Checklist voor het organiseren van een jubileumtournee

Een jubileumtournee vraagt om één plan dat per locatie uitvoerbaar blijft. Leg eerst de tourdata, locaties en route vast; daarna volgen vergunningen, techniek, vervoer, overnachtingen en kaartverkoop. Werk met één draaiboek per speeldag, zodat crew, catering en ontvangst dezelfde informatie hebben. Deze checklist helpt je bovendien om details op tijd te regelen die vaak blijven liggen, zoals dieetwensen, polsbandjes, presentaties en een technische test op elke locatie.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Tourlocaties selecteren
2 personen
Locaties reserveren
Tourdata vastleggen
2 personen
Vergunningen aanvragen
Verzekering controleren
Programma samenstellen
3 personen
Optredens bevestigen
2 personen
Technische wensen verzamelen
2 personen
Route per speeldag bepalen
2 personen
Transport reserveren
Overnachtingen reserveren
Uitnodigingen ontwerpen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Online kaartverkoop openen
Persbericht versturen
2 personen
Promotiemateriaal verspreiden
3 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Bezoekerslijst bijwerken
Polsbandjes en tickets bestellen
Catering per locatie bestellen
2 personen
Decoratie inkopen
2 personen
Techniek testen
3 personen
Muziek en presentaties verzamelen
2 personen
Draaiboek afdrukken
Contactlijst afdrukken
Materialen per stop verdelen
3 personen
Tourbus laden
4 personen
Voorraad controleren
2 personen
Locatiecontact bevestigen

Event

Cateringlevering controleren
2 personen
Locatie openen
2 personen
Laadzone vrijmaken
2 personen
Apparatuur uitladen
5 personen
Podiumvloer opbouwen
4 personen
Backdrops plaatsen
3 personen
Licht ophangen
3 personen
Geluid aansluiten
3 personen
Microfoons plaatsen
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Ontvangstbalie opbouwen
2 personen
Cateringbuffet opbouwen
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Servies klaarzetten
2 personen
Versiering ophangen
3 personen
Programma zichtbaar ophangen
Presentaties klaarzetten
2 personen
Technische soundcheck uitvoeren
3 personen
Lichtshow testen
2 personen
Briefing ontvangstteam geven
2 personen
Briefing cateringteam geven
2 personen
Deuren openen
3 personen
Bezoekers ontvangen
4 personen
Tickets controleren
2 personen
Jubileumprogramma presenteren
2 personen
Koffie en thee serveren
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Pauzeprogramma begeleiden
2 personen
Warme maaltijd serveren
5 personen
Allergeneninformatie beschikbaar houden
Hoofdprogramma begeleiden
3 personen
Jubileummoment aankondigen
2 personen
Groepsfoto begeleiden
2 personen
Afscheid en uitloop begeleiden
3 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen

Nazorg

Publieksruimte opruimen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Cateringresten verpakken
2 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Licht en geluid afbreken
4 personen
Podium en decor afbreken
4 personen
Materialen inladen
5 personen
Locatie schoon opleveren
3 personen
Huurmaterialen retourneren
2 personen
Transportmiddelen inleveren
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
Afval afvoeren
2 personen
Bezoekersvragen afhandelen
Foto- en videomateriaal verzamelen
Bedankbericht versturen
2 personen
Facturen controleren
Tourmaterialen inventariseren
2 personen
Beschadigde materialen apart zetten
Volgende stop voorbereiden
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 18
Klapstoelenaantal 180
Buffettafelsaantal 4
Barkrukkenaantal 8
Garderoberekkenaantal 3
Kledinghangersaantal 200
Podiumdelenaantal 12
Pupitersaantal 2

Servies

Dinerbordenaantal 180
Dessertbordenaantal 180
Koffiekopjesaantal 120
Waterglazenaantal 200
Wijnglazenaantal 180
Koffielepelsaantal 120
Dinerbesteksetsaantal 180
Opslagkratten serviesaantal 12

Decoratie

Jubileumbannersaantal 6
Backdropdoekenaantal 3
Ballonnenbogenaantal 3
Ballonnenaantal 300
Tafelkledenaantal 24
Tafellopersaantal 18
Led-kaarsenaantal 36
Bloemstukkenaantal 12
Fotowandpropsaantal 20
Pijlbordenaantal 12

