Judokamp organiseren: checklist en planning

Een judokamp vraagt meer voorbereiding dan alleen judomatten leggen en groepen indelen. Je regelt vooraf de locatie, het programma, aanmeldingen, medische informatie en toestemmingen. Op de dag zelf moeten de inschrijftafel, EHBO-tafel, wedstrijdschema’s en sportmaterialen klaarstaan voordat de eerste judoka binnenkomt. Met deze checklist zie je wat je wanneer controleert, van de eerste reservering tot gekoelde dranken en een overzichtelijke afsluiting.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie vastleggen
2 personen
Programma opstellen
2 personen
Begroting opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Contactgegevens controleren
2 personen
Dieetwensen verzamelen
2 personen
Medische informatie verzamelen
2 personen
Toestemmingen controleren
2 personen
Groepen indelen
2 personen
Judoka's informeren
2 personen
Reservering bevestigen
Eten en drinken bestellen
2 personen
Judomatten controleren
2 personen
Sportmateriaal controleren
2 personen
EHBO-materiaal aanvullen
Badges en lijsten printen
Wedstrijdschema printen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Groenten en fruit wassen
2 personen
Broodbeleg klaarzetten
2 personen
EHBO-tafel inrichten
Inschrijftafel klaarzetten
2 personen
Judomatten leggen
6 personen
Sportvelden markeren
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Cateringtafel inrichten
2 personen
Versiering ophangen
2 personen
Geluidsapparatuur testen
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

Deelnemers ontvangen
4 personen
Aanwezigheid registreren
2 personen
Badges uitdelen
2 personen
Opening en regels toelichten
2 personen
Warming-up begeleiden
3 personen
Judotraining verzorgen
4 personen
Pauzedrank uitdelen
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Teamspellen begeleiden
4 personen
Toernooi voorbereiden
3 personen
Judotoernooi begeleiden
5 personen
Wedstrijdresultaten noteren
2 personen
Tafels voor diner dekken
4 personen
Diner uitserveren
4 personen
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Servies afruimen
3 personen
Avondspel begeleiden
4 personen
Prijsuitreiking verzorgen
2 personen
Afsluiting aankondigen
Deelnemers veilig laten vertrekken
4 personen

Nazorg

Verloren voorwerpen verzamelen
2 personen
Afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Catering opruimen
3 personen
Judomatten desinfecteren
4 personen
Judomatten opruimen
6 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Versiering verwijderen
2 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Sportmateriaal reinigen
2 personen
Materialen tellen
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Eindafrekening controleren
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Sportmateriaal

Judomattenaantal 60
Judoji'saantal 6
Judobanden witaantal 30
Judobanden geelaantal 10
Judobanden oranjeaantal 10
Judobanden groenaantal 10
Judobanden blauwaantal 10
Pionnenaantal 30
Markeerschijvenaantal 30
Springtouwenaantal 12
Zachte ballenaantal 12
Hoepelsaantal 12
Stopwatchaantal 4
Fluitjesaantal 4
Scorebordenaantal 4
Wedstrijdkaartjesaantal 60
Medaillesaantal 12

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 70
Inschrijftafel
Afvalbakkenaantal 6

Servies

Bordenaantal 70
Kommetjesaantal 70
Drinkglazenaantal 80
Mokkenaantal 40
Besteksetsaantal 80
Serveerschalenaantal 12
Opscheplepelsaantal 8

Keuken

Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Koks-messenaantal 4
Broodmessenaantal 3
Tangenaantal 6
Maatbekersaantal 3
Waterkannenaantal 8
Thermoskannenaantal 4

Apparatuur

Bluetoothspeaker
Microfoon
Verlengsnoerenaantal 3
Stekkerdozenaantal 3
Powerbanksaantal 2

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 6
Ballonnenaantal 50
Tafelkledenaantal 8
Naamkaartjesaantal 70
Pennenaantal 20
Ducttapeaantal 4
Schaaraantal 4

Schoonmaak

Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezemsaantal 3
Stoffer en blikaantal 3
Sponzenaantal 8
Handzeepdispensersaantal 4
Desinfectiesprayaantal 4
EHBO-koffer
Papieren handdoekenaantal 8

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de judomatten vóór de ontvangst klaar en controleer daarna direct de ruimte eromheen. Pionnen, markeerschijven, springtouwen, zachte ballen en hoepels leg je per onderdeel bij elkaar, zodat begeleiders niet tijdens het programma hoeven te zoeken.
Verzamel medische informatie, dieetwensen en toestemmingen uiterlijk bij de definitieve aanmelding. Bewaar de contactgegevens van judoka’s en noodcontacten ook op papier bij de EHBO-tafel, niet alleen op een telefoon.
Print badges, deelnemerslijsten, wedstrijdkaartjes en het wedstrijdschema minstens één reserve-exemplaar per document. Een printer op de dag zelf kost tijd en werkt niet altijd wanneer je een wijziging moet doorvoeren.
Controleer de judobanden per groep voordat de indeling wordt gecommuniceerd. Leg witte, gele, oranje, groene en blauwe banden apart klaar en tel ze na; ontbrekende banden vallen meestal pas op bij het wisselen van groepen.
Plan eten en drinken niet alleen rond de pauze. Koel de dranken vooraf in koelboxen, was groenten en fruit op tijd en zet broodbeleg, borden, kommetjes, drinkglazen, mokken en bestek klaar voordat de eerste eetgroep arriveert.

Veelgestelde vragen

Hoe vroeg moet ik een judokamp organiseren?: Leg datum en locatie bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf vast. Gebruik de laatste 2 weken voor definitieve aanmeldingen, medische informatie, groepsindeling en een laatste materiaalcontrole.
Hoeveel judomatten heb ik nodig voor een judokamp?: Dat hangt af van de beschikbare matruimte en het aantal groepen, maar bepaal het aantal op basis van de geplande trainings- en wedstrijdvlakken. Controleer alle matten uiterlijk 1 week vooraf en leg ze op de dag zelf vóór de inschrijftafel open is.
Wanneer moet ik deelnemers voor een judokamp informeren?: Stuur de eerste uitnodiging 6 tot 8 weken vooraf. Stuur uiterlijk 7 dagen voor het kamp een praktische update met starttijd, locatie, programma, kleding, groepsindeling en eventuele dieet- of medische aandachtspunten.
Wat moet er op de EHBO-tafel van een judokamp liggen?: Zet de EHBO-tafel vóór de start klaar met aangevuld EHBO-materiaal en een overzicht van medische informatie en noodcontacten. Wijs daarnaast minimaal 1 verantwoordelijke aan die tijdens het hele programma weet waar de tafel staat.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.