Checklist para organizar una gira de aniversario

Una gira de aniversario exige coordinar varias fechas, ubicaciones y equipos sin perder de vista a los invitados. Empieza cerrando el calendario, los permisos, el seguro y la ruta diaria antes de anunciar nada. Después confirma actuaciones, transporte, alojamientos, entradas y necesidades técnicas para cada lugar. Esta checklist también te ayuda a llegar al montaje con el catering, la decoración, la vajilla y el plan de trabajo preparados.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Seleccionar ubicaciones de la gira
2 personas
Reservar ubicaciones
Registrar las fechas de la gira
2 personas
Solicitar permisos
Comprobar el seguro
Elaborar el programa
3 personas
Confirmar las actuaciones
2 personas
Recopilar necesidades técnicas
2 personas
Definir la ruta por día de función
2 personas
Reservar el transporte
Reservar alojamientos
Diseñar invitaciones
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Abrir la venta de entradas online
Enviar nota de prensa
2 personas
Distribuir material promocional
3 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Actualizar la lista de visitantes
Pedir pulseras y entradas
Pedir catering por ubicación
2 personas
Comprar decoración
2 personas
Probar la técnica
3 personas
Reunir música y presentaciones
2 personas
Imprimir el plan de trabajo
Imprimir la lista de contactos
Distribuir los materiales por parada
3 personas
Cargar el autobús de la excursión
4 personas
Comprobar el inventario
2 personas
Confirmar el contacto del recinto

Evento

Comprobar la entrega del catering
2 personas
Abrir la ubicación
2 personas
Despejar la zona de carga
2 personas
Descargar el equipo
5 personas
Montar el suelo del escenario
4 personas
Colocar fondos
3 personas
Colgar luces
3 personas
Conectar el sonido
3 personas
Colocar los micrófonos
2 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Montar el mostrador de recepción
2 personas
Montar el bufé de catering
3 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar la vajilla
2 personas
Colgar la decoración
3 personas
Colgar el programa a la vista
Preparar las presentaciones
2 personas
Realizar la prueba técnica de sonido
3 personas
Probar el espectáculo de luces
2 personas
Dar briefing al equipo de recepción
2 personas
Dar briefing al equipo de catering
2 personas
Abrir las puertas
3 personas
Recibir a los visitantes
4 personas
Comprobar las entradas
2 personas
Presentar el programa del aniversario
2 personas
Servir café y té
3 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Coordinar el programa del descanso
2 personas
Servir la comida caliente
5 personas
Mantener disponible la información sobre alérgenos
Acompañar el programa principal
3 personas
Anunciar el momento del aniversario
2 personas
Coordinar la foto de grupo
2 personas
Gestionar la despedida y la salida del público
3 personas
Recoger objetos perdidos

Seguimiento

Recoger el espacio para el público
4 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Empaquetar los restos del catering
2 personas
Apagar el equipo
2 personas
Desmontar luces y sonido
4 personas
Desmontar el escenario y la decoración
4 personas
Cargar los materiales
5 personas
Dejar el recinto limpio
3 personas
Devolver el material alquilado
2 personas
Devolver los medios de transporte
Guardar el stock restante
2 personas
Retirar los residuos
2 personas
Atender las preguntas de los visitantes
Recopilar material fotográfico y de vídeo
Enviar mensaje de agradecimiento
2 personas
Revisar las facturas
Inventariar los materiales del tour
2 personas
Separar los materiales dañados
Preparar la siguiente parada
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas plegablescant. 18
Sillas plegablescant. 180
Mesas de buffetcant. 4
Taburetes de barcant. 8
Percheroscant. 3
Perchascant. 200
Piezas de escenariocant. 12
Pupiterscant. 2

Vajilla

Platos de cenacant. 180
Platos de postrecant. 180
Tazas de cafécant. 120
Vasos para aguacant. 200
Copas de vinocant. 180
Cucharillas de cafécant. 120
Juegos de cubiertos para cenacant. 180
Cajas de almacenamiento para vajillacant. 12

Decoración

Banners de aniversariocant. 6
Telones de fondocant. 3
Arcos de globoscant. 3
Globoscant. 300
Mantelescant. 24
Manteles runnerscant. 18
Velas LEDcant. 36
Arreglos floralescant. 12
Props para photowallcant. 20
Carteles direccionalescant. 12