Apparatuur

Actieve speakersaantal 4
Mengpaneel
Draadloze microfoonsaantal 4
Microfoonstatievenaantal 4
Diaprojector
Projectiescherm
Laptopaantal 2
HDMI-kabelsaantal 4
Verlenghaspelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 10
Gaffer tapeaantal 8
Kabelmattenaantal 12
Flightcasesaantal 8
Handlampenaantal 6

Verlichting

Led-parrenaantal 12
Lichtstatievenaantal 4
Lichtbalkenaantal 3

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Thermoskannenaantal 8
Warmhoudbakkenaantal 6
Serveerschalenaantal 12
Serveerbestekaantal 18
Koelboxenaantal 6
Snijplankenaantal 6
Koks- en broodmessenaantal 8
Keukenbakkenaantal 12
Aluminiumfolieaantal 6
Vershoudfolieaantal 6

Catering

Polsbandjesaantal 600
Naamstickersaantal 250
Menukaartenaantal 200
Programmaboekjesaantal 600
Drankdispensersaantal 4
Serveerkannenaantal 12
Boodschappen

Schoonmaak

Allesreinigeraantal 6
Glasreinigeraantal 4
Microvezeldoekenaantal 30
Sponzenaantal 24
Vloertrekkersaantal 3
Emmersaantal 6
Bezemsetsaantal 3
Stofzuigersaantal 2
Papieren handdoekenaantal 12
Toiletborstelsaantal 6

Transport

Transportkarrenaantal 4
Spanbandenaantal 12
Verhuisdekensaantal 20
Opbergkrattenaantal 30
Rijplatenaantal 6

Veiligheid

Brandblussersaantal 4
Veiligheidsvestenaantal 8
Kabelgotenaantal 20
Antislipmattenaantal 12
Zaklampenaantal 6

Kantoor

Clipboardsaantal 8
Pennenaantal 40
Markersaantal 20
Plakbandaantal 8
Schrijfpapieraantal 500
Badgehoudersaantal 30
Documentmappenaantal 12
Kassaboxenaantal 3

Tips

Plan de route per speeldag pas nadat alle optredens en locaties zijn bevestigd. Houd per verplaatsing ruimte voor laden, lossen en vertraging; een strak schema zonder buffer loopt bij de eerste uitloop vast.
Verzamel technische wensen direct na het bevestigen van elk optreden. Controleer vóór opening van de deuren de actieve speakers, het mengpaneel, de draadloze microfoons en de microfoonstatieven op de locatie.
Open de online kaartverkoop zodra data, locaties en programma definitief zijn. Bestel polsbandjes en tickets op basis van de verwachte bezoekersaantallen en houd de bezoekerslijst daarna wekelijks bij.
Vraag dieetwensen uiterlijk 7 dagen vóór iedere speeldag op en geef het definitieve aantal door aan de catering. Zo voorkom je dat speciale maaltijden ontbreken of pas tijdens het diner moeten worden nagevraagd.
Maak per locatie een aparte laad- en opbouwlijst voor meubilair, servies en decoratie. Controleer onder meer podiumdelen, pupiters, garderoberekken, jubileumbanners en pijlborden vóór vertrek, niet pas bij aankomst.

Veelgestelde vragen

Wanneer moet ik de locaties voor een jubileumtournee vastleggen?: Leg locaties bij voorkeur 6 tot 9 maanden vóór de eerste voorstelling vast. Reserveer daarna de tourdata en controleer direct welke vergunningen, verzekeringen en technische voorzieningen per locatie nodig zijn.
Hoe lang van tevoren moet ik kaartjes voor een jubileumtournee verkopen?: Open de online kaartverkoop zodra het programma en alle tourdata definitief zijn, meestal 3 tot 6 maanden vóór de eerste speeldag. Plan daarna wekelijks een moment om aanmeldingen en de bezoekerslijst bij te werken.
Wanneer regel ik vervoer en overnachtingen voor een jubileumtournee?: Reserveer transport en overnachtingen zodra de route per speeldag vaststaat, bij voorkeur minimaal 8 weken vóór de tour. Bij meerdere opeenvolgende speeldata voorkom je zo dat reistijd, laden en lossen of slaapplaatsen niet meer aansluiten.
Wanneer moet de techniek van een jubileumtournee getest worden?: Test de techniek op elke locatie uiterlijk tijdens de opbouw vóór de deuren openen. Verzamel de technische wensen eerder en controleer op de dag zelf alle speakers, microfoons, statieven en het mengpaneel.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.