Checklist para organizar una subasta de aniversario

Una subasta de aniversario combina una celebración con bastante trabajo previo: hay que preparar los lotes, explicar las reglas y organizar las pujas sin dejar los pagos para el final. Esta checklist reúne 74 tareas y 65 materiales para avanzar en el orden adecuado, desde confirmar la fecha y el lugar hasta abrir el espacio. También contempla las inscripciones, las preferencias dietéticas, el catering, la presentación y la entrega segura de los lotes.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Confirmar fecha y ubicación
Determinar el importe de la subasta
2 personas
Redactar las normas de la subasta
2 personas
Inventariar los lotes
3 personas
Fotografiar las parcelas
2 personas
Redactar las descripciones de los lotes
2 personas
Fijar los precios de salida
3 personas
Asignar números de lote
2 personas
Contratar al subastador
Crear formulario de inscripción
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Hacer reservas
Pedir el catering
2 personas
Etiquetar los lotes de la subasta
3 personas
Numerar las tarjetas de puja
2 personas
Preparar el procedimiento de pago
2 personas
Imprimir el plan de trabajo
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Almacenar los lotes de forma segura
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Abrir la ubicación
2 personas
Ventilar el espacio
2 personas
Montar mesas
4 personas
Colocar las sillas
3 personas
Montar el mostrador de recepción
2 personas
Exponer los lotes
4 personas
Preparar la lista de lotes
2 personas
Probar la técnica de subasta
2 personas
Configurar la iluminación
2 personas
Preparar el buffet y la barra
3 personas
Preparar la vajilla y las copas
2 personas
Instruir al equipo de registro
2 personas
Instruir al equipo de la subasta
4 personas

Evento

Recibir a los visitantes
3 personas
Repartir tarjetas de puja
2 personas
Mostrar los lotes
3 personas
Servir café y té
3 personas
Dar la bienvenida
Coordinar la primera ronda de la subasta
4 personas
Registrar los lotes vendidos
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Anunciar el descanso
Reponer el bufé
3 personas
Coordinar la segunda ronda de subasta
4 personas
Procesar los resultados provisionales
2 personas
Servir platos calientes
4 personas
Recoger la vajilla
2 personas
Guiar la tercera ronda de la subasta
4 personas
Registrar las últimas pujas
2 personas
Informar a los ganadores
2 personas
Gestionar los pagos
3 personas
Entregar los lotes a los ganadores
3 personas
Dar el discurso de despedida
Despedir a los últimos invitados
2 personas

Seguimiento

Empaquetar los restos de forma segura
3 personas
Cerrar la caja
2 personas
Comprobar la administración de la subasta
2 personas
Hacer seguimiento de los lotes impagados
Enviar mensajes de agradecimiento
2 personas
Transferir los ingresos
Desmontar mesas y sillas
4 personas
Retirar la decoración
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger la basura
3 personas
Limpiar el espacio
4 personas
Empacar el equipo
2 personas
Repartir la comida sobrante
2 personas
Devolver los materiales prestados
2 personas
Gestionar objetos perdidos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 10
Sillascant. 70
Mesas de buffetcant. 3
Taburetes de barcant. 6
Percheroscant. 2
Postes separadorescant. 8

Vajilla

Platos de cenacant. 80
Platos de postrecant. 80
Tazas de cafécant. 60
Vasos para aguacant. 80
Copas de vinocant. 80
Cucharillas de cafécant. 60
Cuchillos de cenacant. 80
Tenedores de cenacant. 80
Cucharonescant. 12

Equipo

Altavocescant. 2
Micrófonos inalámbricoscant. 2
Soporte de micrófono
Cables alargadorescant. 4
Regletascant. 6
Portátilcant. 2
Impresora
Terminal de pago
Neveras portátilescant. 4
Termoscant. 6
Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Bandejas para mantener calientecant. 4
Pantalla de presentación
Proyector
Pantalla para proyector

Cocina

Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chefcant. 4
Bandejas de servircant. 12
Pinzas de servircant. 8
Juegos de jarrascant. 6
Abrebotellascant. 4
Portarrollos de papel de aluminio

Decoración

Mantelescant. 10
Fundas para sillascant. 70
Banner de aniversariocant. 2
Arreglos floralescant. 8
Números de mesacant. 10
Photowall

Iluminación

Luces decorativascant. 8
Guirnaldas de luces LEDcant. 6
Linternas a pilascant. 8

Material de subasta

Tarjetas de pujacant. 80
Carteles de lotecant. 80
Soportes para lotescant. 40
Mesas de presentacióncant. 4
Martillo de subasta
Caja registradora
Caja registradora
Portapapelescant. 8
Organizadores de escritoriocant. 4
Cajas de embalaje de lotescant. 40
Cajas de transportecant. 20

Limpieza

Papeleracant. 8
Aspiradora
Juego de fregonacant. 2
Carro de limpieza
Dispensadores de jabón de manoscant. 4
Dispensadores de toallascant. 4

Catering

Compras

Consejos

Empieza entre 4 y 6 semanas antes: confirma la fecha y el lugar, define el importe de la subasta y redacta unas normas que los invitados puedan leer antes de inscribirse.
Prepara cada lote con tiempo. Haz una foto, escribe una descripción, fija el precio de salida y asigna un número; después etiqueta físicamente el lote para evitar confusiones durante la entrega.
Cierra las inscripciones al menos 7 días antes del aniversario. Así puedes confirmar reservas, recopilar preferencias dietéticas y ajustar el pedido del catering sin trabajar con cifras provisionales.
Asigna una persona al registro y otra al cobro. Las tarjetas de puja numeradas, el formulario de inscripción y el terminal de pago deben estar listos antes de que llegue el primer invitado.
Abre el lugar entre 2 y 3 horas antes. Monta mesas, sillas y buffet, prueba altavoces y micrófonos, conecta el portátil, la pantalla y el proyector, y enfría las bebidas mientras preparas los aperitivos.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una subasta de aniversario?: Empieza entre 4 y 6 semanas antes para confirmar el lugar, preparar los lotes y enviar las invitaciones. Reserva la última semana para cerrar inscripciones, confirmar el catering e imprimir el plan de trabajo.
¿Cuándo debo cerrar las inscripciones para la subasta?: Cierra las inscripciones como mínimo 7 días antes del evento. Necesitas ese margen para conocer el número de comensales, recoger preferencias dietéticas y hacer las reservas o pedidos definitivos.
¿Cuánto tiempo antes se prepara el lugar de la subasta?: Llega entre 2 y 3 horas antes de la apertura. Ese tiempo permite colocar el mobiliario, probar el sonido y la presentación, preparar el buffet, enfriar las bebidas y revisar el procedimiento de pago.
¿Cómo evitar errores al entregar los lotes subastados?: Asigna un número único a cada lote y utiliza el mismo número en la descripción, la etiqueta y el registro de pago. Comprueba cada entrega con dos datos: número de lote y nombre de la persona ganadora.

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