Zo organiseer je een jubileumorkestconcert

Begin met de datum, locatie en bezetting: zonder bevestigde orkestleden, solisten en dirigent kun je het programma niet definitief maken. Werk daarna van inhoud naar uitvoering: repertoire, toespraken en jubileumtekst, vervolgens uitnodigingen, rechten, drukwerk en techniek. Plan publieksontvangst en catering niet als laatste detail; dieetwensen, parkeerinformatie en stoelen bepalen hoeveel mensen je praktisch kunt ontvangen. In de laatste week draait alles om partituren, programmamappen, routebordjes en een technische controle op locatie.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2 personen
2
Programma en repertoire vaststellen
3 personen
3
Orkestleden en solisten bevestigen
2 personen
4
Uitnodigingen opstellen
2 personen
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Aanmeldingen verwerken
2 personen
7
Dieetwensen verzamelen
8
Catering reserveren
2 personen
9
Muziekrechten controleren
10
Drukwerk bestellen
11
Techniek reserveren
2 personen
12
Parkeerinformatie publiceren
13
Programmafolders samenstellen
3 personen
14
Orkestpartijen verzamelen
2 personen
15
Naambadges voorbereiden
16
Vrijwilligers indelen
2 personen
17
Routebordjes voorbereiden
18
Publieksstoelen reserveren
19
Verjaardags- of jubileumtekst schrijven
20
Toespraken verzamelen
21
Technische plattegrond maken
2 personen
22
Cateringhoeveelheden controleren
2 personen
23
Boodschappen doen
3 personen
24
Dranken koelen
2 personen
25
Hapjes voorbereiden
3 personen

Event

26
Locatie openen
2 personen
27
Ontvangstbalie plaatsen
2 personen
28
Podium en orkestopstelling opbouwen
6 personen
29
Publieksstoelen opstellen
4 personen
30
Muzieklessenaars plaatsen
3 personen
31
Instrumenten klaarzetten
5 personen
32
Geluidsinstallatie aansluiten
3 personen
33
Microfoons testen
2 personen
34
Lichtplan instellen
2 personen
35
Muziekpartijen verdelen
2 personen
36
Programmafolders klaarleggen
2 personen
37
Cateringbuffet inrichten
3 personen
38
Koffie en thee klaarmaken
2 personen
39
Hapjes uitstallen
2 personen
40
Orkest ontvangen
2 personen
41
Solisten en dirigent ontvangen
2 personen
42
Soundcheck uitvoeren
4 personen
43
Publieksingang openen
3 personen
44
Bezoekers ontvangen
4 personen
45
Programmafolders uitdelen
2 personen
46
Garderobe begeleiden
2 personen
47
Openingswoord verzorgen
48
Concert begeleiden
3 personen
49
Dranken bijvullen
2 personen
50
Hapjes bijvullen
2 personen
51
Pauzebuffet bedienen
4 personen
52
Publieksvragen begeleiden
53
Jubileumtoespraak verzorgen
2 personen
54
Fotomoment begeleiden
2 personen
55
Receptie openen
2 personen
56
Receptiedranken serveren
4 personen
57
Receptiehappen serveren
4 personen
58
Muzikanten voorzien van catering
2 personen
59
Afscheidswoord verzorgen
60
Publiek naar uitgang begeleiden
3 personen
61
Garderobe uitgifte verzorgen
2 personen
62
Instrumenten veilig inpakken
5 personen
63
Techniek uitschakelen
2 personen

Nazorg

64
Decoratie verwijderen
3 personen
65
Servies verzamelen
3 personen
66
Buffet afbreken
3 personen
67
Afval verzamelen
3 personen
68
Locatie schoonmaken
4 personen
69
Meubilair terugplaatsen
4 personen
70
Gevonden voorwerpen verzamelen
2 personen
71
Locatie afsluiten
2 personen
72
Huurmaterialen retourneren
2 personen
73
Overgebleven catering opslaan
2 personen
74
Servies afwassen
3 personen
75
Geleende materialen terugbrengen
2 personen
76
Foto's en documenten archiveren
77
Bedankberichten versturen
2 personen
78
Facturen en bonnetjes ordenen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Publieksstoelenaantal 150
Klaptafelsaantal 12
Buffettafelsaantal 4
Receptietafelsaantal 6
Podiumdelenaantal 12
Dirigentenlessenaar
Garderoberekkenaantal 4
Afvalbakkenaantal 8

