Checklist pour organiser une fête du personnel d’anniversaire

Une fête du personnel pour un anniversaire demande surtout une bonne coordination entre les invités, le repas et les interventions prévues. Commencez par confirmer la salle et les inscriptions, puis ajustez les quantités de catering à la liste définitive. Les repas spéciaux, les boissons fraîches et le matériel de présentation sont souvent réglés trop tard. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, jusqu’à l’installation des tables, du buffet, du café et de la sonorisation.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Établir la liste des invités
2 personnes
Réserver la salle
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Envoyer un rappel
Établir la liste définitive des invités
2 personnes
Déterminer les quantités de catering
2 personnes
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Mettre de côté les repas spéciaux
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Créer la playlist musicale
Préparer la présentation
2 personnes
Rassembler les photos
2 personnes
Briefer les intervenants
Établir le plan de table
2 personnes
Préparer le cadeau
2 personnes
Vérifier l’espace
2 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Monter le buffet
4 personnes
Mettre en place le point café
2 personnes
Raccorder le matériel audio
2 personnes
Tester les présentations
2 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Installer l’éclairage
2 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Préparer les plats du buffet
4 personnes
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes
Déposer les badges nominatifs
Aménager la table d'accueil
2 personnes
Dernier contrôle de sécurité
2 personnes

Événement

Accueillir les invités
3 personnes
Servir les boissons de bienvenue
3 personnes
Distribuer les amuse-bouches
3 personnes
Assurer le mot de bienvenue
Lancer la présentation
Ouvrir le buffet
2 personnes
Servir le buffet
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Débarrasser la vaisselle
3 personnes
Servir le dessert
3 personnes
Fournir la musique
Prendre des photos
Remettre le cadeau
2 personnes
Annoncer le dernier tour

Suivi

Démonter le buffet
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Remettre le mobilier en place
4 personnes
Nettoyer l’espace
4 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Ranger le matériel
2 personnes
Vérifier les stocks
Emballer les restes
2 personnes
Retourner les matériels
2 personnes
Sauvegarder les photos en toute sécurité

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 55
Tables de buffetqté 3
Tabouretsqté 10
Porte-manteauxqté 2
Poubellesqté 4

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 60
Assiettes à dessertqté 60
Tasses à caféqté 60
Verres à eauqté 70
Verres à vinqté 60
Cuillères à caféqté 60
Fourchettesqté 60
Couteauxqté 60
Louchesqté 12

Cuisine

Bacs de maintien au chaudqté 4
Plateaux de serviceqté 10
Pinces de serviceqté 8
Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Thermosqté 4
Carafes d’eauqté 6

Équipement

Glacièresqté 4
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Ordinateurs portables
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Haut-parleursqté 2
Microphone

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 3
Lampes de tableqté 6

Décoration

Ballonsqté 100
Arche de ballons
Guirlandesqté 8
Nappesqté 8
Porte-serviettesqté 8
Badges nominatifsqté 60
Mur photo
Emballage cadeau

Nettoyage

Aspirateur
Serpillièresqté 2
Seauxqté 2
Chiffons de nettoyageqté 12
Distributeurs de savon pour les mainsqté 3
Brosses de toilettesqté 2

Catering

Courses

Conseils

Fixez une date limite d’inscription au moins 7 jours avant la fête. Vous pourrez alors confirmer le nombre de repas, les besoins alimentaires et le plan de table sans travailler sur des estimations.
Prévoyez les repas spéciaux séparément dès leur réception et identifiez-les clairement le jour même. Cela évite qu’une option végétarienne, sans gluten ou liée à une allergie parte sur le buffet général.
Refroidissez les boissons plusieurs heures à l’avance et répartissez-les entre glacières et carafes d’eau. Pour le café, vérifiez le nombre de machines, de bouilloires, de tasses et de thermos avant l’arrivée des invités.
Testez la présentation, le vidéoprojecteur, l’écran, les haut-parleurs et le microphone au moins 60 minutes avant le début. Ouvrez les fichiers depuis l’ordinateur qui sera réellement utilisé et vérifiez aussi le volume sonore.
Gardez 30 minutes pour l’installation finale : tables, chaises, buffet, point café, porte-manteaux et poubelles. Les détails pratiques sont plus faciles à corriger avant l’arrivée du premier invité qu’au milieu du repas.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance organiser une fête du personnel pour un anniversaire ?: Commencez au moins 6 à 8 semaines avant la date prévue pour réserver la salle et envoyer les invitations. Fixez la clôture des inscriptions 7 jours avant afin de confirmer le catering, les repas spéciaux et le plan de table.
Quand confirmer le nombre de repas pour une fête du personnel ?: Confirmez les quantités 5 à 7 jours avant la fête, après traitement des inscriptions et envoi d’un rappel. Gardez la liste définitive des invités comme référence pour les portions, les couverts et les places assises.
Quand installer le matériel audio et le vidéoprojecteur ?: Installez et testez le matériel au moins 60 minutes avant le début des discours ou de la présentation. Prévoyez 15 minutes supplémentaires si plusieurs intervenants doivent utiliser le microphone ou l’ordinateur.
Combien de temps faut-il pour installer le buffet et la salle ?: Prévoyez environ 60 à 90 minutes pour installer les tables, les chaises, le buffet, le point café, la vaisselle et les boissons. Ajoutez 30 minutes de marge pour les ajustements de dernière minute.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.