Checklist pour organiser une célébration d’anniversaire

Une célébration d’anniversaire se prépare plus facilement quand les décisions suivent un ordre précis. Commence par fixer le nombre d’invités et le lieu, puis avance vers le traiteur, le matériel et le déroulé de la journée. Les dernières heures servent surtout à refroidir les boissons, récupérer les desserts, tester la présentation et installer la salle. Cette checklist regroupe les 54 tâches et 34 fournitures du plan, afin de ne rien laisser au dernier moment.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Établir la liste des invités
2 personnes
Réserver le lieu
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Composer le menu traiteur
2 personnes
Inventorier les fournitures
2 personnes
Réserver des tables et des chaises
Composer la musique
Élaborer le programme
2 personnes
Confirmer les intervenants
Préparer la présentation
2 personnes
Rassembler les photos pour la présentation
2 personnes
Établir la liste définitive des invités
Calculer les quantités de catering
2 personnes
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Acheter des décorations
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Récupérer les gâteaux et desserts
2 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Imprimer les badges nominatifs
Imprimer les programmes
Tester la présentation et la musique
2 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer les tables de buffet
3 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Raccorder le matériel audio
2 personnes
Préparer la présentation
2 personnes
Préparer les snacks et les boissons
4 personnes
Aménager la table d'accueil
2 personnes
Effectuer le dernier contrôle du lieu
2 personnes

Événement

Accueillir les invités
4 personnes
Servir le café et le thé
3 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Animer le discours d’anniversaire
2 personnes
Ouvrir le buffet
3 personnes
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
Rassembler la vaisselle et les verres
2 personnes
Couper et servir le gâteau
3 personnes
Prendre une photo de groupe
2 personnes
Accompagner le départ des invités
2 personnes

Suivi

Rassembler les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
4 personnes
Ranger la nourriture et les boissons
3 personnes
Éteindre le matériel sonore
2 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Remettre le mobilier en place
4 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Nettoyer les glacières et le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 70
Tables hautesqté 4
Nappesqté 8
Porte-manteauxqté 2

Vaisselle

Assiettesqté 80
Assiettes à dessertqté 80
Couvertsqté 80
Verres à boireqté 100
Verres à vinqté 70
Tasses à caféqté 70

Décoration

Ballonsqté 100
Pompe à ballonsqté 2
Guirlandesqté 8
Décorations de tableqté 8
Badges nominatifsqté 70
Livre d’or

Équipement

Enceinte Bluetoothqté 2
Microphone
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Ordinateur portable
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4

Cuisine

Machine à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Plateaux de buffetqté 10
Pinces de serviceqté 8

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 4
Lampes LEDqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 4
Seauxqté 2
Serpillièresqté 2

Catering

Courses

Conseils

Commence par la liste des invités et le lieu : envoie les invitations dès que la date est fixée, puis prévois une relance 7 jours avant pour obtenir les dernières réponses et les besoins alimentaires.
Arrête le menu et les quantités après avoir traité les inscriptions. Garde une liste définitive des invités pour calculer les portions, les boissons, les assiettes, les verres et les couverts sans acheter au hasard.
Réserve tôt les tables, les chaises et les équipements de présentation. Vérifie au moins 48 heures avant que l’ordinateur, le vidéoprojecteur, l’écran, le microphone, les rallonges et les multiprises fonctionnent ensemble.
Ne reporte pas les achats et la décoration à l’ouverture du lieu. Fais les courses, achète les ballons et les guirlandes, puis prépare les badges, les programmes et le livre d’or la veille.
Le jour même, mets les boissons au frais plusieurs heures avant l’arrivée des invités et récupère les gâteaux assez tôt pour gérer un retard. Avant l’accueil, teste la musique et la présentation, installe le buffet et ouvre le lieu avec une marge d’au moins 60 minutes.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour un anniversaire ?: Envoie-les idéalement 4 à 6 semaines avant la célébration. Fixe une date limite de réponse environ 10 jours avant, puis relance les personnes qui n’ont pas répondu 7 jours avant l’événement.
Quand confirmer le nombre d’invités au traiteur ?: Utilise la liste définitive des invités 7 à 10 jours avant la fête. C’est le bon moment pour confirmer les allergies, les régimes alimentaires et les quantités de repas, d’en-cas et de desserts.
Combien de temps prévoir pour installer une salle d’anniversaire ?: Prévois au moins 2 heures pour installer les tables, les chaises, les nappes, le buffet et la décoration. Ajoute 60 minutes supplémentaires si une présentation, un microphone ou un vidéoprojecteur est prévu.
Quand tester la musique et la présentation ?: Fais un premier test 48 heures avant, puis un second sur place avant l’arrivée des invités. Vérifie le son, les câbles, les rallonges, les multiprises et le contenu de la présentation pendant 30 à 45 minutes.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.