Muziek

Muzieklessenaarsaantal 70
Lessenaarslampenaantal 35
Partiturenmappenaantal 70
Reservepartiturenaantal 10
Pianokruk
Instrumentenstandaardsaantal 8

Apparatuur

Draadloze microfoonsaantal 4
Microfoonstatievenaantal 4
Mengpaneel
Luidsprekersaantal 2
Monitorluidsprekersaantal 2
DI-boxenaantal 3
Audiokabelsaantal 12
Verlengkabelsaantal 10
Stekkerdozenaantal 8
Gaffer tapeaantal 6
Laptop

Verlichting

Podiumspotsaantal 6
Lichtstatievenaantal 3
Sfeerverlichtingaantal 8
Noodverlichtingaantal 4

Servies

Waterglazenaantal 180
Wijnglazenaantal 150
Koffiekopjesaantal 150
Schotelsaantal 150
Dessertbordenaantal 180
Gebaksvorkjesaantal 180
Opscheplepelsaantal 12
Koffielepelsaantal 150

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Thermoskannenaantal 8
Koelboxenaantal 6
Serveerbladenaantal 12
Snijplankenaantal 4

Decoratie

Jubileumbanneraantal 2
Bloemstukkenaantal 8
Tafelkledenaantal 16
Stoelhoezenaantal 20
Programmastandaardsaantal 4
Ballonnenbundelsaantal 6
Naamkaartjesaantal 180

Schoonmaak

Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Afvalzakhoudersaantal 8

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Brandblussersaantal 4
Antislipmattenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het programma eerst vast en verzamel daarna alle orkestpartijen. Houd reservepartituren achter de hand en controleer uiterlijk één week voor het concert of elke partij compleet en leesbaar is.
Verstuur uitnodigingen zodra datum, locatie en repertoire definitief zijn. Verwerk aanmeldingen doorlopend en sluit de inventarisatie van dieetwensen minimaal 7 dagen voor de catering af.
Maak een technische plattegrond met podiumdelen, muzieklessenaars, microfoons, monitorluidsprekers en kabelroutes. Plan de soundcheck minstens 2 uur vóór de publieksinloop, zodat techniek en orkest niet tegelijk hoeven op te bouwen.
Zet publieksstoelen, garderoberekken en routebordjes niet pas bij aanvang klaar. Reserveer voor opbouw en controle minstens 3 uur vooraf, inclusief een vrije vluchtroute en zichtbare noodverlichting.
Koel dranken en bereid hapjes op basis van het definitieve aantal aanmeldingen. Zet waterglazen ook bij de musici klaar en wijs één persoon aan die tijdens ontvangst en pauze alleen de catering bijvult.

Veelgestelde vragen

Wanneer moet ik een jubileumorkestconcert organiseren?: Leg de datum en locatie bij voorkeur 4 tot 6 maanden vooraf vast. Bevestig daarna binnen 2 weken het programma, de orkestleden en eventuele solisten, zodat uitnodigingen en techniek tijdig kunnen worden geregeld.
Hoe lang van tevoren verstuur je uitnodigingen voor een jubileumorkestconcert?: Verstuur uitnodigingen ongeveer 8 weken vooraf en vraag om aanmelding uiterlijk 2 weken voor het concert. Gebruik de definitieve aanmeldingen daarna voor stoelen, catering en dieetwensen.
Wanneer regel je de techniek voor een orkestconcert?: Reserveer mengpaneel, luidsprekers, microfoons, DI-boxen en verlichting uiterlijk 6 weken vooraf. Maak de technische plattegrond in de laatste 2 weken en plan een soundcheck van minstens 2 uur.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de opbouw van een jubileumorkestconcert?: Reken minimaal 3 uur voor podium, stoelen, lessenaars, techniek, routebordjes en catering. Plan daarnaast 30 minuten voor de laatste controle van partituren, microfoons, noodverlichting en publieksontvangst.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.