Checklist para organizar una celebración de aniversario

Organizar una celebración de aniversario resulta más sencillo si trabajas por fases y cierras cada decisión antes de pasar a la siguiente. Empieza por los invitados, el lugar y las confirmaciones; después calcula el catering, prepara la presentación y reúne el material. Durante la última semana conviene revisar cantidades, nombres, música y equipos. El día del evento, reserva tiempo para enfriar las bebidas, recoger la tarta, abrir el espacio y hacer una prueba técnica completa.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Establecer la lista de invitados
2 personas
Reservar el lugar
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Preparar el menú de catering
2 personas
Inventariar los suministros
2 personas
Reservar mesas y sillas
Seleccionar la música
Elaborar el programa
2 personas
Confirmar ponentes
Preparar la presentación
2 personas
Recopilar fotos para la presentación
2 personas
Hacer la lista definitiva de invitados
Calcular las cantidades de catering
2 personas
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Comprar decoraciones
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Recoger la tarta y los postres
2 personas
Preparar aperitivos
4 personas
Imprimir etiquetas con nombres
Imprimir los programas
Probar la presentación y la música
2 personas
Abrir la ubicación
2 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Montar mesas de buffet
3 personas
Colgar la decoración
3 personas
Conectar el equipo de sonido
2 personas
Preparar la presentación
2 personas
Preparar aperitivos y bebidas
4 personas
Montar la mesa de recepción
2 personas
Realizar la última revisión del lugar
2 personas

Evento

Recibir a los invitados
4 personas
Servir café y té
3 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Coordinar el discurso de aniversario
2 personas
Abrir el buffet
3 personas
Reponer el bufé
3 personas
Recoger vajilla y vasos
2 personas
Cortar y servir la tarta
3 personas
Hacer una foto de grupo
2 personas
Coordinar la despedida de los invitados
2 personas

Seguimiento

Recoger la basura
3 personas
Lavar la vajilla
4 personas
Recoger comida y bebida
3 personas
Apagar el equipo de sonido
2 personas
Retirar la decoración
3 personas
Volver a colocar el mobiliario
4 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Limpiar neveras portátiles y equipos
2 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Guardar el stock sobrante
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 8
Sillascant. 70
Mesas altascant. 4
Mantelescant. 8
Percheroscant. 2

Vajilla

Platoscant. 80
Platos de postrecant. 80
Cubiertoscant. 80
Vasoscant. 100
Copas de vinocant. 70
Tazas de cafécant. 70

Decoración

Globoscant. 100
Bomba para globoscant. 2
Guirnaldascant. 8
Decoraciones de mesacant. 8
Tarjetas de nombrecant. 70
Libro de visitas

Equipo

Altavoz Bluetoothcant. 2
Micrófono
Proyector
Pantalla de proyección
Portátil
Cables alargadorescant. 4
Regletascant. 4

Cocina

Cafeteracant. 2
Teterascant. 2
Bandejas de buffetcant. 10
Pinzas de servircant. 8

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 4
Lámparas LEDcant. 6

Limpieza

Papeleracant. 4
Cuboscant. 2
Fregonascant. 2

Catering

Compras

Consejos

Cierra la lista provisional de invitados antes de reservar el catering y pide las preferencias dietéticas con la confirmación. Haz una lista definitiva entre 5 y 7 días antes para ajustar las cantidades.
No dejes la presentación para el último día: reúne las fotos con al menos 2 semanas de margen y prueba el portátil, el proyector, la pantalla, el micrófono y el altavoz 24 horas antes.
Comprueba que las mesas, sillas, mesas altas, manteles y percheros estén reservados para la misma fecha y hora. Cuenta también los puntos de corriente necesarios para el equipo y la iluminación.
Prepara las etiquetas con nombres y los programas cuando la lista definitiva esté cerrada, normalmente 3 o 4 días antes. Imprime algunas unidades adicionales para cambios de última hora.
El día de la celebración, enfría las bebidas con varias horas de antelación, recoge la tarta y los postres según el horario acordado y deja al menos 60 minutos para abrir el lugar, montar la decoración y revisar la música.

Preguntas frecuentes

¿Cuándo hay que enviar las invitaciones para una celebración de aniversario?: Envíalas entre 4 y 6 semanas antes de la celebración. Pide la confirmación y las preferencias dietéticas con una fecha límite de aproximadamente 2 semanas antes.
¿Cuánta comida y bebida necesito para un aniversario?: Calcula las cantidades a partir de la lista definitiva de invitados y separa aperitivos, catering, tarta y postres. Como referencia para las bebidas, prevé entre 2 y 3 consumiciones por persona durante la primera hora y ajusta después según la duración del evento.
¿Cuándo debo preparar una presentación de fotos para el aniversario?: Empieza a recopilar las fotos al menos 2 semanas antes y termina la presentación varios días antes. Haz una prueba completa de imagen y sonido 24 horas antes, con todos los cables y equipos que usarás.
¿Qué hay que hacer el mismo día de la celebración?: Reserva como mínimo 60 minutos antes de la llegada de los invitados para abrir el lugar, colocar mesas y sillas, montar la decoración y comprobar la música y la presentación. Enfría las bebidas con varias horas de margen y recoge la tarta y los postres en el horario previsto.

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