personas
Comprobar las licencias y los datos
2 personas
Guiar a los corredores hasta la salida
3 personas
Instruir al público a lo largo del recorrido
4 personas
Dar la señal de inicio
2 personas
Registrar el desarrollo de la competición
3 personas
Manejar el tablero de sorteos
Asegurar el recorrido
8 personas
Bloquear el tráfico
8 personas
Anotar las llegadas a meta
3 personas
Recibir a los corredores
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Servir café y té
2 personas
Servir bocadillos y fruta
3 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Registrar incidentes
Comprobar los resultados
2 personas
Preparar los premios
2 personas
Coordinar la entrega de premios
4 personas
Hacer los últimos anuncios
Abrir el recorrido
4 personas

Seguimiento

Retirar los materiales de tráfico
6 personas
Desmontar el arco de salida y meta
4 personas
Desmontar las carpas
4 personas
Recoger el mobiliario
4 personas
Lavar la vajilla y los materiales
3 personas
Limpiar el punto de catering
3 personas
Limpiar el recorrido
5 personas
Recoger la basura
4 personas
Entregar la ubicación
2 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Publicar los resultados
Agradecer a los participantes
Archivar la documentación del permiso
Gestionar gastos y facturas
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 3
Mesas plegablescant. 10
Sillascant. 40
Portabicicletascant. 8
Papeleracant. 8

Equipo

Equipo de sonido
Micrófonoscant. 2
Altavocescant. 2
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 4
Neveras portátilescant. 6
Cronómetroscant. 4
Walkie-talkiescant. 10

Material deportivo

Dorsalescant. 120
Portanúmeroscant. 120
Platos redondos
Bloques de podiocant. 3
Cascabeles de competicióncant. 2
Bombas de bicicleta de repuestocant. 3
Desmontadores de neumáticoscant. 6
Cámaras de aire de repuestocant. 12
Kits de herramientas para bicicletascant. 2

Tráfico y seguridad

Vallas de control de multitudescant. 40
Conos de tráficocant. 40
Cinta de balizamientocant. 8
Señales de tráficocant. 20
Conoscant. 30
Chalecos reflectantescant. 25
Señales de stopcant. 12
Linternascant. 8

Seguridad

Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Mantas térmicascant. 12
Guantes desechablescant. 2
Desinfectante de manoscant. 4

Jurado y registro

Listas de salidacant. 20
Hojas de resultadoscant. 20
Portapapelescant. 8
Bolígrafoscant. 30
Rotuladores fosforescentescant. 10
Impresora
Papel para impresoracant. 2
Hojas de cronometrajecant. 50

Decoración

Banderines de salida y metacant. 2
Banderascant. 20
Cintas del podiocant. 3

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 150
Platoscant. 100
Cubiertoscant. 100
Jarras de cafécant. 4
Termoscant. 4
Jarras de servircant. 6

Cocina

Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de pancant. 4
Pinzas para servircant. 6
Acumuladores de fríocant. 20
Bandejas de comidacant. 12

Limpieza

Bolsas de basuracant. 100
Papel de cocinacant. 12
Paños de limpiezacant. 20
Limpiador multiusoscant. 4
Lavavajillascant. 3

Catering

Compras

Consejos

Empieza entre 6 y 8 semanas antes: solicita el permiso de competición, confirma el seguro y reserva el jurado y el cronometraje antes de publicar las inscripciones.
Cierra el recorrido al menos 2 semanas antes y haz una revisión final el día anterior. Comprueba que las vallas, conos, cinta, señales y chalecos reflectantes cubren todos los puntos de tráfico.
Envía a cada participante la información de salida con una antelación mínima de 5 días. Incluye la hora, el dorsal, el lugar de llegada y cualquier preferencia dietética ya registrada.
Reúne a los voluntarios 60 minutos antes de la primera salida. Repasa sus puestos, los walkie-talkies, las señales de stop y el procedimiento para avisar a primeros auxilios.
Prepara el montaje con 3 horas de margen: coloca el arco de salida y meta, carpas, mesas, sillas y portabicicletas. Enfría las bebidas durante las 2 horas previas y revisa cronómetros, micrófonos, altavoces y cables antes de que lleguen los corredores.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una carrera juvenil?: Reserva entre 6 y 8 semanas para tramitar permisos, comprobar el seguro, planificar el tráfico y contratar el cronometraje. Deja las dos últimas semanas para cerrar inscripciones, listas de salida y voluntarios.
¿Cuándo se deben abrir las inscripciones de una carrera juvenil?: Ábrelas cuando la ubicación, el recorrido provisional, el seguro y los servicios básicos estén confirmados, normalmente entre 4 y 6 semanas antes. Cierra el formulario al menos 5 días antes para preparar dorsales y listas de salida.
¿Cuánto tiempo antes hay que montar el recorrido?: Haz el montaje principal unas 3 horas antes de la primera salida. Revisa de nuevo el recorrido el día anterior y realiza una última vuelta antes de colocar las medidas de tráfico.
¿Qué material de seguridad hace falta para una carrera juvenil?: Prepara vallas de control, conos, cinta de balizamiento, señales de tráfico, chalecos reflectantes y señales de stop. Comprueba este material al menos 24 horas antes y asigna linternas si parte del montaje se realiza con poca luz.

Empieza este plan en Lizzt

Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.