Checklist para organizar un torneo de judo

Organizar un torneo de judo exige coordinar el pabellón, el reglamento, las categorías y los datos de cada participante antes de pensar en la competición. Empieza fijando la fecha y reservando el espacio; después abre las inscripciones, confirma árbitros y voluntarios y revisa los datos médicos. Durante la última semana, cierra el calendario, prepara grupos y eliminatorias, comprueba el material y deja listas las hojas de competición. Esta checklist reúne el orden de trabajo para que el día del torneo no dependa de decisiones de última hora.

Organiza este evento gratis con Lizzt

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la fecha del torneo
2 personas
Reservar el pabellón deportivo
Definir el reglamento de competición
2 personas
Organizar las categorías de la competición
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Abrir el formulario de inscripción
Contactar a los árbitros
2 personas
Reclutar voluntarios
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Comprobar los datos de los participantes
2 personas
Cobrar la inscripción
2 personas
Elaborar el calendario de competición
2 personas
Crear grupos y eliminatorias
2 personas
Comprobar los datos médicos
Encargar premios y medallas
Finalizar la lista de compras
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Comprobar el material
3 personas
Imprimir las hojas del concurso
2 personas
Enviar la carta a los participantes
Ordenar medallas
2 personas
Comprobar el material de primeros auxilios

Evento

Abrir el polideportivo
2 personas
Descargar los tatamis
6 personas
Montar los campos de competición
8 personas
Montar gradas para el público
4 personas
Montar la mesa de inscripción
2 personas
Montar la mesa de árbitros
2 personas
Montar la mesa de catering
3 personas
Colgar la señalización
2 personas
Probar el sistema de sonido
2 personas
Preparar los marcadores de puntuación
3 personas
Preparar las básculas
2 personas
Montar la mesa de primeros auxilios
2 personas
Preparar café y té
2 personas
Registrar a los participantes
4 personas
Repartir dorsales
2 personas
Pesar a los participantes
3 personas
Confirmar las categorías de peso
2 personas
Instruir a los árbitros
2 personas
Dar la reunión inicial
2 personas
Empezar las primeras competiciones
8 personas
Llevar las hojas de competición
6 personas
Actualizar los marcadores
6 personas
Gestionar los avisos
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer los aperitivos
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Comprobar tatami y vestuarios
2 personas
Anunciar el programa del descanso
Anunciar a los finalistas
2 personas
Acompañar las finales
8 personas
Colocar a los ganadores
2 personas
Entregar las medallas
3 personas
Dar el discurso de clausura
Hacer el check-out de participantes
2 personas

Seguimiento

Apagar los marcadores
2 personas
Recoger el catering
3 personas
Desmontar las esterillas de tatami
8 personas
Volver a colocar el mobiliario
4 personas
Empacar el equipo
3 personas
Recoger la basura
3 personas
Limpiar el pabellón deportivo
5 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Publicar los resultados
Agradecer a los participantes
2 personas
Archivar la administración de la competición

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Material deportivo

Esterillas de tatamicant. 120
Bordes de esterillacant. 24
Cinturones de judocant. 12
Dorsalescant. 150
Cintas rojas para la competicióncant. 12
Cintas azules de competicióncant. 12
Básculascant. 3
Conoscant. 20
Cinta de balizamientocant. 4

Equipo

Marcadorescant. 6
Cronómetroscant. 8
Megáfono
Altavocescant. 2
Micrófono
Cables alargadorescant. 4
Regletascant. 4
Portátil
Impresora

Mobiliario

Mesascant. 12
Sillascant. 40
Bancos de la tribunacant. 12
Percheroscant. 6
Bancos del vestuariocant. 8

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 250
Tazas de cafécant. 80
Platoscant. 150
Cubiertoscant. 150
Bandejas de servircant. 12
Tijerascant. 4

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 6
Neveras portátilescant. 4
Tablas de cortarcant. 3
Cuchillos de pancant. 3
Cucharonescant. 6
Pinzas de servircant. 6

Catering

Medallascant. 45
Diplomascant. 50
Tazas para los ganadorescant. 12
Jarras de aguacant. 8
Acumuladores de fríocant. 16
Compras

Decoración

Carteles del campo de competicióncant. 6
Flechas de direccióncant. 12
Carteles del programacant. 4
Manteles individualescant. 12

Iluminación

Focos LED de obracant. 4

Limpieza

Papeleracant. 8
Fregonascant. 4
Cuboscant. 4
Recogedor y escobacant. 3
Carros de limpiezacant. 2

Seguridad

Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Compresas de hielocant. 12
Chalecos para voluntarioscant. 20

Administración

Portapapelescant. 12
Bolígrafoscant. 30
Rotuladores fosforescentescant. 12
Bloc de notascant. 12
Sobrescant. 100
Papel de impresióncant. 500
Caja para efectivo

Consejos

Cierra las categorías y el reglamento antes de abrir el formulario de inscripción. Así evitas tener que corregir pesos, edades o reglas cuando ya se hayan apuntado los participantes.
Revisa las inscripciones al menos 7 días antes del torneo: confirma los datos personales, médicos y dietéticos, y comprueba que la cuota esté cobrada antes de elaborar los grupos.
Prepara el calendario y las eliminatorias cuando la inscripción esté cerrada, no la noche anterior. Imprime las hojas de competición y guarda una copia digital en el portátil.
Reserva tiempo para montar los tatamis y sus bordes antes de abrir el pabellón al público. Comprueba también básculas, cronómetros, marcadores, megáfono y micrófono antes del primer combate.
Asigna voluntarios a tareas concretas, como recepción, pesaje, mesas de competición y apoyo en vestuarios. Deja preparado el material de primeros auxilios y confirma quién puede utilizarlo durante toda la jornada.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un torneo de judo?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes para reservar el pabellón, contactar con árbitros y abrir las inscripciones. Deja la última semana para cerrar grupos, imprimir documentos y revisar el material.
¿Cuándo se deben cerrar las inscripciones de un torneo de judo?: Ciérralas entre 7 y 10 días antes de la competición. Necesitas ese margen para comprobar datos, cobrar cuotas, organizar categorías y preparar el calendario y las eliminatorias.
¿Qué material hace falta para un torneo de judo?: Como mínimo, prepara tatamis con bordes, cinturones, dorsales, cintas de competición, básculas, cronómetros y marcadores. Añade megáfono o sistema de sonido, mesas, sillas, cables, regletas, impresora y material de primeros auxilios.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para un torneo de judo?: Calcula al menos 1 voluntario por cada área activa: recepción, pesaje, mesas de competición, vestuarios y apoyo general. Para un torneo con varias zonas simultáneas, reúne entre 8 y 12 personas y asigna un responsable por área.

Empieza este plan en Lizzt

Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.