Jubileumveiling organiseren: checklist en volgorde
Een jubileumveiling vraagt meer voorbereiding dan alleen kavels verzamelen. Je regelt tegelijk een duidelijke biedprocedure, presentatie van de kavels, ontvangst van gasten en een betaalafhandeling die na afloop niet vastloopt. Begin met datum, locatie en doelopbrengst en werk daarna toe naar genummerde kavels, een veilingreglement en een praktisch draaiboek. Deze checklist helpt je bepalen wat eerst moet, wat je een paar weken vooraf vastlegt en wat op de dag zelf klaar moet staan.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en locatie bevestigen
Veilingopbrengst bepalen
2 personen
Veilingreglement opstellen
2 personen
Kavels inventariseren
3 personen
Kavels fotograferen
2 personen
Kavelbeschrijvingen schrijven
2 personen
Startprijzen vaststellen
3 personen
Kavelnummers toewijzen
2 personen
Veilingmeester vastleggen
Aanmeldformulier maken
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Reserveringen maken
Catering bestellen
2 personen
Veilingkavels labelen
3 personen
Biedkaarten nummeren
2 personen
Betaalprocedure voorbereiden
2 personen
Draaiboek afdrukken
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Kavels veilig opslaan
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Locatie openen
2 personen
Ruimte ventileren
2 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen opstellen
3 personen
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
Kavels uitstallen
4 personen
Kavellijst klaarleggen
2 personen
Veilingtechniek testen
2 personen
Verlichting instellen
2 personen
Buffet en bar klaarzetten
3 personen
Servies en glazen klaarzetten
2 personen
Registratieteam instrueren
2 personen
Veilingteam instrueren
4 personen
Event
Bezoekers ontvangen
3 personen
Biedkaarten uitgeven
2 personen
Kavels laten bekijken
3 personen
Koffie en thee serveren
3 personen
Welkomstwoord verzorgen
Veilingronde één begeleiden
4 personen
Verkochte kavels registreren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Pauze aankondigen
Buffet aanvullen
3 personen
Veilingronde twee begeleiden
4 personen
Tussenstanden verwerken
2 personen
Warme gerechten serveren
4 personen
Servies afruimen
2 personen
Veilingronde drie begeleiden
4 personen
Laatste biedingen registreren
2 personen
Winnaars informeren
2 personen
Betalingen afhandelen
3 personen
Kavels aan winnaars meegeven
3 personen
Afscheidswoord verzorgen
Laatste gasten uitzwaaien
2 personen
Nazorg
Restanten veilig verpakken
3 personen
Kassa afsluiten
2 personen
Veilingadministratie controleren
2 personen
Onbetaalde kavels opvolgen
Dankberichten versturen
2 personen
Opbrengst overmaken
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Ruimte schoonmaken
4 personen
Apparatuur inpakken
2 personen
Overgebleven eten verdelen
2 personen
Bruikleenmaterialen retourneren
2 personen
Verloren voorwerpen afhandelen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Tafelsaantal 10
- Stoelenaantal 70
- Buffettafelsaantal 3
- Barkrukkenaantal 6
- Kledingrekkenaantal 2
- Afzetpalenaantal 8
Servies
- Dinerbordenaantal 80
- Dessertbordenaantal 80
- Koffiekopjesaantal 60
- Waterglazenaantal 80
- Wijnglazenaantal 80
- Koffielepelsaantal 60
- Dinermessenaantal 80
- Dinervorkenaantal 80
- Opscheplepelsaantal 12
Apparatuur
- Luidsprekersaantal 2
- Draadloze microfoonsaantal 2
- Microfoonstandaard
- Verlengkabelsaantal 4
- Stekkerdozenaantal 6
- Laptopaantal 2
- Printer
- Betaalterminal
- Koelboxenaantal 4
- Thermoskannenaantal 6
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Warmhoudbakkenaantal 4
- Presentatiescherm
- Beamer
- Beamerdoek
Keuken
- Snijplankenaantal 4
- Koks messenaantal 4
- Serveerschalenaantal 12
- Serveertangenaantal 8
- Kannensetsaantal 6
- Flessenopenersaantal 4
- Aluminiumfoliehouder
Decoratie
- Tafelkledenaantal 10
- Stoelhoezenaantal 70
- Jubileumbanneraantal 2
- Bloemstukkenaantal 8
- Tafelnummersaantal 10
- Fotowand
Verlichting
- Sfeerlampenaantal 8
- Ledlichtsnoerenaantal 6
- Batterijlantaarnsaantal 8
Veilingmateriaal
- Biedkaartenaantal 80
- Kavelbordjesaantal 80
- Kavelstandaardsaantal 40
- Presentatietafelsaantal 4
- Veilinghamer
- Kassa
- Geldkist
- Klembordenaantal 8
- Bureauorganizersaantal 4
- Kavelverpakkingsdozenaantal 40
- Transportkrattenaantal 20
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 8
- Stofzuiger
- Dweilsetaantal 2
- Schoonmaakkar
- Handzeepdispensersaantal 4
- Handdoekdispensersaantal 4
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg het veilingreglement uiterlijk twee weken vooraf vast. Beschrijf daarin onder meer wie mag bieden, wanneer een bod bindend is en hoe deelnemers hun gewonnen kavels betalen.
- Werk per kavel met een nummer, foto, korte beschrijving en startprijs. Geef de veilingmeester een geprinte lijst en bewaar de kavels per nummer, zodat uitgifte na betaling snel verloopt.
- Plan de catering op basis van het definitieve aantal aanmeldingen en verzamel dieetwensen uiterlijk zeven dagen vooraf. Reken daarnaast op voldoende tafels, stoelen en een aparte plek voor buffet en kavels.
- Test geluid, microfoons, presentatiescherm en betaalterminal minimaal één dag vooraf. Leg verlengkabels en stekkerdozen klaar; een storing tijdens het bieden kost direct tempo en overzicht.
- Open de locatie minstens twee uur voor ontvangst. Koel dranken, zet biedkaarten klaar, controleer het draaiboek en wijs iemand aan voor registratie, betalingen en het veilig bewaren van verkochte kavels.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een jubileumveiling organiseren?
- Begin minimaal acht weken vooraf met datum, locatie, doelopbrengst en het verzamelen van kavels. Verstuur uitnodigingen zodra de kavels en het veilingreglement voldoende vaststaan, bij voorkeur uiterlijk vier weken voor de veiling.
- Hoeveel tijd kost het om kavels voor een jubileumveiling klaar te maken?
- Plan per kavel ongeveer 10 tot 15 minuten voor inventariseren, fotograferen, beschrijven, nummeren en labelen. Bij 40 kavels betekent dat al circa 7 tot 10 uur werk, exclusief opslag en controle.
- Wanneer moet ik de catering voor een jubileumveiling bestellen?
- Bestel de catering zodra het aantal aanmeldingen redelijk stabiel is, meestal 10 tot 14 dagen vooraf. Bevestig dieetwensen en het definitieve aantal gasten uiterlijk zeven dagen voor de veiling.
- Hoe regel je betalingen na een jubileumveiling?
- Bepaal vóór de uitnodigingen welke betaalmiddelen je accepteert en test de betaalterminal minimaal één dag vooraf. Gebruik genummerde biedkaarten en noteer per winnaar het kavelnummer, bedrag en de betaalstatus voordat het kavel wordt meegegeven.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!