Checklist pour organiser un camp de judo

Un camp de judo demande plus qu’une réservation de salle et des tatamis. Il faut coordonner les inscriptions, les informations médicales, les autorisations, les groupes et le programme avant l’arrivée des judokas. La préparation sportive se combine avec la gestion des repas, de l’accueil et des premiers secours. Cette checklist de 66 tâches et 58 fournitures t’aide à avancer dans le bon ordre, sans oublier les détails qui prennent du temps au dernier moment.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le lieu
2 personnes
Élaborer le programme
2 personnes
Établir le budget
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Vérifier les coordonnées
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
2 personnes
Collecter les informations médicales
2 personnes
Vérifier les autorisations
2 personnes
Répartir les groupes
2 personnes
Informer les judokas
2 personnes
Confirmer la réservation
Commander à manger et à boire
2 personnes
Vérifier les tatamis de judo
2 personnes
Vérifier le matériel sportif
2 personnes
Réapprovisionner le matériel de premiers secours
Imprimer les badges et les listes
Imprimer le planning du match
Faire les courses
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Laver les légumes et les fruits
2 personnes
Préparer les garnitures pour le pain
2 personnes
Installer le poste de premiers secours
Installer la table d'inscription
2 personnes
Poser les tapis de judo
6 personnes
Marquer les terrains de sport
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer la table traiteur
2 personnes
Suspendre la décoration
2 personnes
Tester le matériel sonore
Briefer les bénévoles
2 personnes

Événement

Accueillir les participants
4 personnes
Enregistrer la présence
2 personnes
Distribuer les badges
2 personnes
Expliquer l’ouverture et les règles
2 personnes
Animer l'échauffement
3 personnes
Animer l’entraînement de judo
4 personnes
Distribuer la boisson de pause
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Encadrer les jeux d'équipe
4 personnes
Préparer le tournoi
3 personnes
Encadrer le tournoi de judo
5 personnes
Noter les résultats du match
2 personnes
Dresser les tables pour le dîner
4 personnes
Servir le dîner
4 personnes
Servir les repas diététiques
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Débarrasser la vaisselle
3 personnes
Animer le jeu du soir
4 personnes
Assurer la remise des prix
2 personnes
Annoncer la clôture
Faire partir les participants en toute sécurité
4 personnes

Suivi

Rassembler les objets perdus
2 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Ranger le service traiteur
3 personnes
Désinfecter les tapis de judo
4 personnes
Ranger les tapis de judo
6 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Nettoyer le matériel de sport
2 personnes
Compter le matériel
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Vérifier le décompte final
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Matériel de sport

Tapis de judoqté 60
Judogiqté 6
Ceintures de judo blanchesqté 30
Ceintures de judo jaunesqté 10
Ceintures de judo orangeqté 10
Ceintures de judo vertesqté 10
Ceintures de judo bleuesqté 10
Cônesqté 30
Disques de marquageqté 30
Cordes à sauterqté 12
Balles souplesqté 12
Cerceauxqté 12
Chronomètreqté 4
Siffletsqté 4
Panneaux de scoreqté 4
Tickets de compétitionqté 60
Médaillesqté 12

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 70
Table d'inscription
Poubellesqté 6

Vaisselle

Assiettesqté 70
Petits bolsqté 70
Verres à boireqté 80
Tassesqté 40
Couvertsqté 80
Plateaux de serviceqté 12
Louchesqté 8

Cuisine

Glacièresqté 4
Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Couteaux à painqté 3
Pincesqté 6
Verres doseursqté 3
Carafes d’eauqté 8
Thermosqté 4

Équipement

Enceinte Bluetooth
Microphone
Rallongesqté 3
Multiprisesqté 3
Batteries externesqté 2

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 6
Ballonsqté 50
Nappesqté 8
Badges nominatifsqté 70
Stylosqté 20
Ruban adhésifqté 4
Ciseauxqté 4

Nettoyage

Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Balaisqté 3
Balayette et pelleqté 3
Épongesqté 8
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Spray désinfectantqté 4
Trousse de premiers secours
Essuie-toutqté 8

Catering

Courses

Conseils

Commence par fixer la date, le lieu et le budget, puis réserve la salle avant d’envoyer les invitations. Garde une marge pour les repas, le matériel manquant et les achats de dernière minute.
Demande les inscriptions, les coordonnées, les besoins alimentaires et les informations médicales au plus tard 2 semaines avant le camp. Prévois ensuite un délai séparé pour vérifier les autorisations de chaque participant.
Répartis les judokas par groupes avant d’imprimer les badges et les listes. Indique clairement les horaires, les responsables, les consignes et le groupe attribué afin d’éviter les changements improvisés à l’accueil.
Vérifie les tatamis et le matériel sportif au moins 3 jours avant l’installation. Contrôle notamment les chronomètres, sifflets, tableaux de score, ceintures et équipements destinés aux exercices.
Prépare le poste de premiers secours et la table d’inscription avant l’arrivée du premier groupe. Refroidis les boissons à l’avance, lave les fruits et légumes, puis prépare les garnitures le jour du camp pour limiter l’attente pendant les repas.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour un camp de judo ?: Envoie-les idéalement 4 à 6 semaines avant le camp. Fixe une date limite d’inscription environ 2 semaines avant l’événement pour avoir le temps de répartir les groupes et de commander les repas.
Quand vérifier les autorisations et les informations médicales ?: Demande ces informations dès l’inscription et vérifie que les dossiers sont complets au plus tard 7 jours avant le camp. Conserve une liste accessible à l’équipe responsable, avec les besoins alimentaires séparés si nécessaire.
Combien de temps avant faut-il préparer les tatamis ?: Vérifie leur état au moins 3 jours avant, puis installe-les avant l’accueil des judokas. Prévois une zone dégagée et contrôle la stabilité de toute la surface avant le premier entraînement.
Quand acheter et refroidir les boissons pour un camp de judo ?: Fais les achats 1 à 2 jours avant si les produits sont stables, puis refroidis les boissons plusieurs heures avant le début du camp. Vérifie aussi que les glacières sont propres et suffisamment grandes pour la journée.

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