Checklist para organizar la fiesta de aniversario del personal
Una fiesta de aniversario del personal necesita más coordinación que una reunión habitual: hay que cerrar la lista de asistentes, recoger dietas y preparar un programa que funcione sin retrasos. Esta checklist reúne las tareas y el material para organizar el evento desde las invitaciones hasta la recogida. Empieza con la confirmación del espacio y termina probando el sonido y las presentaciones antes de que lleguen los invitados.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Elaborar la lista de invitados
2 personas
Reservar el espacio
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Enviar recordatorio
Hacer la lista definitiva de invitados
2 personas
Determinar las cantidades del catering
2 personas
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Separar comidas especiales
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Crear lista de reproducción
Preparar la presentación
2 personas
Recopilar fotos
2 personas
Instruir a los ponentes
Organizar la disposición de las mesas
2 personas
Preparar el regalo
2 personas
Comprobar el espacio
2 personas
Montar mesas
4 personas
Colocar las sillas
3 personas
Montar el buffet
4 personas
Montar el punto de café
2 personas
Conectar el equipo de sonido
2 personas
Probar presentaciones
2 personas
Colgar la decoración
3 personas
Instalar la iluminación
2 personas
Preparar aperitivos
4 personas
Preparar los platos del bufé
4 personas
Preparar la vajilla y los cubiertos
2 personas
Colocar los carteles de nombre
Montar la mesa de recepción
2 personas
Última revisión de seguridad
2 personas
Evento
Recibir a los invitados
3 personas
Servir las bebidas de bienvenida
3 personas
Repartir aperitivos
3 personas
Dar la bienvenida
Reproducir la presentación
Abrir el buffet
2 personas
Servir el bufé
4 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Recoger la vajilla
3 personas
Servir el postre
3 personas
Proporcionar la música
Tomar fotos
Entregar el regalo
2 personas
Anunciar la última ronda
Seguimiento
Desmontar el buffet
3 personas
Recoger la basura
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Volver a colocar el mobiliario
4 personas
Limpiar el espacio
4 personas
Retirar la decoración
2 personas
Recoger el equipo
2 personas
Comprobar el inventario
Empaquetar la comida sobrante
2 personas
Devolver los materiales
2 personas
Guardar fotos de forma segura
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 8
- Sillascant. 55
- Mesas de buffetcant. 3
- Taburetescant. 10
- Percheroscant. 2
- Papeleracant. 4
Vajilla
- Platos de cenacant. 60
- Platos de postrecant. 60
- Tazas de cafécant. 60
- Vasos para aguacant. 70
- Copas de vinocant. 60
- Cucharillas de cafécant. 60
- Tenedorescant. 60
- Cuchilloscant. 60
- Cucharonescant. 12
Cocina
- Bandejas para mantener calientecant. 4
- Bandejas de servircant. 10
- Pinzas de servircant. 8
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillos de chef y de pancant. 6
- Termoscant. 4
- Jarras de aguacant. 6
Equipo
- Neveras portátilescant. 4
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Portátiles
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Altavocescant. 2
- Micrófono
Iluminación
- Cables de lucescant. 3
- Lámparas de mesacant. 6
Decoración
- Globoscant. 100
- Arco de globos
- Guirnaldascant. 8
- Mantelescant. 8
- Porta-servilletascant. 8
- Tarjetas de nombrecant. 60
- Photowall
- Envolver regalos
Limpieza
- Aspiradora
- Fregonascant. 2
- Cuboscant. 2
- Paños de limpiezacant. 12
- Dispensadores de jabón de manoscant. 3
- Escobillas de bañocant. 2
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la lista definitiva de invitados al menos 7 días antes. Usa ese número para calcular el catering, separar las comidas especiales y preparar mesas, sillas, vajilla y vasos.
- Envía un recordatorio entre 48 y 72 horas antes e incluye la hora de llegada, el menú y la forma de comunicar una alergia de última hora. Así reduces cambios durante el montaje.
- Prepara las bebidas el mismo día: enfría con antelación las neveras portátiles y reserva una zona clara para agua, vino, café y té. Coloca jarras de agua visibles desde el inicio.
- Haz una prueba técnica entre 60 y 90 minutos antes de abrir las puertas. Comprueba portátil, proyector, pantalla, altavoces, micrófono y cada presentación, no solo la primera diapositiva.
- Monta el buffet y el punto de café antes de colocar los platos de postre y las tazas. Separa y etiqueta las comidas especiales para que no se mezclen con el servicio general.
Preguntas frecuentes
- ¿Cuándo hay que enviar las invitaciones para una fiesta de aniversario del personal?
- Envíalas entre 3 y 4 semanas antes del evento para que el personal pueda confirmar su asistencia. Pide la respuesta como máximo 10 días antes, especialmente si necesitas calcular el catering y recoger preferencias dietéticas.
- ¿Cuánta comida y bebida necesito para la fiesta del personal?
- Calcula las cantidades a partir de la lista definitiva de invitados y añade un margen del 5 al 10 % para imprevistos. Para la primera hora, cuenta aproximadamente 2 o 3 bebidas por persona y coloca agua disponible durante todo el evento.
- ¿Con cuánta antelación se monta el espacio?
- Empieza el montaje entre 2 y 3 horas antes: mesas, sillas, buffet, café y material audiovisual requieren más tiempo del que parece. Reserva los últimos 60 a 90 minutos para probar presentaciones y sonido.
- ¿Cuándo debo confirmar las dietas y alergias de los invitados?
- Recógelas durante la inscripción y vuelve a comprobarlas cuando cierres la lista definitiva, unos 7 días antes. Separa las comidas especiales antes de montar el buffet y déjalas identificadas para evitar confusiones.
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