Checklist jubileumviering organiseren

Een jubileumviering vraagt vooral om een goede volgorde: eerst bepaal je wie er komt en waar je samenkomt, daarna werk je catering en programma uit. Verzamel dieetwensen zodra de aanmeldingen binnenkomen, zodat je hoeveelheden en menu op tijd kunt vastleggen. In de laatste week controleer je de gastenlijst, boodschappen en techniek. Op de dag zelf blijven vooral het koud zetten van dranken, het ophalen van taart en desserts en het openen van de locatie over.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Gastenlijst vaststellen
2 personen
Locatie reserveren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Cateringmenu samenstellen
2 personen
Benodigdheden inventariseren
2 personen
Tafels en stoelen reserveren
Muziek samenstellen
Programma opstellen
2 personen
Sprekers bevestigen
Presentatie samenstellen
2 personen
Foto's voor presentatie verzamelen
2 personen
Definitieve gastenlijst maken
Cateringhoeveelheden berekenen
2 personen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Versiering inkopen
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Taart en desserts ophalen
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Naamkaartjes printen
Programma's printen
Presentatie en muziek testen
2 personen
Locatie openen
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Buffettafels inrichten
3 personen
Versiering ophangen
3 personen
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
Presentatie klaarzetten
2 personen
Hapjes en drank klaarzetten
4 personen
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
Laatste locatiecontrole uitvoeren
2 personen

Event

Gasten ontvangen
4 personen
Koffie en thee serveren
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Jubileumtoespraak begeleiden
2 personen
Buffet openen
3 personen
Buffet aanvullen
3 personen
Servies en glazen verzamelen
2 personen
Taart aansnijden en serveren
3 personen
Groepsfoto maken
2 personen
Afscheid van gasten begeleiden
2 personen

Nazorg

Afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
4 personen
Eten en drinken opruimen
3 personen
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
Versiering verwijderen
3 personen
Meubilair terugplaatsen
4 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Koelboxen en apparatuur reinigen
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 70
Statafelsaantal 4
Tafelkledenaantal 8
Kapstokkenaantal 2

Servies

Bordenaantal 80
Dessertbordjesaantal 80
Besteksetsaantal 80
Drinkglazenaantal 100
Wijnglazenaantal 70
Koffiekopjesaantal 70

Decoratie

Ballonnenaantal 100
Ballonpompaantal 2
Slingersaantal 8
Tafeldecoratiesaantal 8
Naamkaartjesaantal 70
Gastenboek

Apparatuur

Bluetoothspeakeraantal 2
Microfoon
Beamer
Projectiescherm
Laptop
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4

Keuken

Koffiezetapparaataantal 2
Waterkokersaantal 2
Buffetschalenaantal 10
Serveertangenaantal 8

Verlichting

Lichtslingersaantal 4
Ledlampenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Emmersaantal 2
Dweilenaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de definitieve gastenlijst niet pas op de dag zelf vast. Gebruik die lijst om cateringhoeveelheden, naamkaartjes, programma’s en het aantal stoelen te controleren.
Plan de techniek minimaal één dag voor de viering als testmoment. Controleer presentatie, muziek, laptop, beamer, projectiescherm, microfoon, verlengkabels en stekkerdozen samen.
Zet dranken pas op het laatste praktische moment koud, maar tel glazen vooraf. Controleer naast drinkglazen ook wijnglazen, koffiekopjes, borden, dessertbordjes en besteksets.
Maak voor de opbouw een aparte indeling voor entree, buffet en zitplaatsen. Kapstokken, tafels, stoelen, statafels en tafelkleden worden vaak vergeten omdat ze niet op de boodschappenlijst staan.
Haal taart en desserts op tijd op en plan daarna pas de laatste hapjesvoorbereiding. Zo blijven desserts intact en kun je buffetschalen en serveertangen klaarzetten voordat de eerste gasten arriveren.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een jubileumviering organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met de gastenlijst, locatie en uitnodigingen. Plan programma, catering en techniek uiterlijk 2 weken voor de viering; de laatste controle doe je in de laatste 3 dagen.
Wanneer verstuur je uitnodigingen voor een jubileumviering?: Verstuur uitnodigingen ongeveer 6 tot 8 weken vooraf en geef een uiterste aanmelddatum van 2 tot 3 weken voor het feest. Dan heb je tijd om dieetwensen, cateringhoeveelheden en naamkaartjes te verwerken.
Hoeveel drank moet ik rekenen voor een jubileumviering?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna ongeveer 1 drankje per uur. Tel daarnaast koffie en thee apart mee en controleer of je genoeg drinkglazen, wijnglazen, koffiekopjes en waterkokers hebt.
Wanneer test je de presentatie en muziek voor een jubileumviering?: Test presentatie en muziek minimaal 24 uur vooraf op de laptop, beamer en het projectiescherm. Controleer ook de microfoon, Bluetoothspeaker, verlengkabels en stekkerdozen op de locatie zelf.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.