Jubiläums-Mitarbeiterfest organisieren: die vollständige Checkliste
Ein Jubiläums-Mitarbeiterfest braucht mehr als Raum, Essen und eine Einladung. Plane früh, wer teilnehmen kann, welche Ernährungswünsche berücksichtigt werden müssen und wann Präsentation, Fotos und Geschenk fertig sind. In den letzten 24 Stunden zählen vor allem gekühlte Getränke, getrennte Diätmahlzeiten und ein Techniktest. Diese Checkliste führt dich von der Gästeliste bis zum aufgebauten Buffet in einer sinnvollen Reihenfolge durch die Vorbereitung.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
Gästeliste zusammenstellen
2 Personen
Raum reservieren
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Erinnerung senden
Endgültige Gästeliste erstellen
2 Personen
Cateringmengen festlegen
2 Personen
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
Einkaufen gehen
3 Personen
Diätmahlzeiten separat bereitstellen
2 Personen
Getränke kühlen
2 Personen
Musik-Playlist erstellen
Präsentation vorbereiten
2 Personen
Fotos sammeln
2 Personen
Referenten einweisen
Tischordnung erstellen
2 Personen
Geschenk bereitlegen
2 Personen
Raum kontrollieren
2 Personen
Tische aufstellen
4 Personen
Stühle aufstellen
3 Personen
Buffet aufbauen
4 Personen
Kaffeebereich einrichten
2 Personen
Tontechnik anschließen
2 Personen
Präsentationen testen
2 Personen
Dekoration aufhängen
3 Personen
Beleuchtung anbringen
2 Personen
Snacks vorbereiten
4 Personen
Buffetgerichte zubereiten
4 Personen
Geschirr und Besteck bereitstellen
2 Personen
Namensschilder auslegen
Empfangstisch einrichten
2 Personen
Letzte Sicherheitskontrolle
2 Personen
Event
Gäste empfangen
3 Personen
Willkommensgetränke servieren
3 Personen
Snacks verteilen
3 Personen
Begrüßungswort übernehmen
Präsentation abspielen
Buffet eröffnen
2 Personen
Buffet servieren
4 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Geschirr abräumen
3 Personen
Dessert servieren
3 Personen
Musik organisieren
Fotos machen
Geschenk überreichen
2 Personen
Letzte Runde ankündigen
Nachbereitung
Buffet abbauen
3 Personen
Abfall sammeln
3 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Möbel wieder aufstellen
4 Personen
Raum reinigen
4 Personen
Dekoration entfernen
2 Personen
Geräte aufräumen
2 Personen
Bestand prüfen
Übrig gebliebenes Essen verpacken
2 Personen
Materialien zurückgeben
2 Personen
Fotos sicher speichern
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 8
- StühleAnz. 55
- BuffetischeAnz. 3
- HockerAnz. 10
- KleiderständerAnz. 2
- AbfallbehälterAnz. 4
Geschirr
- Dinner-TellerAnz. 60
- DesserttellerAnz. 60
- KaffeetassenAnz. 60
- WassergläserAnz. 70
- WeingläserAnz. 60
- KaffeelöffelAnz. 60
- GabelnAnz. 60
- MesserAnz. 60
- ServierlöffelAnz. 12
Küche
- WarmhaltebehälterAnz. 4
- ServierschalenAnz. 10
- ServierzangenAnz. 8
- SchneidebretterAnz. 4
- Koch- und BrotmesserAnz. 6
- ThermoskannenAnz. 4
- WasserkannenAnz. 6
Ausstattung
- KühlboxenAnz. 4
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- Laptops
- Beamer
- Projektionsleinwand
- LautsprecherAnz. 2
- Mikrofon
Beleuchtung
- LichtschläucheAnz. 3
- TischlampenAnz. 6
Dekoration
- BallonsAnz. 100
- Ballonbogen
- GirlandenAnz. 8
- TischdeckenAnz. 8
- ServiettenhalterAnz. 8
- NamensschilderAnz. 60
- Fotowand
- Geschenkverpackung
Reinigung
- Staubsauger
- WischmopsAnz. 2
- EimerAnz. 2
- PutzlappenAnz. 12
- HandseifenspenderAnz. 3
- ToilettenbürstenAnz. 2
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Verschicke die Einladungen spätestens 6 Wochen vor dem Fest und setze eine klare Rückmeldefrist. So bleiben mindestens 2 Wochen, um Anmeldungen, Ernährungswünsche und die endgültige Gästeliste zu bearbeiten.
- Lege die Cateringmengen erst nach der finalen Gästeliste fest. Rechne pro erwachsene Person für das erste Veranstaltungsstunde mit etwa 2 bis 3 Getränken und plane zusätzliche alkoholfreie Getränke ein.
- Kühle Getränke am Vortag und verteile sie auf mehrere Kühlboxen, statt alles erst kurz vor Beginn zu kühlen. Stelle Diätmahlzeiten separat bereit und kennzeichne sie deutlich.
- Teste Laptop, Beamer, Projektionsleinwand, Lautsprecher und Mikrofon spätestens am Veranstaltungstag 2 Stunden vor dem Einlass. Öffne die Präsentation dabei auf dem tatsächlich verwendeten Laptop.
- Plane den Aufbau rückwärts vom Einlass: Tische und Stühle zuerst, danach Buffet, Kaffeebereich und Tontechnik. Halte Geschenk, Tischordnung, Servierbesteck und Abfallbehälter vor Beginn an ihren vorgesehenen Plätzen bereit.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man ein Jubiläums-Mitarbeiterfest planen?
- Beginne etwa 10 bis 12 Wochen vorher mit Gästeliste und Raumreservierung. Die Einladungen sollten spätestens 6 Wochen vor dem Termin verschickt werden, damit die Rückmeldungen rechtzeitig vorliegen.
- Wie viele Getränke braucht man für ein Jubiläums-Mitarbeiterfest?
- Plane für die erste Stunde etwa 2 bis 3 Getränke pro Person und danach ungefähr 1 Getränk pro Stunde. Berücksichtige zusätzlich Wasser und andere alkoholfreie Getränke für alle Teilnehmenden.
- Wann muss die endgültige Gästeliste feststehen?
- Schließe die endgültige Gästeliste idealerweise 7 bis 10 Tage vor dem Fest ab. Danach kannst du Cateringmengen, Tischordnung, Diätmahlzeiten und die benötigte Anzahl an Geschirr zuverlässig festlegen.
- Wann sollte man die Technik für das Mitarbeiterfest testen?
- Teste Beamer, Präsentation, Lautsprecher und Mikrofon spätestens 2 Stunden vor dem Einlass. Lege außerdem Ersatzkabel und die Präsentation auf einem zweiten Datenträger oder Laptop bereit.
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