Checklist jubileumpersoneelsfeest organiseren
Een jubileumpersoneelsfeest vraagt vooral om een strakke volgorde: eerst de ruimte en gasten, daarna catering, programma en techniek. Verzamel dieetwensen vóór je de hoeveelheden bestelt en maak pas daarna de definitieve gastenlijst. Op de dag zelf moeten buffet, koffiepunt, geluidsapparatuur en presentatie naast elkaar worden getest. Deze checklist helpt je bovendien zaken op tijd klaar te zetten die vaak worden vergeten, zoals het jubileumcadeau, aparte dieetmaaltijden en voldoende koeling voor de dranken.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Gastenlijst samenstellen
2 personen
Ruimte reserveren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Herinnering versturen
Definitieve gastenlijst maken
2 personen
Cateringhoeveelheden bepalen
2 personen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Dieetmaaltijden apart zetten
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Muziek afspeellijst maken
Presentatie voorbereiden
2 personen
Foto's verzamelen
2 personen
Sprekers instrueren
Tafelschikking maken
2 personen
Cadeau klaarzetten
2 personen
Ruimte controleren
2 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Buffet opbouwen
4 personen
Koffiepunt inrichten
2 personen
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
Presentaties testen
2 personen
Versiering ophangen
3 personen
Verlichting plaatsen
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Buffetgerechten bereiden
4 personen
Servies en bestek klaarleggen
2 personen
Naamkaartjes neerleggen
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
Laatste veiligheidscontrole
2 personen
Event
Gasten ontvangen
3 personen
Welkomstdrankjes serveren
3 personen
Hapjes rondbrengen
3 personen
Welkomstwoord verzorgen
Presentatie afspelen
Buffet openen
2 personen
Buffet serveren
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Servies afruimen
3 personen
Dessert serveren
3 personen
Muziek verzorgen
Foto's maken
Cadeau overhandigen
2 personen
Laatste ronde aankondigen
Nazorg
Buffet afbouwen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Meubilair terugplaatsen
4 personen
Ruimte schoonmaken
4 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Apparatuur opruimen
2 personen
Voorraad controleren
Overgebleven eten verpakken
2 personen
Materialen retourneren
2 personen
Foto's veilig opslaan
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Tafelsaantal 8
- Stoelenaantal 55
- Buffettafelsaantal 3
- Krukkenaantal 10
- Kapstokkenaantal 2
- Afvalbakkenaantal 4
Servies
- Dinerbordenaantal 60
- Dessertbordenaantal 60
- Koffiekopjesaantal 60
- Waterglazenaantal 70
- Wijnglazenaantal 60
- Koffielepelsaantal 60
- Vorkenaantal 60
- Messenaantal 60
- Opscheplepelsaantal 12
Keuken
- Warmhoudbakkenaantal 4
- Serveerschalenaantal 10
- Serveertangenaantal 8
- Snijplankenaantal 4
- Koks- en broodmessenaantal 6
- Thermoskannenaantal 4
- Waterkannenaantal 6
Apparatuur
- Koelboxenaantal 4
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Laptops
- Beamer
- Projectiescherm
- Speakersaantal 2
- Microfoon
Verlichting
- Lichtslangenaantal 3
- Tafellampenaantal 6
Decoratie
- Ballonnenaantal 100
- Ballonnenboog
- Slingersaantal 8
- Tafelkledenaantal 8
- Servettenhoudersaantal 8
- Naamkaartjesaantal 60
- Fotowand
- Cadeauverpakking
Schoonmaak
- Stofzuiger
- Dweilenaantal 2
- Emmersaantal 2
- Schoonmaakdoekenaantal 12
- Handzeepdispensersaantal 3
- Toiletborstelsaantal 2
Catering
- Boodschappen
Tips
- Plan de definitieve gastenlijst niet eerder dan nadat de aanmeldtermijn is verstreken. Gebruik die lijst meteen voor cateringhoeveelheden, tafelschikking en het apart zetten van dieetmaaltijden.
- Test presentatie, laptop, beamer, projectiescherm, speakers en microfoon minimaal 60 minuten vóór ontvangst van de gasten. Controleer ook of de presentatie met het juiste bestand opent.
- Richt het koffiepunt als aparte plek in met koffiezetapparaten, waterkokers, thermoskannen, kopjes en lepels. Zet waterkannen en glazen al klaar, zodat het buffet niet tegelijk als afhaalpunt voor drinken wordt gebruikt.
- Koel de dranken vóór de opbouw en controleer of koelboxen en koelkasten samen de geplande hoeveelheid aankunnen. Dranken die pas vlak voor de start worden gekoeld, zijn vaak niet op tijd koud.
- Loop de ruimte vóór binnenkomst één keer na met de indeling op papier. Controleer kapstokken, afvalbakken, stoelen, buffetopstelling, serveermaterialen en het jubileumcadeau voordat de eerste gast arriveert.
Veelgestelde vragen
- Wanneer verstuur ik de uitnodiging voor een jubileumpersoneelsfeest?
- Verstuur de uitnodiging bij voorkeur 4 tot 6 weken vóór het feest. Geef gasten daarin een duidelijke uiterste aanmelddatum, zodat je daarna nog tijd hebt om dieetwensen, catering en tafelschikking definitief te maken.
- Hoeveel tijd heb ik nodig om een jubileumpersoneelsfeest op te bouwen?
- Reserveer minimaal 2 uur voor tafels, stoelen, buffet, koffiepunt en techniek. Plan daarnaast minstens 60 minuten voor een volledige test van presentatie, geluid en microfoon vóór de gasten binnenkomen.
- Wanneer vraag ik dieetwensen op voor het personeelsfeest?
- Vraag dieetwensen direct bij de aanmelding uit en sluit die inventarisatie uiterlijk 10 tot 14 dagen vóór het feest. Zet de aangepaste maaltijden op de dag zelf apart en herkenbaar klaar.
- Wanneer maak ik de definitieve gastenlijst?
- Maak de definitieve lijst 7 tot 10 dagen vóór het feest, nadat de herinnering is verstuurd. Gebruik die versie voor de laatste boodschappencontrole, cateringhoeveelheden, tafelschikking en naam- of plaatsindeling.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!