Judotoernooi organiseren: checklist en planning

Een judotoernooi vraagt meer voorbereiding dan alleen een sporthal en tatami’s. Je regelt tegelijk inschrijvingen, wedstrijdcategorieën, weging, scheidsrechters, vrijwilligers, wedstrijdschema’s en materiaal voor meerdere matten. Begin met de datum, locatie en het reglement; daarna bouw je de deelnemersadministratie en planning op. In de laatste week controleer je vooral gegevens, medailles, wedstrijdbladen en de volledige zaalopstelling.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Toernooidatum vastleggen
2 personen
Sporthal reserveren
Wedstrijdreglement bepalen
2 personen
Wedstrijdcategorieën indelen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Inschrijfformulier openen
Scheidsrechters benaderen
2 personen
Vrijwilligers werven
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Deelnemersgegevens controleren
2 personen
Startgeld innen
2 personen
Wedstrijdschema opstellen
2 personen
Poules en brackets maken
2 personen
Medische gegevens controleren
Prijzen en medailles bestellen
Boodschappenlijst afronden
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Materiaal controleren
3 personen
Wedstrijdbladen printen
2 personen
Deelnemersbrief versturen
Medailles sorteren
2 personen
EHBO-materiaal controleren

Event

Sporthal openen
2 personen
Tatamimatten uitladen
6 personen
Wedstrijdvelden opbouwen
8 personen
Publiekstribunes opstellen
4 personen
Inschrijftafel opbouwen
2 personen
Scheidsrechterstafel opbouwen
2 personen
Cateringtafel opbouwen
3 personen
bewegwijzering ophangen
2 personen
Geluidsinstallatie testen
2 personen
Scoreborden klaarzetten
3 personen
Weegschalen klaarzetten
2 personen
EHBO-tafel inrichten
2 personen
Koffie en thee bereiden
2 personen
Deelnemers registreren
4 personen
Startnummers uitdelen
2 personen
Deelnemers wegen
3 personen
Gewichtsklassen bevestigen
2 personen
Scheidsrechters instrueren
2 personen
Openingsbriefing geven
2 personen
Eerste wedstrijden starten
8 personen
Wedstrijdbladen bijhouden
6 personen
Puntenborden bijwerken
6 personen
Omroepen verzorgen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes aanvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Tatami en kleedkamers controleren
2 personen
Pauzeprogramma aankondigen
Finalisten bekendmaken
2 personen
Finales begeleiden
8 personen
Winnaars opstellen
2 personen
Medailles uitreiken
3 personen
Slotwoord geven
Deelnemers uitchecken
2 personen

Nazorg

Scoreborden uitschakelen
2 personen
Catering opruimen
3 personen
Tatamimatten afbouwen
8 personen
Meubilair terugplaatsen
4 personen
Apparatuur inpakken
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Sporthal schoonmaken
5 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Uitslagen publiceren
Deelnemers bedanken
2 personen
Wedstrijdadministratie archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Sportmateriaal

Tatamimattenaantal 120
Mattenrandenaantal 24
Judogordelsaantal 12
Startnummersaantal 150
Rode wedstrijdlintenaantal 12
Blauwe wedstrijdlintenaantal 12
Weegschalenaantal 3
Kegelsaantal 20
Afzetlintaantal 4

Apparatuur

Scorebordenaantal 6
Stopwatchesaantal 8
Megafon
Luidsprekersaantal 2
Microfoon
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Laptop
Printer

Meubilair

Tafelsaantal 12
Stoelenaantal 40
Tribunebankenaantal 12
Kledingrekkenaantal 6
Kleedkamerbankenaantal 8

Servies

Herbruikbare bekersaantal 250
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 150
Besteksetsaantal 150
Serveerschalenaantal 12
Scharenaantal 4

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Opscheplepelsaantal 6
Serveertangenaantal 6

Catering

Medaillesaantal 45
Oorkondesaantal 50
Bekers voor winnaarsaantal 12
Waterkannenaantal 8
Koelelementenaantal 16
Boodschappen

Decoratie

Wedstrijdveld-bordjesaantal 6
Richtingspijlenaantal 12
Programmabordenaantal 4
Tafelkleedjesaantal 12

Verlichting

LED-bouwlampenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Stoffer en blikaantal 3
Schoonmaakkarrenaantal 2

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
IJscompressenaantal 12
Hesjes voor vrijwilligersaantal 20

Administratie

Klembordenaantal 12
Balpennenaantal 30
Markeerstiftenaantal 12
Notitieblokkenaantal 12
Enveloppenaantal 100
Printpapieraantal 500
Contantgeldkist

Tips

Leg het wedstrijdreglement en de wedstrijdcategorieën vast voordat je de inschrijving opent. Zo voorkom je dat deelnemers zich verkeerd aanmelden en je later gewichtsklassen of leeftijdsgroepen moet wijzigen.
Plan de inschrijving met een duidelijke sluitingsdatum en controleer daarna alle deelnemersgegevens, medische informatie en dieetwensen. Reserveer minstens enkele dagen voor correcties voordat je het wedstrijdschema maakt.
Benader scheidsrechters en vrijwilligers vroeg en verdeel taken per onderdeel: weging, wedstrijdtafel, matbegeleiding, catering en EHBO. Zonder vaste bezetting blijven scoreborden, stopwatches en wedstrijdbladen op de wedstrijddag liggen.
Controleer het materiaal per mat en niet alleen per categorie. Tel tatamimatten en mattenranden, test scoreborden en stopwatches en controleer laptop, printer, microfoon, luidsprekers, verlengkabels en stekkerdozen.
Maak de zaalopstelling vooraf op papier en neem daarin matten, tafels, stoelen, tribunebanken, kleedkamerbanken en afzetlint op. Sorteer medailles en wedstrijdbladen per categorie, zodat de prijsuitreiking niet stilvalt na de laatste partij.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een judotoernooi organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met de datum, sporthal, het reglement en de eerste contacten met scheidsrechters. Open daarna de inschrijving en houd de laatste 7 dagen vrij voor gegevenscontrole en het wedstrijdschema.
Wanneer moet de inschrijving voor een judotoernooi sluiten?: Laat de inschrijving ongeveer 10 tot 14 dagen voor het toernooi sluiten. Zo heb je nog tijd om deelnemersgegevens en medische informatie te controleren, poules en brackets te maken en het startgeld te verwerken.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een judotoernooi?: Reken per wedstrijdmat op minimaal 3 vaste functies: een scheidsrechter, iemand aan de wedstrijdtafel en een matbegeleider. Tel daar 2 tot 4 personen bij op voor ontvangst, weging, catering, EHBO en praktische ondersteuning.
Wanneer maak je het wedstrijdschema van een judotoernooi?: Maak het definitieve schema pas nadat de inschrijving is gesloten en de gegevens zijn gecontroleerd. Plan dit meestal 3 tot 5 dagen voor het toernooi, zodat je poules, brackets en wedstrijdbladen nog kunt aanpassen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.