Jubiläumstournee organisieren: die vollständige Checkliste

Eine Jubiläumstournee besteht aus mehreren Veranstaltungen, die organisatorisch zusammenpassen müssen. Lege zuerst Spielorte, Termine und Route fest, bevor du Transport, Übernachtungen und Technik buchst. Danach folgen Programm, Genehmigungen, Einladungen, Ticketverkauf und die Abstimmung mit den einzelnen Standorten. Plane außerdem Zeit für Techniktests, Besucherdaten, Catering und den Ausdruck des Drehbuchs ein – diese Punkte werden bei einer Tour besonders leicht zu spät erledigt.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Tourstandorte auswählen
2 Personen
Orte reservieren
Tourtermine festlegen
2 Personen
Genehmigungen beantragen
Versicherung prüfen
Programm zusammenstellen
3 Personen
Auftritte bestätigen
2 Personen
Technische Anforderungen sammeln
2 Personen
Route pro Spieltag festlegen
2 Personen
Transport reservieren
Übernachtungen reservieren
Einladungen gestalten
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Online-Ticketverkauf eröffnen
Pressemitteilung versenden
2 Personen
Werbematerial verteilen
3 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Besucherliste aktualisieren
Armbänder und Tickets bestellen
Catering pro Standort bestellen
2 Personen
Dekoration einkaufen
2 Personen
Technik testen
3 Personen
Musik und Präsentationen sammeln
2 Personen
Drehbuch ausdrucken
Kontaktliste ausdrucken
Materialien pro Station verteilen
3 Personen
Tourbus beladen
4 Personen
Bestand prüfen
2 Personen
Ansprechpartner vor Ort bestätigen

Event

Cateringlieferung prüfen
2 Personen
Location öffnen
2 Personen
Ladezone freimachen
2 Personen
Ausrüstung ausladen
5 Personen
Bühnenboden aufbauen
4 Personen
Backdrops aufstellen
3 Personen
Licht aufhängen
3 Personen
Ton anschließen
3 Personen
Mikrofone aufstellen
2 Personen
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
Empfangstheke aufbauen
2 Personen
Cateringbuffet aufbauen
3 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Geschirr bereitstellen
2 Personen
Dekoration aufhängen
3 Personen
Programm sichtbar aufhängen
Präsentationen vorbereiten
2 Personen
Technischen Soundcheck durchführen
3 Personen
Lichtshow testen
2 Personen
Briefing für das Empfangsteam geben
2 Personen
Briefing für das Catering-Team geben
2 Personen
Türen öffnen
3 Personen
Besucher empfangen
4 Personen
Tickets kontrollieren
2 Personen
Jubiläumsprogramm präsentieren
2 Personen
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Mülleimer leeren
2 Personen
Pausenprogramm betreuen
2 Personen
Warme Mahlzeit servieren
5 Personen
Allergeninformationen verfügbar halten
Hauptprogramm begleiten
3 Personen
Jubiläumsmoment ankündigen
2 Personen
Gruppenfoto begleiten
2 Personen
Verabschiedung und Auslass begleiten
3 Personen
Fundsachen sammeln

Nachbereitung

Publikumsbereich aufräumen
4 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Catering-Reste verpacken
2 Personen
Geräte ausschalten
2 Personen
Licht und Ton abbauen
4 Personen
Bühne und Dekoration abbauen
4 Personen
Materialien einladen
5 Personen
Ort sauber übergeben
3 Personen
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
Transportmittel zurückgeben
Restbestand einlagern
2 Personen
Abfall entsorgen
2 Personen
Besucherfragen bearbeiten
Foto- und Videomaterial sammeln
Dankesnachricht versenden
2 Personen
Rechnungen prüfen
Tourmaterialien inventarisieren
2 Personen
Beschädigte Materialien separat ablegen
Nächsten Stopp vorbereiten
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

KlappischeAnz. 18
KlappstühleAnz. 180
BuffetischeAnz. 4
BarhockerAnz. 8
GarderobenständerAnz. 3
KleiderbügelAnz. 200
BühnenelementeAnz. 12
NotenpulteAnz. 2

Geschirr

Dinner-TellerAnz. 180
DesserttellerAnz. 180
KaffeetassenAnz. 120
WassergläserAnz. 200
WeingläserAnz. 180
KaffeelöffelAnz. 120
Abendbesteck-SetsAnz. 180
Aufbewahrungsboxen für GeschirrAnz. 12

Dekoration

JubiläumsbannerAnz. 6
Backdrop-StoffeAnz. 3
BallonbögenAnz. 3
BallonsAnz. 300
TischdeckenAnz. 24
TischläuferAnz. 18
LED-KerzenAnz. 36
BlumenarrangementsAnz. 12
Fotowand-PropsAnz. 20
WegweiserAnz. 12

