Zo organiseer je een juniorenkoers

Begin met de wedstrijdlocatie, vergunning en een voorlopig parcours. Daarna regel je verkeersveiligheid, jury, tijdwaarneming en EHBO voordat je deelnemers uitnodigt. Verwerk aanmeldingen vroeg, zodat startlijsten en deelnemersinformatie op tijd klaar zijn. In de laatste week controleer je materiaal, boodschappen en de route opnieuw. Op de wedstrijddag werk je met een vaste opbouwvolgorde: verkeersmaatregelen, parcours, start en finish, ontvangst en pas daarna de wedstrijdorganisatie.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Wedstrijdlocatie vastleggen
2 personen
2
Wedstrijdvergunning aanvragen
3
Parcours voorlopig uitzetten
3 personen
4
Verkeersplan opstellen
2 personen
5
Verkeersregelaars inplannen
6
Jury en tijdwaarneming boeken
7
EHBO-bezetting vastleggen
8
Verzekeringsdekking controleren
9
Inschrijfformulier publiceren
10
Uitnodigingen versturen
2 personen
11
Aanmeldingen verwerken
2 personen
12
Dieetwensen verzamelen
13
Startlijsten samenstellen
2 personen
14
Deelnemersinformatie versturen
15
Vrijwilligersbriefing voorbereiden
2 personen
16
Boodschappenlijst controleren
2 personen
17
Wedstrijdmateriaal controleren
2 personen
18
Fietsenrekken klaarzetten
2 personen
19
Boodschappen doen
3 personen
20
Dranken koelen
2 personen
21
Parcours opnieuw controleren
3 personen
22
Verkeersmaatregelen plaatsen
6 personen
23
Start- en finishboog opbouwen
4 personen
24
Partytenten opbouwen
4 personen
25
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
26
Inschrijftafel inrichten
2 personen
27
Jurytafel inrichten
2 personen
28
Cateringpunt inrichten
3 personen
29
Geluidsinstallatie testen
2 personen
30
Stroomvoorziening controleren
2 personen
31
Parcoursmarkering aanbrengen
4 personen
32
Bochtmarkeringen plaatsen
3 personen
33
Startnummers klaarleggen
2 personen
34
EHBO-materiaal klaarleggen
2 personen
35
Vrijwilligers instrueren
3 personen

Event

36
Inschrijving openen
3 personen
37
Startnummers uitdelen
2 personen
38
Licenties en gegevens controleren
2 personen
39
Renners naar start begeleiden
3 personen
40
Publiek langs parcours instrueren
4 personen
41
Startsein geven
2 personen
42
Wedstrijdverloop registreren
3 personen
43
Rondebord bedienen
44
Parcours beveiligen
8 personen
45
Verkeer tegenhouden
8 personen
46
Finishdoorkomsten noteren
3 personen
47
Renners opvangen
3 personen
48
Dranken bijvullen
2 personen
49
Koffie en thee serveren
2 personen
50
Broodjes en fruit serveren
3 personen
51
Afvalbakken legen
2 personen
52
Incidenten registreren
53
Uitslag controleren
2 personen
54
Prijzen klaarzetten
2 personen
55
Prijsuitreiking begeleiden
4 personen
56
Laatste mededelingen doen
57
Parcours vrijgeven
4 personen

Nazorg

58
Verkeersmaterialen verwijderen
6 personen
59
Start- en finishboog afbreken
4 personen
60
Partytenten afbreken
4 personen
61
Meubilair verzamelen
4 personen
62
Servies en materialen afwassen
3 personen
63
Cateringpunt schoonmaken
3 personen
64
Parcours schoonmaken
5 personen
65
Afval verzamelen
4 personen
66
Locatie opleveren
2 personen
67
Geleende spullen retourneren
2 personen
68
Uitslag publiceren
69
Deelnemers bedanken
70
Vergunningstukken archiveren
71
Onkosten en facturen verwerken
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Inklaptafelsaantal 10
Stoelenaantal 40
Fietsenrekkenaantal 8
Afvalbakkenaantal 8

