Checklist pour organiser un tournoi de judo
Un tournoi de judo demande une coordination précise entre les inscriptions, les catégories, les arbitres et l’installation du gymnase. Préparez d’abord la date, le règlement et le formulaire d’inscription, puis verrouillez les informations des participants avant de créer les poules et le programme. La dernière semaine sert surtout à confirmer le matériel, les bénévoles, les repas et les documents imprimés. Cette checklist rassemble les 68 tâches et les 63 fournitures nécessaires pour suivre l’organisation dans le bon ordre.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Fixer la date du tournoi
2 personnes
Réserver le gymnase
Définir le règlement de la compétition
2 personnes
Répartir les catégories de concours
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Contacter les arbitres
2 personnes
Recruter des bénévoles
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Vérifier les données des participants
2 personnes
Encaisser les frais d’inscription
2 personnes
Établir le programme de la compétition
2 personnes
Créer les poules et les brackets
2 personnes
Vérifier les données médicales
Commander les prix et médailles
Finaliser la liste de courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Vérifier le matériel
3 personnes
Imprimer les feuilles de match
2 personnes
Envoyer la lettre aux participants
Trier les médailles
2 personnes
Vérifier le matériel de premiers secours
Événement
Ouvrir le gymnase
2 personnes
Décharger les tatamis
6 personnes
Monter les aires de compétition
8 personnes
Installer les tribunes
4 personnes
Installer la table d’inscription
2 personnes
Monter la table des arbitres
2 personnes
Monter la table de catering
3 personnes
Installer la signalisation
2 personnes
Tester le système de sonorisation
2 personnes
Installer les tableaux de score
3 personnes
Installer les balances
2 personnes
Installer le poste de premiers secours
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Enregistrer les participants
4 personnes
Distribuer les dossards
2 personnes
Pesée des participants
3 personnes
Confirmer les catégories de poids
2 personnes
Briefer les arbitres
2 personnes
Donner le briefing d'ouverture
2 personnes
Lancer les premiers matchs
8 personnes
Tenir à jour les feuilles de match
6 personnes
Mettre à jour les panneaux de score
6 personnes
Gérer les annonces
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Ravitaillement des amuse-bouches
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les tatamis et les vestiaires
2 personnes
Annoncer le programme de la pause
Annoncer les finalistes
2 personnes
Encadrer les finales
8 personnes
Mettre en place les gagnants
2 personnes
Remettre les médailles
3 personnes
Prononcer le mot de clôture
Faire le check-out des participants
2 personnes
Suivi
Désactiver les tableaux d’affichage
2 personnes
Ranger le service traiteur
3 personnes
Démonter les tatamis
8 personnes
Remettre le mobilier en place
4 personnes
Emballer le matériel
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer le gymnase
5 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Publier les résultats
Remercier les participants
2 personnes
Archiver l’administration du concours
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Matériel de sport
- Tapis de tatamiqté 120
- Bordures de tapisqté 24
- Ceintures de judoqté 12
- Numéros de départqté 150
- Rubans de compétition rougesqté 12
- Rubans de compétition bleusqté 12
- Balancesqté 3
- Cônesqté 20
- Ruban de balisageqté 4
Équipement
- Panneaux de scoreqté 6
- Chronomètresqté 8
- Mégaphone
- Haut-parleursqté 2
- Microphone
- Rallongesqté 4
- Multiprisesqté 4
- Ordinateur portable
- Imprimante
Mobilier
- Tablesqté 12
- Chaisesqté 40
- Bancs de tribuneqté 12
- Portants à vêtementsqté 6
- Bancs de vestiaireqté 8
Vaisselle
- Gobelets réutilisablesqté 250
- Tasses à caféqté 80
- Assiettesqté 150
- Couvertsqté 150
- Plateaux de serviceqté 12
- Ciseauxqté 4
Cuisine
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Thermosqté 6
- Glacièresqté 4
- Planches à découperqté 3
- Couteaux à painqté 3
- Louchesqté 6
- Pinces de serviceqté 6
Catering
- Médaillesqté 45
- Diplômesqté 50
- Trophées pour les gagnantsqté 12
- Carafes d’eauqté 8
- Pains de glaceqté 16
- Courses
Décoration
- Panneaux du terrain de jeuqté 6
- Flèches directionnellesqté 12
- Panneaux du programmeqté 4
- Nappesqté 12
Éclairage
- Projecteurs de chantier LEDqté 4
Nettoyage
- Poubellesqté 8
- Serpillièresqté 4
- Seauxqté 4
- Balayette et pelleqté 3
- Chariots de ménageqté 2
Sécurité
- Trousses de premiers secoursqté 2
- Poches de glaceqté 12
- Gilets pour bénévolesqté 20
Administration
- Presse-papiersqté 12
- Stylos à billeqté 30
- Marqueursqté 12
- Blocs-notesqté 12
- Enveloppesqté 100
- Papier d’impressionqté 500
- Caisse d'espèces
Conseils
- Fixez les inscriptions au plus tard 10 à 14 jours avant le tournoi. Vous aurez ainsi le temps de vérifier les données médicales, les catégories, les besoins alimentaires et les frais encaissés avant de préparer les poules.
- Prévoyez un responsable pour chaque zone : accueil, pesée, arbitrage, tableaux de score et premiers secours. Pour un tournoi avec plusieurs tatamis, répartissez aussi un bénévole par tapis afin d’éviter les retards entre les combats.
- Préparez le programme seulement après la vérification des poids et des catégories. Imprimez les feuilles de match, les numéros de départ et les informations destinées aux participants au moins 24 heures avant l’ouverture.
- Organisez l’installation du gymnase avec une heure d’avance minimum. Les tatamis, leurs bordures, les balances, les tables, les chaises et le matériel audio doivent être testés avant l’arrivée des judokas.
- Triez les médailles et les rubans par catégorie avant le premier combat. Gardez une réserve séparée pour les erreurs de classement ou les changements de dernière minute, et vérifiez la trousse de premiers secours le jour précédent.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser un tournoi de judo ?
- Prévoyez 6 à 8 semaines pour réserver le gymnase, définir le règlement, contacter les arbitres et ouvrir les inscriptions. Gardez les 7 derniers jours pour les inscriptions finales, le programme, les achats et la vérification du matériel.
- Quand fermer les inscriptions d’un tournoi de judo ?
- Fermez généralement les inscriptions 10 à 14 jours avant la compétition. Ce délai permet de contrôler les données des participants, les catégories, les informations médicales et les besoins alimentaires avant de créer les poules.
- Combien de bénévoles faut-il pour un tournoi de judo ?
- Comptez au minimum 2 bénévoles pour l’accueil et la pesée, 1 par tapis pour le suivi des combats, ainsi qu’une personne pour les scores et une autre pour les premiers secours. Pour 4 tatamis, prévoyez donc environ 8 à 10 personnes, hors arbitres.
- Quand installer les tatamis avant un tournoi de judo ?
- Commencez le déchargement et l’installation au moins 2 heures avant le premier combat. Réservez ensuite 30 minutes pour vérifier les bordures, les balances, les chronomètres, les panneaux de score et les branchements électriques.
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