Ausstattung

Aktive LautsprecherAnz. 4
Mischpult
FunkmikrofoneAnz. 4
MikrofonständerAnz. 4
Diaprojektor
Projektionsleinwand
LaptopAnz. 2
HDMI-KabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 10
Gaffer TapeAnz. 8
KabelmattenAnz. 12
FlightcasesAnz. 8
HandlampenAnz. 6

Beleuchtung

LED-ParrenAnz. 12
LichtstativeAnz. 4
LichtbalkenAnz. 3

Küche

KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 3
ThermoskannenAnz. 8
WarmhaltebehälterAnz. 6
ServierschalenAnz. 12
ServierbesteckAnz. 18
KühlboxenAnz. 6
SchneidebretterAnz. 6
Koch- und BrotmesserAnz. 8
KüchenwannenAnz. 12
AluminiumfolieAnz. 6
FrischhaltefolieAnz. 6

Catering

ArmbänderAnz. 600
NamensaufkleberAnz. 250
SpeisekartenAnz. 200
ProgrammhefteAnz. 600
GetränkespenderAnz. 4
ServierkannenAnz. 12
Einkäufe

Reinigung

AllzweckreinigerAnz. 6
GlasreinigerAnz. 4
MikrofasertücherAnz. 30
SchwämmeAnz. 24
BodenabzieherAnz. 3
EimerAnz. 6
BesensetsAnz. 3
StaubsaugerAnz. 2
PapierhandtücherAnz. 12
ToilettenbürstenAnz. 6

Transport

TransportwagenAnz. 4
SpanngurteAnz. 12
UmzugsdeckenAnz. 20
AufbewahrungsboxenAnz. 30
FahrplattenAnz. 6

Sicherheit

FeuerlöscherAnz. 4
SicherheitswestenAnz. 8
KabelkanäleAnz. 20
Rutschfeste MattenAnz. 12
TaschenlampenAnz. 6

Büro

KlemmbretterAnz. 8
StifteAnz. 40
MarkerAnz. 20
KlebebandAnz. 8
SchreibpapierAnz. 500
BadgehalterAnz. 30
DokumentenmappenAnz. 12
KassenboxenAnz. 3

Tipps

Lege Tourorte und Termine fest, bevor du Reservierungen bestätigst. Plane zwischen zwei Auftritten genügend Zeit für Fahrt, Aufbau und unvorhergesehene Verzögerungen ein.
Sammle die technischen Anforderungen pro Auftritt in einer Übersicht. Prüfe aktive Lautsprecher, Mischpult, Funkmikrofone und Mikrofonständer nicht erst am Veranstaltungstag, sondern mindestens einmal vor der Tour.
Starte den Online-Ticketverkauf erst, wenn Programm, Orte und Termine verbindlich sind. Aktualisiere die Besucherliste danach regelmäßig und erfasse Ernährungswünsche spätestens 7 Tage vor dem jeweiligen Catering.
Bestelle Armbänder, Tickets, Dekoration und Geschirr standortbezogen. So fehlen beim Wechsel zwischen den Orten weder Jubiläumsbanner und Wegweiser noch Teller, Gläser oder Besteck.
Plane den letzten Kontrolltermin 24 bis 48 Stunden vor jedem Auftritt. Dabei sollten Route, Übernachtung, Catering, Technik, Einladungen und das ausgedruckte Drehbuch gemeinsam geprüft werden.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Jubiläumstournee planen?: Beginne idealerweise 6 bis 12 Monate vor dem ersten Auftritt mit Spielorten, Terminen und Programm. Genehmigungen, Versicherungen, Transport und Übernachtungen sollten spätestens 8 bis 12 Wochen vorher geklärt sein.
Wann sollte der Ticketverkauf für eine Jubiläumstournee starten?: Eröffne den Online-Ticketverkauf, sobald Orte, Termine und Auftritte bestätigt sind – meist 8 bis 12 Wochen vor dem ersten Termin. So bleibt Zeit, Anmeldungen zu bearbeiten und die Besucherliste laufend zu aktualisieren.
Wie viel Vorlauf braucht man für Technik und Catering pro Tourort?: Sammle die technischen Anforderungen mindestens 6 Wochen vorher und führe den ersten Techniktest spätestens 7 Tage vor dem Auftritt durch. Bestelle das Catering pro Standort etwa 7 bis 10 Tage vorher und übermittle die finalen Ernährungswünsche 2 bis 3 Tage vor der Lieferung.
Was muss am Tag vor einem Tourauftritt geprüft werden?: Kontrolliere 24 Stunden vorher Route, Transport, Übernachtung, Catering, Besucherzahlen und Aufbau. Teste außerdem Mikrofone, Mischpult und Lautsprecher und lege Drehbuch, Musik, Präsentationen, Tickets und Wegweiser für den Abfahrts- oder Aufbauzeitpunkt bereit.

Starte diesen Plan in Lizzt

Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.