Jubiläumsauktion organisieren: die vollständige Checkliste

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Lege die Auktionsregeln spätestens vier Wochen vorher schriftlich fest. Kläre dabei Gebote, Zuschlag, Bezahlung, Abholung und den Umgang mit nicht verkauften Losen.
• Erfasse jedes Los in einer Liste mit Parzellennummer, Foto, Beschreibung und Startpreis. Nummeriere die Gebotskarten passend dazu, damit Auktionator und Helfer keine Zuordnung suchen müssen.
• Plane den Zahlungsablauf mindestens eine Woche vorher. Prüfe Kartenterminal, Drucker und Stromversorgung und lege fest, wer Zahlungen entgegennimmt und Verkäufe dokumentiert.
• Teste Lautsprecher, Funkmikrofone, Mikrofonständer, Laptop und Präsentationsbildschirm vor dem Einlass. Verlängerungskabel und einen Beamer solltest du nicht erst während der Auktion zusammensuchen.
• Kühle Getränke rechtzeitig und bereite Snacks so vor, dass der Auktionator nicht unterbrochen wird. Reserviere zusätzlich Zeit für das Öffnen der Location, das Aufstellen der Tische und die sichere Ausgabe der Lose.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich eine Jubiläumsauktion organisieren?

Beginne etwa sechs bis acht Wochen vor dem Termin. Regeln, Lose, Einladungen, Anmeldungen und Catering brauchen Vorlauf; die Technik und den Zahlungsablauf prüfst du spätestens eine Woche vorher.

Wann sollten die Lose für eine Jubiläumsauktion fertig sein?

Fotografiere und beschreibe die Lose mindestens zwei Wochen vor der Auktion. Startpreise und Parzellennummern sollten spätestens sieben Tage vorher feststehen, damit Karten und Ablaufunterlagen gedruckt werden können.

Wie viele Getränke brauche ich für eine Jubiläumsauktion?

Rechne für die erste Stunde mit etwa zwei bis drei Getränken pro Person und danach mit ungefähr einem Getränk pro Stunde. Stelle zusätzlich Wasser bereit und berücksichtige die Dauer, das Catering und besondere Ernährungswünsche.

Was muss ich am Tag der Jubiläumsauktion zuerst erledigen?

Öffne die Location etwa drei Stunden vor dem Einlass. Stelle zuerst Mobiliar und Technik auf, richte danach Anmeldung, Gebotskarten, Lose, Getränke und Catering ein und führe vor Beginn einen kurzen Mikrofon- und Zahlungscheck durch.