Equipo

Altavoces activoscant. 4
Mesa de mezclas
Micrófonos inalámbricoscant. 4
Soportes de micrófonocant. 4
Proyector de diapositivas
Pantalla de proyección
Portátilcant. 2
Cables HDMIcant. 4
Enrollacablescant. 6
Regletascant. 10
Cinta gaffercant. 8
Alfombrillas para cablescant. 12
Flightcasescant. 8
Linternas de manocant. 6

Iluminación

Focos LEDcant. 12
Trípodes de iluminacióncant. 4
Barras de luzcant. 3

Cocina

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 3
Termoscant. 8
Bandejas para mantener calientecant. 6
Bandejas de servircant. 12
Cubiertos de serviciocant. 18
Neveras portátilescant. 6
Tablas de cortarcant. 6
Cuchillos de chef y de pancant. 8
Bandejas de cocinacant. 12
Papel de aluminiocant. 6
Film transparentecant. 6

Catering

Pulserascant. 600
Pegatinas con nombrecant. 250
Cartas del menúcant. 200
Programascant. 600
Dispensadores de bebidascant. 4
Jarras para servircant. 12
Compras

Limpieza

Limpiador multiusoscant. 6
Limpiacristalescant. 4
Paños de microfibracant. 30
Esponjascant. 24
Limpiacristalescant. 3
Cuboscant. 6
Sets de escobacant. 3
Aspiradorascant. 2
Toallas de papelcant. 12
Escobillas de bañocant. 6

Transporte

Carros de transportecant. 4
Correas de amarrecant. 12
Mantas de mudanzacant. 20
Cajas de almacenamientocant. 30
Placas de pasocant. 6

Seguridad

Extintorescant. 4
Chalecos reflectantescant. 8
Canaletas para cablescant. 20
Alfombrillas antideslizantescant. 12
Linternascant. 6

Oficina

Portapapelescant. 8
Bolígrafoscant. 40
Marcadorescant. 20
Cinta adhesivacant. 8
Papel para escribircant. 500
Portabadgescant. 30
Carpetas para documentoscant. 12
Cajas de cajacant. 3

Consejos

Cierra todas las ubicaciones y fechas antes de abrir la venta de entradas. Deja al menos 8 semanas para solicitar permisos, revisar el seguro y resolver cambios de calendario.
Prepara una ficha técnica por actuación y por ubicación. Incluye sonido, micrófonos, mesa de mezclas, altavoces, soportes y la hora de la prueba; programa la prueba como mínimo 2 horas antes de la apertura.
Define la ruta día por día con transporte y alojamiento confirmados. Añade un margen de 60 minutos entre desplazamientos y montaje para absorber retrasos sin afectar al programa.
Pide las preferencias dietéticas al cerrar las inscripciones y envíalas al catering al menos 7 días antes de cada función. Calcula la vajilla, las mesas de buffet y los asientos según la lista de visitantes actualizada, no según las primeras respuestas.
Imprime el plan de trabajo y prepara las pulseras, entradas, carteles direccionales y material de bienvenida antes del primer montaje. Lleva una copia por ubicación y otra para la persona responsable de producción.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una gira de aniversario?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes de la primera fecha. Reserva primero las ubicaciones y el transporte, solicita los permisos y elabora la ruta antes de enviar invitaciones o anunciar la venta de entradas.
¿Cuándo se deben confirmar las actuaciones y la parte técnica?: Confirma las actuaciones al menos 6 semanas antes y recopila sus necesidades técnicas en ese momento. Haz una prueba completa de sonido y presentaciones como mínimo 2 horas antes de que lleguen los invitados.
¿Cuándo pedir el catering para cada ubicación?: Cierra el pedido entre 7 y 10 días antes de cada función, cuando ya tengas actualizada la lista de visitantes y sus preferencias dietéticas. Reconfirma cantidades, horario de entrega y vajilla 48 horas antes.
¿Qué hay que preparar el día anterior a una función?: Deja listas las entradas, pulseras, carteles, decoración, vajilla y el plan de trabajo el día anterior. Comprueba también el transporte, el alojamiento y la hora de acceso para el montaje; así tendrás al menos una jornada para corregir faltantes.

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