Apparatuur

Geluidsinstallatie
Microfoonsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 4
Koelboxenaantal 6
Stopwatchesaantal 4
Portofoonsaantal 10

Sportmateriaal

Startnummersaantal 120
Nummerhoudersaantal 120
Rondebord
Podiumblokkenaantal 3
Wedstrijdbellenaantal 2
Reservefietspompenaantal 3
Bandenlichtersaantal 6
Reserve binnenbandenaantal 12
Fietsgereedschapssetsaantal 2

Verkeer en veiligheid

Dranghekkenaantal 40
Verkeerskegelsaantal 40
Afzetlintaantal 8
Verkeersbordenaantal 20
Pionnenaantal 30
Veiligheidshesjesaantal 25
Stopbordenaantal 12
Zaklampenaantal 8

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Reddingsdekensaantal 12
Wegwerphandschoenenaantal 2
Handdesinfectieaantal 4

Jury en registratie

Startlijstenaantal 20
Uitslagformulierenaantal 20
Klembordenaantal 8
Pennenaantal 30
Markeerstiftenaantal 10
Printer
Printerpapieraantal 2
Tijdwaarnemingsbladenaantal 50

Decoratie

Startfinishbanierenaantal 2
Vlaggenaantal 20
Podiumlintenaantal 3

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Koffiekannenaantal 4
Thermoskannenaantal 4
Schenkkannenaantal 6

Keuken

Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Opscheptangenaantal 6
Koelelementenaantal 20
Voedselbakkenaantal 12

Schoonmaak

Afvalzakkenaantal 100
Keukenpapieraantal 12
Schoonmaakdoekenaantal 20
Allesreinigeraantal 4
Afwasmiddelaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Vraag de wedstrijdvergunning aan voordat je het parcours definitief communiceert. Controleer tegelijk welke verkeersmaatregelen en verkeersregelaars nodig zijn; wijzigingen in de route kunnen anders je planning opnieuw openbreken.
Plan jury, tijdwaarneming en EHBO niet als losse eindjes. Leg uiterlijk enkele weken vooraf vast wie welke post bezet en hoe de communicatie via portofoons verloopt.
Verwerk inschrijvingen in vaste rondes en sluit de startlijsten op een afgesproken moment. Verzamel dieetwensen tegelijk met de aanmelding, zodat je deelnemersinformatie en eventuele catering niet op het laatste moment moet aanpassen.
Doe de laatste parcourscontrole kort voor de start, ook als de route eerder akkoord was. Plaats verkeersborden, dranghekken, kegels en afzetlint pas nadat je hebt gecontroleerd of er geen obstakels of gewijzigde verkeerssituaties zijn.
Maak voor de opbouw een tijdschema met aparte momenten voor tenten, tafels, fietsenrekken, geluidsinstallatie en start- en finishboog. Test microfoons, luidsprekers en verlengkabels vóór de eerste deelnemers arriveren, niet tijdens de briefing.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een juniorenkoers organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met locatie, vergunning en parcours. Reserveer jury, tijdwaarneming en EHBO in dezelfde periode, omdat deze bezetting later lastig te vervangen is.
Wanneer moet je de vergunning voor een juniorenkoers aanvragen?: Dien de aanvraag in zodra locatie en voorlopig parcours bekend zijn, bij voorkeur 8 tot 12 weken voor de wedstrijddag. Verkeersplan en inzet van verkeersregelaars kunnen onderdeel zijn van de beoordeling.
Wanneer maak je de startlijsten voor een juniorenkoers?: Maak een eerste versie ongeveer 1 week voor de wedstrijd en verwerk daarna alleen nog afgesproken wijzigingen. Verstuur deelnemersinformatie uiterlijk 3 tot 5 dagen vooraf, zodat deelnemers hun startnummer en praktische instructies kennen.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de opbouw van een juniorenkoers?: Plan minimaal 3 uur voor de opbouw en een extra uur voor de laatste parcours- en materiaalcontrole. Zet verkeersmaatregelen eerst, bouw daarna start en finish op en test de geluidsinstallatie vóór de briefing.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.